Акт приёмки товара Wildberries: что это, документооборот и учёт передачи на реализацию
Что такое акт приёмки товара Wildberries, как отразить передачу на реализацию по модели FBW, обработать расхождения и зачем нужен ЭДО с маркетплейсом.
Содержание статьи
Акт приёмки товара Wildberries: что это простыми словами
Акт приёмки товара Wildberries — это документ маркетплейса, который подтверждает: отгруженная вами партия зачислена на склад WB и допущена к продаже. Оформляют его при работе по модели «Склад WB» (FBW), где хранение и отправку заказов покупателям берёт на себя сам сервис. Продавцу такая бумага служит точкой отсчёта — как только приёмка состоялась, партия считается переданной на реализацию, и её остаётся правильно провести в учёте.
Дальше по шагам разберём: что именно фиксирует этот документ, как он связан со схемой FBW, где его скачать, каким образом проверить электронную подпись, как отразить передачу на реализацию, сформировать УПД и что делать при расхождениях по количеству. Отдельно покажем, какую роль во всей цепочке играет электронный обмен документами с маркетплейсом.
Модель «Склад WB» (FBW): почему возникает акт приёмки
FBW (Fulfillment by Wildberries) — схема, при которой продавец заранее поставляет товар на склад маркетплейса. Дальше хранение, сборку заказов и доставку покупателю WB берёт на себя. По сути партия переходит под ответственность сервиса, и подтверждением этой передачи как раз выступает приёмный акт.
Отсюда и особенность учёта. При FBW груз физически покидает склад продавца, однако продажа конечному покупателю случится позже. Поэтому операцию оформляют не обычной реализацией, а передачей на реализацию: право собственности до момента продажи сохраняется за поставщиком, хотя товар уже лежит на складе WB.
Где найти и скачать акт в личном кабинете
Формируется документ на стороне WB — после того как поставка пройдёт приёмку на складе. Ищите его в личном кабинете WB Partners: в разделе с поставками откройте карточку нужной отгрузки по схеме «Склад WB» (FBW). Файл привязан к номеру поставки, поэтому по нему сразу видно, к какой партии он относится.
Выгружается акт обычно не единственным файлом, а целым набором. Разберём, из чего он, как правило, состоит.
| Элемент комплекта | Что это |
|---|---|
| Файл xlsx | Табличная часть: перечень номенклатуры, число принятых единиц, реквизиты поставки и отметки о расхождениях |
| ZIP-архив | Все файлы одним архивом — и сам акт, и файл электронной подписи к нему |
| SIG-файл | Отсоединённая электронная подпись, которой WB заверяет акт; хранится и проверяется вместе с исходным файлом |
Важный нюанс: в кабинете файл доступен ограниченное время, поэтому выгружать и сохранять его лучше сразу после приёмки, а не откладывать на потом.
Юридическая сила акта и SIG-файл: как проверить подпись
SIG-файл из набора — это усиленная квалифицированная электронная подпись, которой маркетплейс заверяет документ. Именно она наделяет бумагу юридической значимостью: подтверждает, что акт выпущен со стороны WB и после подписания не правился. Поэтому SIG держат рядом с самим актом — по отдельности, без исходного файла, подпись не проверить.
Проверку выполняют в любом сервисе проверки ЭП: вы загружаете исходный файл акта и файл подписи (SIG), а сервис показывает, кто заверил документ, действителен ли сертификат и не нарушена ли целостность. Такая сверка выручит, если возникнет спор по приёмке либо понадобится подтвердить бумагу перед контрагентом или проверяющими.
Передача на реализацию: как акт отражается в учёте
В учётной программе зачисление товара на склад WB отражают документом «Реализация» с видом операции «Передача на реализацию». Ключевой реквизит — номер акта приёмки: по нему запись учёта связывается с конкретной партией на стороне Wildberries. Так однозначно видно, что и когда вы отгрузили.
Подход снимает ручную рутину: передача проводится автоматически, а данные по номенклатуре и количеству подтягиваются из акта. В итоге продавцу не приходится вбивать позиции руками и держать в голове, к какой отгрузке относится та или иная запись.
| Данные из акта приёмки | Как это отражается в учёте |
|---|---|
| Номер акта приёмки Wildberries | Заполняется реквизит «№ акта приёмки» в документе передачи — для сопоставления с партией |
| Факт зачисления товара на склад WB | Документ «Реализация» с операцией «Передача на реализацию» |
| Перечень и количество позиций | Строки документа с автоматической сверкой данных с маркетплейсом |
Сверка данных и расхождения при приёмке
Между тем, что вы отправили, и тем, что реально зачислил склад, порой возникает разница: часть позиций может не пройти приёмку, разойтись по количеству или попасть в акт с уточнениями. Чтобы это не выливалось в ручной пересчёт, содержимое документа автоматически сверяется с товарами из вашей записи.
Когда при повторной загрузке акта всплывают расхождения, есть два сценария обработки. Выбор зависит от того, нужно ли переписать запись целиком или зафиксировать только отклонение.
| Способ | Когда подходит | Что происходит |
|---|---|---|
| Заменить документ | Данные приёмки поменялись целиком | Ранее созданная запись передачи обновляется сведениями из нового акта |
| Создать корректировку | Нужно отразить лишь разницу | Формируется документ «Корректировка реализации на разницу» (возможность включается в настройках) |
Такой механизм важен для чистоты учёта: остатки на складе WB и цифры в вашей программе не разъезжаются, а правка видна отдельной строкой, а не «поверх» исходной передачи. Стоит помнить и о дисциплине приёмки: расхождения по количеству или вложениям Wildberries может расценить как нарушение, поэтому аккуратная упаковка и точное соответствие отгрузки заявленному снижают риск претензий.
Как хранить и архивировать акты приёмки
Доступ к документу в кабинете ограничен по времени: по правилам сервиса он отображается лишь несколько месяцев, после чего остаётся возможность выгрузить его в течение более долгого срока — ориентировочно около года. Точные периоды лучше сверять с актуальными правилами Wildberries, ведь маркетплейс их периодически меняет.
Бухгалтерии этого мало: первичку положено хранить годами, а не месяцами. Поэтому акты вместе с их SIG-файлами разумно выгружать сразу и складывать в собственный архив. Не растерять их помогут несколько простых правил.
- Сохраняйте акт набором — сам файл и SIG-подпись вместе, иначе позже подпись будет не проверить.
- Называйте файлы по номеру поставки либо акта и дате — так их проще находить при сверке.
- Дублируйте бумаги в учётную программу или сервис ЭДО, а не держите единственную копию только в кабинете.
- Выгружайте акт сразу после приёмки, пока он ещё доступен, а не в конце квартала.
Электронный обмен решает эту задачу естественным образом: юридически значимые файлы лежат у оператора ЭДО в исходном виде вместе с подписями, доступны в любой момент и не пропадают из-за короткого срока показа в кабинете.
Документооборот с Wildberries и роль ЭДО
Приёмный акт — лишь одна из бумаг в общем потоке между продавцом и сервисом. Рядом идут отчёты о продажах, документы по возвратам, взаиморасчёты и первичка. Когда всё это ведут электронно, обмен с Wildberries становится предсказуемым: файлы приходят единым каналом, а не собираются вручную из кабинета.
Именно тут выручает электронный документооборот. ЭДО для маркетплейсов избавляет от бумаги и ручного переноса цифр: юридически значимые файлы передаются в электронной форме, заверяются квалифицированной подписью и сами попадают в учётную программу. Для поставщика это меньше ошибок в данных и быстрее закрытые периоды.
УПД на основе акта приёмки: связка с ЭДО
Приёмный акт фиксирует факт передачи товара, но для бухгалтерского и налогового учёта продавцу нужен универсальный передаточный документ (УПД). Формировать его удобно по данным акта: перечень номенклатуры и количество берутся из приёмки, а сам УПД передаётся уже электронно. Так снимается двойной ручной ввод — суммы в УПД совпадают с тем, что действительно зачислено на склад.
Wildberries выстраивает обмен с продавцами через операторов ЭДО, поэтому юридически значимые бумаги, включая УПД, приходят и заверяются электронно. Через оператора — например, Контур.Диадок — поставщик получает документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью и тут же отдаёт данные в учёт. Бумажный экземпляр и ручной перенос сведений при этом не требуются, а подписанный УПД остаётся в электронном архиве с полной юридической силой.
Пошаговый поток: акт приёмки → учёт → УПД → сверка
Чтобы у бухгалтера сложилась цельная картина, соберём все шаги в единый маршрут — от приёмки на складе до закрытого периода.
- Поставка проходит приёмку на складе, и Wildberries формирует акт с электронной подписью (SIG) в WB Partners.
- Вы выгружаете документ набором (xlsx и SIG) и сохраняете его в собственный архив либо сервис ЭДО.
- Отражаете передачу на реализацию: заводите документ «Реализация» с операцией «Передача на реализацию» и заполняете реквизит «№ акта приёмки».
- Сверяете количество из акта с фактически отгруженным; разницу фиксируете корректировкой, а не правкой исходной записи.
- Формируете и получаете УПД электронно через ЭДО и заверяете его квалифицированной электронной подписью.
- Данные сами попадают в учётную программу, и период закрывается без ручного переноса цифр.
Как продавцу навести порядок в документах с Wildberries
Чтобы акт приёмки товара Wildberries не превращался в источник расхождений, полезно выстроить простую дисциплину работы с бумагами.
- Проводите приёмку как передачу на реализацию, а не как обычную продажу — тогда учёт FBW совпадает с реальным движением груза.
- Всегда сохраняйте номер акта в записи учёта — по нему проще искать и сверять партию.
- Сверяйте количество из документа с тем, что реально отгружали на склад.
- Разницу фиксируйте корректировкой, а не «молчаливой» правкой исходной записи.
- Переводите обмен с маркетплейсом в ЭДО, чтобы данные попадали в учёт без ручного ввода.
Частые вопросы
Что такое акт приёмки товара на Wildberries?
Это документ маркетплейса, подтверждающий, что ваш товар зачислен на склад Wildberries по модели «Склад WB» (FBW) и допущен к продаже. Для продавца он означает, что партия передана на реализацию.
Где скачать акт и в каком формате?
Он доступен в личном кабинете WB Partners в карточке поставки. Обычно выгружается набором: табличный файл xlsx с перечнем и количеством и SIG-файл с электронной подписью, нередко упакованные в ZIP-архив.
Сколько акт хранится в личном кабинете?
Доступ к нему в кабинете ограничен по времени, поэтому выгружать файл стоит сразу после приёмки. Для учёта первичку положено хранить годами, так что акты вместе с подписями лучше складывать в собственный архив либо сервис ЭДО. Актуальные сроки уточняйте в правилах Wildberries.
Как проверить электронную подпись акта (SIG-файл)?
Загрузите исходный файл акта и файл подписи в любой сервис проверки ЭП. Он покажет, кто заверил документ, действителен ли сертификат и не правился ли файл после подписания. Держать SIG нужно вместе с самим актом.
Как отразить приёмку в учёте?
Её оформляют документом «Реализация» с видом операции «Передача на реализацию» и заполняют реквизит «№ акта приёмки». Так товар корректно числится переданным на склад, а не проданным.
Что делать при расхождениях в акте?
Есть два пути: «Заменить документ», когда данные приёмки поменялись целиком, или «Создать корректировку» — тогда формируется «Корректировка реализации на разницу» и фиксируется только отклонение.
Чем модель FBW отличается для документооборота?
При FBW товар хранится и отгружается со склада Wildberries, поэтому передачу оформляют как реализацию на комиссию. Бумаг больше, и вести их удобнее электронно через ЭДО.
Нужен ли ЭДО для работы с Wildberries?
Формально электронный обмен не обязателен для каждого действия, но он заметно упрощает работу: файлы приходят единым каналом, заверяются подписью и сами попадают в учёт без ручного ввода.
Итог
Акт приёмки товара Wildberries — не формальность, а основа корректного учёта при работе по модели FBW. Если верно проводить передачу на реализацию, хранить номер акта и его электронную подпись, аккуратно закрывать расхождения корректировками и вовремя формировать УПД, цифры в вашей программе и на складе WB всегда сойдутся.
Чтобы обмен с маркетплейсами не отнимал время, вести его удобно электронно. Контур.Диадок как оператор ЭДО помогает получать и подписывать юридически значимые файлы с контрагентами и площадками в одном сервисе и передавать их в учётную программу — меньше ручной работы и ниже риск ошибок в данных.
