Электронный кадровый документооборот (КЭДО): частые вопросы и ответы
Разбираем электронный кадровый документооборот (КЭДО): что это, какие документы можно перевести в электронный вид, какая нужна подпись, требуется ли согласие сотрудника и как перейти.
Содержание статьи
Электронный кадровый документооборот (КЭДО) — это работа с кадровыми документами в цифре, при которой параллельный бумажный экземпляр становится лишним. Прочитав материал, руководители, HR-специалисты и бухгалтеры разберутся: что скрывается за этой аббревиатурой, какие бумаги допустимо перевести в цифровой вид, какая понадобится подпись, требуется ли согласие персонала и как пройти переход без ошибок.
Что такое КЭДО и как расшифровывается?
За аббревиатурой КЭДО стоит кадровый электронный документооборот. Так называют взаимодействие с сотрудниками по кадровым бумагам в цифре — без оформления бумажного дубликата. И работник, и работодатель создают, согласуют и заверяют документы непосредственно в информационной системе, минуя распечатанные бланки.
Правовую основу этого формата задают статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ. Для дистанционных сотрудников обмен в цифровом виде дополнительно регулируют статьи 312.2–312.3 ТК РФ.
Какой закон регулирует электронный кадровый документооборот?
Опор у кадрового ЭДО в законодательстве сразу несколько:
- Статьи 22.1–22.3 ТК РФ — базовые нормы ведения такого обмена.
- Статьи 312.2–312.3 ТК РФ — цифровой обмен документами при удалённой работе.
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ — виды электронных подписей и требования к ним.
- Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н — состав и форматы цифровых кадровых документов.
Обязателен ли переход на КЭДО?
Нет. Перевести кадровую работу в цифру работодатель может по собственному желанию, но принуждать его к этому никто не вправе. Компания сама решает, отказываться ли от бумаги, какие процессы оцифровать первыми и через какую платформу их вести. Пока идёт переход, разрешается держать электронные и бумажные документы одновременно.
Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид, а какие нельзя?
В цифру можно перенести большую часть кадровых бумаг: заявления, трудовые договоры и допсоглашения к ним, приказы, локальные нормативные акты, служебные записки, ученические договоры и графики работы.
Однако ряд документов закон запрещает оформлять только в электронном формате:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- журналы прохождения инструктажей по охране труда.
Отдельная история — трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: у них свои правила, и в общий контур цифрового кадрового обмена они не входят.
Нужно ли согласие сотрудника на КЭДО?
Чаще всего, чтобы подключить работника к цифровому обмену кадровыми бумагами, у него берут письменное согласие. Исключение составляют те, кого приняли после 31 декабря 2021 года и кто к этой дате не имел трудового стажа, — им согласие оформлять не требуется.
Отказ работника от электронного формата не повод уволить его или не взять на работу: такому сотруднику по-прежнему выдают бумажные экземпляры.
Какая электронная подпись нужна для КЭДО?
Тип подписи зависит от того, что за документ и кто его заверяет. В кадровом ЭДО применяют три её вида:
| Подпись | Что делает | Где применяют |
|---|---|---|
| Простая (ПЭП) | Связывает подписанта с его логином и паролем | Служебные записки, базовые внутренние документы |
| Неквалифицированная (НЭП) | Подтверждает личность подписанта и то, что файл не правили | Ключевые кадровые документы, графики работы |
| Квалифицированная (КЭП) | Удостоверяет личность и фиксирует любую правку в документе | Трудовые договоры, допсоглашения, дисциплинарные документы |
На практике важные бумаги работодатель подписывает с помощью КЭП. Работнику для значимых документов годится КЭП или НЭП, а служебную записку он может заверить простой подписью.
Как перейти на электронный кадровый документооборот пошагово?
Удобнее всего разбить переход на три этапа.
- Подготовка правил. Утвердите положение о цифровом кадровом обмене, выберите систему — государственную платформу «Работа в России» или коммерческий сервис — и закрепите перечень документов, категории персонала и правила доступа.
- Пилотный проект. Возьмите один понятный процесс, например заявления на отпуск, и обкатайте его совместно с руководителем, HR-специалистом и работниками из разных подразделений.
- Масштабирование. Выпустите электронные подписи, подготовьте шаблоны и маршруты согласования и распространите цифровой обмен на весь коллектив.
Где вести КЭДО: «Работа в России» или коммерческий сервис?
Вести цифровой кадровый обмен можно на государственном портале «Работа в России» либо в коммерческом сервисе. Госсистема бесплатна, зато по удобству и гибкости настроек нередко уступает. Платные решения дают готовые маршруты согласования, шаблоны, подписание со смартфона и связку с учётными системами — а это заметно ускоряет работу там, где большой штат и разветвлённая сеть филиалов.
Чем КЭДО выгоден бизнесу?
Главная выгода в том, что компания больше не расходует время и деньги на бумагу, печать и пересылку, при этом документы сохраняют юридическую силу и не теряются. Несколько примеров из практики:
- по расчётам СДЭК, отказ от бумаги, печати и доставки экономит компании до 15 млн рублей в год;
- в одной организации документ подписывают примерно за 10 минут, хотя прежде на пересылку уходила неделя;
- сеть ресторанов подключила к цифровому обмену 2 000 работников из разных регионов и совсем отказалась от бумаги.
К этому добавьте подписание с любого устройства в удобное время, удобство для удалёнщиков, филиалов и вахтовиков, быстрый поиск нужной бумаги и меньше срывов сроков ознакомления.
Как подключить КЭДО вместе с Диадоком?
Если вы уже обмениваетесь документами с контрагентами через Контур.Диадок, кадровые процессы логично держать в той же экосистеме — в сервисе Контур.КЭДО. Так вы получаете единое окно для подписания, готовые маршруты согласования, выпуск подписей для персонала и мобильное приложение, а оператор остаётся прежним.
Действуйте поэтапно: сперва утвердите положение о кадровом ЭДО, потом запустите пилот на заявлениях и лишь затем переведите в цифру весь кадровый блок. При таком подходе переход пройдёт без стресса для бухгалтерии, HR и сотрудников.
