Кому нужна ЭТрН в 2026 году, а кому нет

Коротко: ключевой критерий — договор перевозки

Начиная с 1 сентября 2026 года вопрос о том, кто обязан оформлять ЭТрН, приобрёл особую значимость для бизнеса: с этой даты транспортную накладную по умолчанию составляют только в электронном формате, а грузоподъёмность машины и дальность рейса значения не имеют. Чтобы понять свою ситуацию, важен не вид груза и не масштаб компании, а всего один признак — заключён ли договор перевозки со сторонним перевозчиком.

Если доставку груза выполняет наёмный перевозчик на основании договора, оформление накладной становится обязанностью, причём по умолчанию — в электронном виде. А если фирма везёт собственный товар собственными силами, сам договор перевозки не заключается, — соответственно, и накладная не нужна. Кроме того, действует закрытый перечень исключений, при которых бумажный вариант накладной пока сохраняется, — этот перечень утвердил Минтранс.

Далее по порядку разберём: какие участники перевозки обязаны оформлять ЭТрН, в каких случаях накладная не требуется совсем, какие исключения позволяют остаться на бумажном варианте и как быстро определить, что применимо именно к вашей ситуации.

Какие участники перевозки обязаны оформлять ЭТрН

Требование составлять электронную транспортную накладную распространяется на каждого участника перевозки, связанного договорными отношениями по доставке груза. Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) выделяет четыре такие роли.

• Грузоотправитель. Составляет транспортную накладную — если договором перевозки не предусмотрено иное.
• Перевозчик. Юрлицо или ИП, взявшие на себя обязательство доставить груз; форма собственности роли не играет — предприниматель участвует в электронном документообороте наравне с компанией.
• Грузополучатель. Подписывает свой раздел накладной непосредственно при приёмке груза.
• Экспедитор. Дополнительно готовит собственные экспедиторские документы уже в электронном формате — такое требование отдельно закреплено законом о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ).

На саму обязанность не влияют ни отрасль, ни характер груза, ни протяжённость маршрута, ни грузоподъёмность автомобиля. Единственный значимый фактор — наличие заключённого договора перевозки груза автотранспортом.

Какой раздел ЭТрН закрепляется за каждым участником

ЭТрН — это не единый файл с одной подписью, а комплект формализованных документов, каждый из которых поочерёдно подписывается КЭП соответствующего участника перевозки. За свой блок сведений отвечает только один участник, и как только это разделение становится понятным, большинство вопросов о распределении обязанностей снимается само собой.

• Грузоотправитель формирует накладную и заверяет раздел с информацией о грузе, сторонах сделки и транспортными указаниями — эти данные вносятся ещё до начала рейса.
• Перевозчик заверяет блок о приёме груза к перевозке — сведения о машине, водителе, маршруте и дате. Эта подпись подтверждает фактическую передачу груза перевозчику.
• Грузополучатель заверяет раздел приёмки: количество, состояние груза, дату получения. Этой подписью перевозка в электронном документообороте завершается.
• Экспедитор, если участвует в перевозке, подписывает собственные экспедиторские документы отдельно от ЭТрН: они существуют параллельно накладной, а не заменяют её.

Когда стороны используют разных операторов информационных систем электронных перевозочных документов, для передачи файлов между ними требуется настроенный роуминг: без него перевозчик либо грузополучатель физически не смогут получить документ от контрагента, даже будучи подключёнными к обмену самостоятельно.

Когда ЭТрН не нужна вовсе

Поскольку обязанность привязана именно к договору перевозки, встречаются ситуации, где накладная не нужна ни в бумажном, ни в электронном виде.

Собственный груз на собственном транспорте

Если компания везёт собственный товар на собственных машинах, заключить договор перевозки попросту невозможно: обеими сторонами такого договора оказалось бы одно и то же лицо. По разъяснению Минтранса, транспортная накладная в этой ситуации не нужна — основание закреплено в статьях 6 и 8 Устава автомобильного транспорта и в статье 785 Гражданского кодекса. То же правило справедливо и для перевозки собственным транспортом между филиалами одной организации.

Внутреннее перемещение между складами и филиалами

Логика та же: пока груз не передан стороннему перевозчику по договору, накладная не требуется. По желанию её всё же можно составить — например, для внутреннего контроля за движением товара, но обязательного статуса такой документ не приобретает.

Доставка покупателю своим транспортом и самовывоз

Ещё две распространённые коммерческие ситуации, где транспортная накладная не понадобится:

• продавец сам доставляет товар покупателю собственным транспортом, и такая доставка не выделена в отдельную платную услугу;
• покупатель сам вывозит товар со склада поставщика на своём транспорте (самовывоз).

В обеих ситуациях договора перевозки нет, поэтому логистические расходы подтверждают иными документами — в частности, путевым листом, а не транспортной накладной.

Важная деталь: путевой лист нужен в любом случае, если автомобиль выезжает на маршрут для перевозки груза, — независимо от того, оформлена ли транспортная накладная. Составляет его собственник или владелец транспортного средства, и обязательный переход в электронный формат для путевого листа пока не установлен.

Когда накладную можно оформить на бумаге: исключения Минтранса

Даже при заключённом договоре с наёмным перевозчиком закон в ряде случаев допускает сохранение бумажного варианта. Действующий перечень таких случаев утверждён приказом Минтранса от 1 июня 2026 года № 262, а затем дополнен приказом от 2 сентября 2026 года № 391 — по сведениям отраслевых источников, начиная с 19 сентября 2026 года перечень насчитывает двенадцать пунктов.

В зависимости от участников перевозки:

• грузоотправитель либо грузополучатель — иностранная компания, не значащаяся в реестре аккредитованных представительств и филиалов;
• каботажную перевозку выполняет перевозчик из государства ЕАЭС;
• отправитель и получатель груза — одно и то же лицо;
• перевозка выполняется для физлица в личных, семейных или бытовых целях.

В зависимости от типа груза:

• грузы военного назначения, если стороной договора является Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО;
• драгоценные металлы и драгоценные камни;
• периодические печатные издания;
• специальные грузы из перечня, установленного законом о транспортной безопасности;
• продукция военного и двойного назначения в рамках внешнеторговых операций.

В зависимости от обстоятельств:

• технический сбой программно-аппаратного комплекса участника перевозки либо оператора информационной системы, зафиксированный ГосСОПКА;
• отсутствие интернет-доступа, включая населённые пункты из отдельного перечня, утверждённого правительством;
• территория, где введён режим чрезвычайной ситуации, повышенной готовности, контртеррористической операции или военного положения.

Важно понимать: бумажный формат в этих случаях — право сторон, а не обязанность. По поручению президента в законодательство внесена поправка (302-ФЗ), позволяющая сторонам самостоятельно договориться об электронной накладной даже применительно к перечисленным исключениям, — условие об ЭТрН достаточно прямо зафиксировать в договоре перевозки. Тот же принцип действует для заказа и заявки на перевозку: по умолчанию они составляются в электронном виде, если стороны не согласовали иное.

Спорные случаи: быстрые ответы

Некоторые ситуации не укладываются однозначно ни в общее правило, ни в перечень исключений. Разъяснения Минтранса и справочные материалы Контура по наиболее частым вопросам сведены в таблицу ниже.

Отдельно Минтранс подчёркивает: даже если стороны назвали договор не перевозкой, а оказанием услуг, но фактически одна сторона везёт груз для другой, применяются те же нормы о перевозке — глава 40 ГК и Устав, а для экспедиции — глава 41 ГК и закон об экспедиторской деятельности. Переименование перевозки в «услугу» не позволяет обойти требование об ЭТрН.

И ещё одно правило: смешивать форматы в рамках одной перевозки нельзя. Оформление, начатое на бумаге, завершается на бумаге, начатое в электронном виде — доводится до конца электронно.

Что с экспедиторами

Для экспедиторской документации действует своё правило: с 1 сентября 2026 года она тоже должна оформляться электронно — это требование закреплено в законе о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ). Бумажный формат допускается в шести случаях, установленных приказом Минтранса № 115: грузы для государственных нужд, обороны и безопасности; режим чрезвычайной ситуации, повышенной готовности, военного положения или контртеррористической операции; отсутствие технической возможности у клиента либо самого экспедитора из-за форс-мажора; клиент-физлицо, заказывающее экспедирование для личных целей; и иностранный клиент.

Особенности для ИП и при международных перевозках

Индивидуальные предприниматели

Специальных исключений для индивидуальных предпринимателей закон не предусматривает: ИП может занимать в перевозке любую из ролей — грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя или экспедитора — и подчиняется тем же правилам, что и юрлица. Когда ИП оказывает услуги перевозки по договору, накладная обязательна и составляется электронно на общих основаниях.

На практике отличие только одно — вид подписи: ИП использует КЭП, оформленную именно на предпринимателя, а не подпись физлица. Когда ИП сам садится за руль и везёт собственный товар без стороннего перевозчика, применяется тот же принцип, что и для компаний: договор перевозки не возникает, накладная не нужна, а вот путевой лист на выезд машины оформить обязательно.

Международные перевозки

Когда груз пересекает государственную границу, на зарубежном этапе применяется не Устав автомобильного транспорта РФ, а нормы международного соглашения — в частности, Конвенция о договоре международной дорожной перевозки грузов, в рамках которой составляется накладная CMR. Требование перехода на ЭТрН на такой документ не распространяется.

Нередко, впрочем, международная перевозка делится на два этапа: само пересечение границы и последующая доставка от пограничного пункта, порта или склада временного хранения до конечного получателя уже на территории России. Если на этот внутрироссийский участок заключается отдельный договор с российским перевозчиком, действуют общие правила: с 1 сентября 2026 года такая накладная по умолчанию электронная, кроме случаев из перечня исключений Минтранса — скажем, когда получатель является иностранным юрлицом без аккредитованного представительства.

ЭТрН при маркированных и подакцизных товарах

Для продукции, оборот которой отслеживается через государственные системы маркировки, ЭТрН оформляется параллельно с другими обязательными электронными документами, а не заменяет их.

Маркируемый алкоголь. Когда такую продукцию везёт наёмный перевозчик по договору, требуется ЭТрН. При доставке собственным транспортом вместо накладной нужен электронный путевой лист. В обеих ситуациях перевозку дополнительно сопровождает электронный УПД: он подтверждает переход права собственности на партию товара и увязан с кодами маркировки, тогда как транспортная накладная отдельно фиксирует сам факт и условия перевозки.

Товары с кодами «Честный знак». Для прочих категорий маркированного товара отдельных исключений из общего правила об ЭТрН не предусмотрено — применяется тот же подход, что и для немаркированного груза: проверяется наличие договора перевозки со сторонним перевозчиком. При приёмке дополнительно сверяют коды маркировки с системой «Честный знак», однако эта проверка не отменяет и не заменяет оформление транспортной накладной.

Древесина. К ЭТрН добавляется электронный сопроводительный документ, предусмотренный Лесным кодексом, — эти два документа составляются одновременно.

Что будет, если не оформить ЭТрН

Обязанность работать с электронной накладной действует с 1 сентября 2026 года, и никакой отсрочки законом не предусмотрено. Тем не менее по поручению президента до 1 марта 2027 года за применение бумажных перевозочных документов вместо электронных при проверках предписано ограничиваться устным замечанием, не переходя сразу к санкциям. Минтранс уточняет: речь идёт о смягчении ответственности на переходный период, а не об отмене реформы или переносе самой обязанности.

Подробный разбор штрафов, которые вступят в силу по завершении переходного периода, заслуживает отдельного материала. Здесь же важно зафиксировать главное: обязанность оформлять ЭТрН уже действует, и откладывать переход на электронный формат не стоит.

На практике проверка соблюдения требований происходит в двух точках. Первая — дорожный контроль транспорта, где важно, чтобы у водителя был доступ к накладной, будь она бумажной или электронной. Вторая — последующие проверки документооборота компании, при которых отсутствие корректно оформленной накладной способно вызвать вопросы к самому факту перевозки и связанным с ней затратам. Поэтому откладывать переход до окончания переходного периода нерационально: смягчена лишь строгость реакции на нарушение, но не сама обязанность его избегать.

Чем ЭТрН отличается от бумажной ТН и ТТН

В деловой практике наряду с транспортной накладной (ТН) иногда всё ещё применяют товарно-транспортную накладную (ТТН, форма № 1-Т) — исторически она отвечала за товарную, а не транспортную составляющую операции. Ниже показано, чем эти документы различаются между собой.

На деле часть компаний продолжает вести ТТН по привычке либо для внутреннего учёта движения товара на складе, хотя необходимость параллельного ведения ТТН и ТН каждая организация решает исходя из собственных учётных задач, а не из требований к ЭТрН.

Как подключиться к обмену ЭТрН: шаги

Переход на электронный документооборот по перевозкам даётся легче, если разложить задачу на последовательные шаги.

1. Оформить квалифицированную электронную подпись. Она понадобится каждому, кто будет ставить подпись на документах: сотруднику грузоотправителя, отвечающему за отгрузку, перевозчику (включая ИП-перевозчика) и сотруднику грузополучателя, принимающему груз. КЭП выдаётся в аккредитованном удостоверяющем центре.
2. Выбрать оператора для обмена электронными перевозочными документами — им может выступать как оператор информационной системы электронных перевозочных документов, так и оператор ЭДО с интеграцией, поддерживающей формат ЭТрН.
3. Подключить к электронному обмену всех участников перевозки: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Если стороны работают с разными операторами, дополнительно потребуется настроить роуминг между ними — без этого документ не дойдёт до контрагента.
4. Настроить интеграцию с учётной системой. При заметном объёме перевозок готовить ЭТрН вручную под каждую отгрузку неудобно — сведения о грузе и сторонах сделки практичнее подтягивать автоматически из 1С или другой учётной системы через модуль или API.
5. Обеспечить подписание документа в пути. Перевозчику и водителю нужен инструмент для подписи накладной не из офиса, а непосредственно в момент приёмки и сдачи груза — обычно для этого применяют мобильное приложение.
6. Провести обучение персонала. Кладовщикам, экспедиторам и водителям, привыкшим к бумажному листу с печатью, важно разобраться в порядке работы с электронным документом — что и когда подписывать и как действовать при сбое связи.

Как партнёр СКБ Контур, для решения этой задачи советуем обратить внимание на сервис Диадок.Логистика: он объединяет подключение к обмену ЭТрН, роуминг с другими операторами и интеграцию с 1С в одном инструменте.

Как проверить свой случай: мини-алгоритм

Чтобы быстро определить, кто именно обязан оформлять ЭТрН в вашем конкретном случае, достаточно последовательно ответить на четыре вопроса.

1. Заключён ли договор перевозки со сторонним перевозчиком? Когда груз доставляют собственным транспортом без привлечения наёмного перевозчика, накладная не требуется вообще.
2. Подпадает ли ситуация под одно из исключений приказа Минтранса № 262? При положительном ответе накладную допустимо оформить на бумаге.
3. Хотят ли стороны перейти на ЭТрН несмотря на то, что случай относится к исключению? Если да — условие об электронной накладной следует прямо закрепить в договоре перевозки.
4. Подключены ли все участники перевозки — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель — к операторам информационных систем электронных перевозочных документов, и настроен ли между ними роуминг? Без этого обмен ЭТрН технически не состоится, даже при формальном наличии обязанности.

Частые ошибки при определении обязанности

• Ориентироваться на то, чей это автомобиль, вместо того чтобы проверить наличие договора перевозки. Даже собственный груз, если его везёт наёмный транспорт, — уже основание для договора перевозки, и накладная становится обязательной.
• Считать, что автомобили грузоподъёмностью до 3,5 тонны освобождены от ЭТрН. Этот порог касается будущего реестра перевозчиков, а не самой обязанности оформлять накладную.
• Полагать, что бумажный вариант можно выбрать «по договорённости сторон» в любой ситуации. На деле бумага допустима лишь в закрытом перечне случаев, а в остальных исключениях, напротив, можно по соглашению сторон перейти на ЭТрН.
• Оформлять транспортную накладную «на всякий случай» при внутренних перемещениях собственным транспортом — и при этом упускать путевой лист, который в такой ситуации как раз обязателен.
• Считать, что вплоть до 1 марта 2027 года допустимо спокойно работать на бумаге. Обязанность действует уже с 1 сентября 2026 года — смягчены лишь меры ответственности на переходный срок.
• Начинать оформление перевозки на бумаге, а затем пытаться «досдать» электронную накладную задним числом. Совмещать форматы документооборота в рамках одной перевозки нельзя.
• Опираться на устаревшие перечни исключений. Действующая редакция — приказ № 391, а не более ранние версии документа.

Определить свою роль в перевозке и настроить обмен электронными перевозочными документами с контрагентами и операторами проще с готовым решением. Как партнёр СКБ Контур, советуем присмотреться к сервису Диадок.Логистика: он помогает подключиться к обмену ЭТрН, настроить роуминг между операторами и вести документы прямо из привычной учётной системы, включая 1С.

Частые вопросы

Кто обязан оформлять ЭТрН с 1 сентября 2026 года?

Все стороны, задействованные в перевозке груза автомобилем по договору: грузоотправитель, составляющий накладную, перевозчик и грузополучатель. Исключение составляют случаи из перечня Минтранса, когда допустим бумажный вариант.

Нужна ли ЭТрН, если компания перевозит свой товар своими машинами?

Нет. Договор перевозки в такой ситуации не заключается, и Минтранс подтвердил, что накладная не требуется. При этом на саму машину нужен путевой лист.

Нужна ли ЭТрН для машины грузоподъёмностью до 3,5 тонны?

Да, при наличии договора перевозки. Порог в 3,5 тонны имеет значение лишь для будущего реестра перевозчиков, а не для обязанности составлять накладную.

Нужна ли ЭТрН при доставке физическому лицу?

При перевозке для личных нужд физлица закон допускает бумажный вариант накладной. Если же стороны выбирают ЭТрН, физлицо вправе подписать её простой электронной подписью.

Можно ли остаться на бумаге, если просто договориться с контрагентом?

Нет, если ситуация не входит в перечень Минтранса. А вот обратное допустимо: в случаях-исключениях стороны вправе перейти на ЭТрН, если это прямо закреплено договором.

Штрафуют ли за бумажную накладную прямо сейчас?

По поручению президента до 1 марта 2027 года за использование бумажных документов вместо электронных предписано ограничиваться устным замечанием. Однако обязанность оформлять ЭТрН уже действует с 1 сентября 2026 года.

Кто подписывает ЭТрН — обязательно все стороны?

Да, каждый участник заверяет свою часть накладной: грузоотправитель — при отправке груза, перевозчик — при приёмке его к перевозке, грузополучатель — при получении. Если в перевозке задействован экспедитор, он дополнительно подписывает собственные экспедиторские документы.

Нужна ли ЭТрН индивидуальному предпринимателю?

Да, если предприниматель участвует в перевозке по договору — в роли перевозчика, отправителя или получателя, к нему предъявляются те же требования, что и к организациям. Отличие лишь в виде подписи: ИП использует КЭП, оформленную именно на предпринимателя.

Как оформляется перевозка, которая начинается за границей и продолжается по России?

На зарубежном участке применяется международная накладная — например, CMR, а не ЭТрН. Если после пересечения границы груз по отдельному договору передаётся российскому перевозчику, на этот внутрироссийский этап распространяются общие правила об ЭТрН — если только ситуация не подпадает под исключения Минтранса.

Обязательно ли оформлять ТТН вместе с ЭТрН?

Прямой обязанности вести оба документа одновременно нет: если транспортная накладная содержит все сведения, нужные для учёта, отдельная ТТН не требуется. Решение о её дополнительном оформлении компании обычно принимают, исходя из собственных задач внутреннего учёта.