Телефон:

+7 (495) 225-81-18 +7 (800) 500-10-18

Часы работы

Пн-Пт 9:00 - 19:00

Сервисный центр ООО "НИТ"

Сервисный центр ООО "НИТ"

Переход авиакомпании на электронные документы. Факты и следствия.

Переход авиакомпании на электронные документы, имеющие юридическое подтверждение, способствовал снижению затрат, ускорению оборота документов и устранению задержек, которые ранее наблюдались при оплате счетов.

Электронный оборот документов приобретает все большую популярность. Например,
холдинг S7, состоящий из более 20 юридических лиц, занимается не только внутренним оборотом документов, но и привлекает к сотрудничеству внешних партнеров.

До недавнего времени холдинг тратил большие средства на печатание первичных документов (около 140 пачек бумаги) и транспортные расходы. Кроме этого, финансовых вложений требовали непредвиденные затраты, возникавшие вследствие ошибок учетных систем, задержки сроков согласования и оплаты услуг, а также необходимость проводить непредвиденные сверки.

По словам Олеси Смирновой, которая является руководителем проектов Директората анализа бизнес-процессов ЗАО «Группа компаний S7», ранее часто наблюдалось запоздалое поступление бумажной документации из аэропортов, что приводит к срыву сроков оплаты счетов и невозможности выдвинуть претензии, так как устаревшие данные в документах теряют свою актуальность.

В такие моменты неудобства испытывает компания и поставщики.

Переход на электронный оборот документов с использованием учетных систем 1С и OeBS мотивирован устранением подобных проблем и повышения качества и эффективности деятельности холдинга. Силами специалистов проектной команды S7 и оператора ЭДО СКБ Контур создана разработка распределяющая, документацию, принадлежащую холдингу.

В учетных системах хранятся данные, которые берутся за основу при автоматическом формировании электронных документов. Отправку готовых документов получателям осуществляет сервис Контур. Диадок.

Кроме этого, действие системы направлено на распределение входящих от поставщиков документов между ответственными сотрудниками компании.

Олеся Смирнова отмечает, что продолжительность цикла оборота документов максимально сократилась. Она занимает примерно один час вместо нескольких часов. Это дает возможность производить своевременную оплату счетов поставщиков.

Для сравнения можно взять такой пример. Обработка счета-фактуры экономистом занимает не два часа, как это было ранее, а всего 15-20 минут. Исключению расхождений способствует возможность у обеих сторон видеть зеркальное отражение документов, выставляющихся компанией.

В сообщении Ольги Дудкиной (руководитель проекта СКБ Контур), говорится о том, что совместная деятельность компаний, занимающихся авиаперевозками, и аэропортов обеспечивается обменом огромного количества документации.

Вылет каждого авиалайнера предусматривает сопровождение актом по форме С, выставляемым каждым аэропортом. Наличие таких отраслевых документов дает возможность составлять реестры услуг, с помощью которых проводится сверка авиакомпании со своими данными, а также формируются закрывающие бухгалтерские документы.

Электронная форма обмена документов значительно ускоряет все процессы, сокращает финансовые и материальные расходы.

В настоящее время все компании, входящие в холдинг S7 пользуются электронным документообменом посредством Диадока.

Наземным обслуживанием авиалиний занимаются 14 компаний, 8 из которых используют ЭДО, потому что их деятельность предусматривает внушительный объем оборота документов. 6 оставшихся компаний работают над настройкой систем и бизнес-процессов, которые осуществляют оборот документов в электронном виде.

Ольга Дудкина отмечает, что сегодня большая часть (80%) счетов фактур, поступающих от агентов, занимающихся деятельностью по продаже авиабилетов и договоров (99%) с агентами имеет электронное оформление.

Планы деятельности компании в 2016-2017 году предусматривают перейти на ЭДО в работе с 50% отечественными и зарубежными партнерами.

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий