Титулы ЭТрН: кто, когда и что подписывает

Что такое титул ЭТрН

Титул — это отдельный файл обмена в составе накладной, у которого есть свой автор и своя подпись, придающая ему юридическую значимость. Формат ЭТрН утверждён приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ — сейчас действует его версия 5.01. Раньше срок применения формата был ограничен, но приказ ФНС от 24.07.2026 № ЕД-1-26/502@ убрал из текста фразу «действует до 01.09.2026», и с тех пор формат применяется бессрочно.

Фактически ЭТрН — не единый документ, а связка титулов, где каждый последующий файл ссылается на предыдущий. Поэтому оформить накладную одним действием нельзя: она формируется постепенно — по мере того как груз проходит погрузку, перевозку и выгрузку.

Четыре обязательных титула: Т1–Т4

Без четырёх файлов обмена, которые предусматривает формат ФНС, ЭТрН существовать не может. Названия Т1–Т4 закреплены не сервисами операторов, а официально — Правилами обмена электронными перевозочными документами, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

Т1 — титул грузоотправителя

Т1 составляют на этапе погрузки. Файл содержит перечень участников перевозки, основные условия договора, сведения о водителе и транспортном средстве, характеристики груза и сопроводительных документов, а также фактические обстоятельства предъявления и погрузки груза. При этом Правила обмена ЭПД допускают, что подписать Т1 может не только сам грузоотправитель или его представитель, но и человек, который непосредственно загружает товар в транспорт.

Т2 — титул перевозчика о приёме груза

Факт приёма груза к перевозке фиксирует Т2. Происходит это так: на погрузке водитель через смартфон сверяет фактический груз с данными накладной, при расхождениях делает оговорки и ставит простую либо неквалифицированную подпись физлица. Но это ещё не финальная точка — вслед за водителем титул обязан заверить перевозчик, уже усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью. Только тогда грузоотправитель видит закрытый Т2 и даёт добро на выезд машины с грузом.

Т3 — титул грузополучателя

Т3 оформляет грузополучатель в момент приёмки груза. В нём указывают фактическое время прибытия и убытия транспорта, количество мест и массу брутто, а также состояние груза, тары и упаковки. Если данные расходятся с заявленными, получатель фиксирует частичную приёмку или отказ от груза с указанием причины и вносит дополнительные отметки — например, о составлении коммерческого акта или акта взвешивания.

Т4 — титул перевозчика о выдаче груза

Перевозку завершает Т4 — им перевозчик подтверждает, что груз выдан получателю. Логика та же, что и с Т2: на выгрузке водитель может сначала подписать документ простой или неквалифицированной подписью, при необходимости добавив оговорки, а затем окончательную усиленную подпись ставит уже перевозчик. Именно подписанный Т4 служит подтверждением того, что перевозка по ЭТрН фактически исполнена.

Дополнительные титулы: когда они появляются

Помимо четырёх обязательных, формат ФНС и Правила обмена ЭПД предусматривают ещё несколько необязательных титулов — они возникают не при каждой перевозке, а лишь в отдельных ситуациях.

Т5 и Т6 — стоимость перевозки. Эта пара титулов связана с ценой перевозки: в Т5 перевозчик указывает стоимость и порядок расчёта, а грузоотправитель титулом Т6 подтверждает согласие с суммой. Такой вариант выбирают компании, которым нужно, чтобы ЭТрН одновременно служила первичным учётным документом по закону о бухучёте, — тогда отдельный акт или счёт за транспортные услуги оформлять не придётся.

Т7 и указание о переадресовке. При смене маршрута перевозчик оформляет титул с отметками о новых условиях доставки — в сервисах Контура он значится как Т7, а уточнить детали перевозчик обычно может у грузоотправителя по телефону или в мессенджере. Помимо него, Правила обмена ЭПД отдельно предусматривают файл указания о переадресовке, который составляет уже сам грузоотправитель.

Т8 — замена водителя или транспортного средства. Если в пути меняются водитель или машина, перевозчик формирует ещё один дополнительный титул — в сервисах Контура он называется Т8 «эстафета». После его подписания QR-код накладной обновляется автоматически, а оформлять такой титул в рамках одной перевозки можно сколько угодно раз.

Важный нюанс: сам приказ ФНС номера дополнительным файлам обмена не присваивает — сквозную нумерацию вводят Правила обмена ЭПД, а операторы уже применяют её на практике. Поэтому названия и номера дополнительных титулов у разных сервисов могут отличаться.

Сценарии оформления ЭТрН: какие титулы нужны в конкретном случае

Количество титулов, которые реально придётся подписать за одну перевозку, зависит от схемы организации сделки. Базовый набор Т1–Т4 нужен всегда, а дополнительные титулы подключаются только при определённых обстоятельствах.

Простая перевозка: три разных участника

Чаще всего встречается ситуация, когда грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель — три разные организации, а груз идёт по прямому маршруту без изменений в пути. В этом случае достаточно четырёх обязательных титулов: на погрузке грузоотправитель оформляет Т1, там же перевозчик — Т2, на выгрузке грузополучатель составляет Т3, а перевозчик закрывает перевозку Т4. Дополнительные файлы не потребуются, если стороны заранее не договорились фиксировать стоимость перевозки прямо в ЭТрН.

Перевозка с фиксацией стоимости

Если компаниям важно, чтобы ЭТрН заодно служила первичным документом по расчётам за перевозку, к обязательному набору добавляют Т5 и Т6: в Т5 перевозчик указывает стоимость и порядок расчёта, а грузоотправитель подтверждает её титулом Т6. Это избавляет от отдельного акта или счёта за транспортные услуги, но требует, чтобы цена была согласована сторонами заранее, — иначе Т6 просто не подпишется.

Переадресация груза в пути

Если пункт назначения меняется уже после того, как машина выехала, грузоотправитель оформляет титул с указанием о переадресовке (Т9), а перевозчик — титул с отметками о новых условиях (Т7). Оба титула встают в цепочку после Т2, но до того, как получатель подпишет Т3, — причём подписывает Т3 уже новый получатель из переадресации, а не первоначальный.

Замена водителя или транспортного средства

Если в пути меняется водитель или транспортное средство — например, на длинном плече с несколькими экипажами, — перевозчик оформляет дополнительный титул о замене (Т8, «эстафета»). При повторных заменах за одну перевозку титул можно подписывать снова и снова, и каждый раз QR-код накладной обновляется автоматически.

Грузоотправитель и перевозчик — одна организация

Если компания везёт груз собственным транспортом, она совмещает роли грузоотправителя и перевозчика. На перечень обязательных титулов это формально никак не влияет: Т1 и Т2 подписываются по-прежнему, просто оба оформляются со стороны одного юрлица — но от имени разных сотрудников (Т1 ведёт кладовщик или логист, Т2 — водитель и диспетчер).

Отдельно стоит развеять распространённое заблуждение: упрощённого варианта ЭТрН без ГИС ЭПД не бывает. Понятие электронного перевозочного документа само по себе подразумевает передачу подписанных титулов в государственную информационную систему — именно это и отличает ЭТрН от обычного электронного обмена накладными между контрагентами без участия государства. Компания, не готовая работать через ГИС ЭПД, фактически ведёт речь уже не об электронной транспортной накладной, а о другом документе — скажем, о бумажной ТТН или обычном ТОРГ-12.

В каком порядке титулы уходят в ГИС ЭПД

Подписывать титулы ЭТрН в произвольном порядке нельзя — очерёдность жёстко задана Правилами обмена ЭПД. Сначала в ГИС ЭПД уходит Т1, следом — парный ему Т2 со ссылкой на идентификатор Т1. Титул о замене водителя или транспортного средства встаёт в цепочку только после Т2 (или после переадресовки), но обязательно раньше Т3. Если в Т1 находят ошибку, грузоотправитель оформляет новый Т1, а перевозчик — новый парный ему Т2.

При проверке Т1 система ГИС ЭПД присваивает накладной уникальный идентификатор — если, конечно, он не был выдан заранее оператором ЭДО или самим грузоотправителем из отдельного диапазона номеров. Этот идентификатор и связывает между собой все титулы одной перевозки.

Отсюда практический вывод: Т3 не подпишется, пока парный ему Т2 не подписан и не прошёл проверку в ГИС ЭПД. Если грузополучатель не может оформить приёмку, почти наверняка причина в том, что перевозчик ещё не закрыл Т2.

Какой подписью подписывают каждый титул

Порядок подписания задаёт статья 18.1 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ в редакции 140-ФЗ от 07.06.2025): электронные перевозочные документы заверяются усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью физлица, в том числе действующего по доверенности, — при условии, что сертификат выпущен в инфраструктуре госуслуг. Исключение закон делает только для физлица-грузополучателя: ему разрешена и простая электронная подпись.

На практике это значит следующее: водитель вправе подписать Т2 и Т4 простой электронной подписью или неквалифицированной подписью через Госключ, но это только промежуточный шаг — окончательно титул закрывается лишь после того, как его дополнительно заверит перевозчик усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью. Обычная неквалифицированная подпись коммерческого удостоверяющего центра для ЭПД не подходит: нужна либо УКЭП, либо подпись из инфраструктуры Госуслуг.

• Юрлица и ИП в ролях грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя — заверяют документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) либо усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП) из инфраструктуры Госуслуг.
• Водитель по доверенности — использует УНЭП физлица из инфраструктуры Госуслуг, например через приложение Госключ.
• Водитель на предварительном этапе оформления Т2 и Т4 — вправе поставить простую электронную подпись (ПЭП) или УНЭП Госключ, но эта подпись не финальная: после неё обязательна подпись перевозчика.
• Физлицо-грузополучатель — единственный из участников, кому закон позволяет окончательно закрыть документ простой электронной подписью, без дополнительной УКЭП или УНЭП.
• Неквалифицированная подпись коммерческого удостоверяющего центра — не подходит никому из участников: ЭПД принимает только УКЭП либо УНЭП из инфраструктуры Госуслуг.

Почему ЭТрН «зависает» и как это контролировать

Перевозка по ЭТрН считается исполненной только после того, как подписана пара титулов Т3 и Т4, — приёмка груза получателем и подтверждение его выдачи перевозчиком. Пока хотя бы один из них не подписан, документ формально числится в статусе «в пути», даже если груз фактически давно доставлен.

QR-код для проверки накладной в пути появляется только тогда, когда все участники этапа погрузки — грузоотправитель, водитель и перевозчик — подписали свои файлы и накладная перешла в статус «В пути». Если QR-кода нет, значит цепочка подписей на этом этапе ещё не замкнулась.

Частые ошибки при работе с титулами:

• Ориентироваться только на статус «отправлено», не проверяя, чья подпись нужна следующей.
• Считать, что подписи водителя достаточно для закрытия Т2 или Т4, — без подписи перевозчика документ так и остаётся открытым.
• Пытаться при исправлении Т1 изменить фактические данные — состав участников, дату и время погрузки, состояние груза, количество мест и вес: эти сведения корректировке не подлежат, менять можно только реквизитную часть.
• Оформлять новую накладную при замене водителя или транспорта вместо того, чтобы составить дополнительный титул о замене.

Чтобы накладные не «зависали», разумно заранее закрепить в компании ответственных за каждый файл: сотрудника грузоотправителя для Т1, представителя перевозчика, который оформляет Т2 и Т4 вслед за водителем, работника получателя для Т3, а также человека, кто регулярно проверяет накладные, застрявшие в ожидании чужой подписи.

Как титулы оформляются в Диадоке для логистики

В сервисе для логистики процесс оформления титулов выстроен вокруг привычных действий участников перевозки. Водитель работает через мобильное приложение: сверяет груз, вносит оговорки при необходимости и подписывает Т2 и Т4 прямо со смартфона. Эти же титулы менеджер перевозчика заверяет усиленной подписью уже в веб-версии сервиса — только после этого накладная продолжает движение.

Если в реквизитах уже подписанного Т1 обнаружена ошибка, её исправляют через процедуру корректировки — но она касается только реквизитной части: фактические данные о грузе, участниках, дате и времени погрузки изменить так нельзя, их фиксируют заново, оформляя новый файл.

Автоматизация титулов через 1С

Компаниям с учётом в 1С заполнять титулы ЭТрН вручную в веб-версии сервиса не требуется. Коннектор 1С для Контур.Диадок подтягивает данные для Т1 прямо из документа реализации, заказа или задания на перевозку — сведения о грузе, участниках сделки и транспорте вводить повторно не придётся. Ответственный сотрудник, оставаясь в привычном интерфейсе учётной системы, видит статус каждого файла — чья подпись уже стоит, а чьей ещё не хватает, — и может здесь же подписать документ КЭП, если она подключена к его рабочему месту.

На работу водителей интеграция с 1С не влияет: они по-прежнему пользуются мобильным приложением и подписывают Т2 и Т4 на месте. А вот диспетчерам и логистам, которые формируют Т1 и закрывают Т4 со стороны перевозчика, автоматическая подгрузка данных из учётной системы заметно снижает объём ручной работы и риск расхождений между накладной в 1С и документами ЭТрН.

При переходе на электронные перевозочные документы компаниям куда важнее не заучивать номера файлов вручную, а настроить сервис так, чтобы каждый участник видел момент, когда подходит его очередь подписывать. Мы — партнёр СКБ Контур и помогаем подключить Контур.Диадок для логистики, наладить работу с ЭТрН: от выпуска подписей для водителей и менеджеров до интеграции с учётной системой, чтобы документы формировались автоматически на основе данных из 1С.

Частые вопросы о титулах ЭТрН

Сколько титулов в ЭТрН?

Обязательных четыре — Т1–Т4. В зависимости от ситуации к ним добавляются файлы о стоимости перевозки, переадресовке груза или замене водителя и транспортного средства: формат ФНС предусматривает четыре таких опциональных документа, а Правила обмена ЭПД — пять, отдельно выделяя ещё и титул указания о переадресовке от грузоотправителя.

Кто подписывает второй титул?

Основную подпись на Т2 ставит перевозчик. Водитель, сверив груз на погрузке, может подписать документ предварительно — простой электронной или неквалифицированной подписью, однако окончательно он закрывается только после того, как перевозчик дополнительно заверит его усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью.

Почему ЭТрН не завершена после выгрузки, хотя груз уже доставлен?

Скорее всего, не подписан Т3 со стороны грузополучателя или Т4 со стороны перевозчика. Подтверждает исполнение перевозки по ЭТрН исключительно эта пара документов — Т3 и Т4.

Обязательно ли оформлять титулы Т5 и Т6?

Нет, они необязательны — эти два файла касаются стоимости перевозки: Т5 заполняет перевозчик, а Т6 отражает согласие грузоотправителя с указанной суммой. К ним обращаются, когда хотят придать ЭТрН статус первичного учётного документа.

Как отразить в ЭТрН смену водителя в пути?

Перевозчик оформляет отдельный дополнительный файл о замене водителя и (или) транспортного средства — в сервисах Контура он называется Т8 «эстафета». После подписания этого документа QR-код накладной обновляется автоматически.

Можно ли подписать титул грузополучателя раньше титула перевозчика о приёме груза?

Нет, это невозможно. Правила обмена ЭПД задают строгую очерёдность: сначала в ГИС ЭПД уходит Т1, затем парный ему Т2, и только после этого можно оформить документ грузополучателя Т3.

Установлены ли фиксированные сроки для подписания каждого титула?

Жёстких сроков в часах или днях правила обмена ЭПД не устанавливают — подписание привязано не к дате, а к событию: погрузке, приёмке или выдаче груза. Затягивать с этим всё же не стоит: следующий этап перевозки не начнётся, пока не подписан предыдущий документ, так что реальные сроки диктует сам процесс — например, машину с грузом просто не выпустят с погрузки, пока не закрыт Т2.

Чем УКЭП отличается от УНЭП при подписании титулов ЭТрН?

УКЭП — усиленная квалифицированная подпись — базовый вариант для организаций и ИП, выпускает её аккредитованный удостоверяющий центр. УНЭП, усиленную неквалифицированную подпись, физлица вправе использовать при условии, что сертификат выпущен в инфраструктуре Госуслуг, например через приложение Госключ; обычной неквалифицированной подписи от коммерческого удостоверяющего центра для документов ЭТрН недостаточно.

Можно ли работать с ЭТрН без подключения к ГИС ЭПД?

Нет. Передача подписанных файлов в ГИС ЭПД — обязательная часть работы с электронной транспортной накладной, а не опция на выбор. Если компания не готова к такому взаимодействию, ей имеет смысл рассмотреть другой документ, например бумажную ТТН или ЭДО-накладную вне государственной системы, — но статуса ЭТрН он уже не получит.

Как автоматизировать оформление титулов, если учёт ведётся в 1С?

Для этого используют коннектор ЭДО для 1С: данные для Т1 подтягиваются из документа реализации или задания на перевозку, а статусы всех файлов видны прямо в учётной системе. Подписание документов водителем через мобильное приложение при этом никуда не девается — интеграция с 1С затрагивает только грузоотправителя и перевозчика как организации.