Что не получится перенести в ЭДО?
Внедрение электронного документооборота — перспективный шаг к автоматизации и оптимизации бизнес-процессов: ЭДО упрощает формирование, передачу и хранение документации и экономит время и деньги. Однако не всю бумажную документацию можно заменить электронной. В статье расскажем, какие документы используются исключительно в бумажном формате.
Юридическая значимость электронных документов
Согласно закону об электронных подписях, все онлайн-документы, подписанные ЭП, обладают равной юридической значимостью с бумажными версиями.
Это объясняется тем, что технология электронной подписи позволяет безошибочно определить, кем подписан документ, и узнать, не вносились ли в него поправки после подписания. Государственные органы, в том числе налоговые и суды, рассматривают онлайн-документы, заверенные ЭП, наравне с бумажными.
В ЭДО обычно применяют два вида электронной подписи: квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП). КЭП по умолчанию обладает юридической силой и считается самым надёжным способом подписания — именно она применяется в сервисе Контур.Диадок. Для юридически значимого документооборота с использованием НЭП необходимо дополнительно заключить соглашение с контрагентом.
Различия между квалифицированной и неквалифицированной электронными подписями:
КЭП
- можно получить только в удостоверяющем центре с соответствующей аккредитацией;
- можно применять в документообороте с контролирующими органами;
- подходит для документов любого типа, в том числе формализованных.
НЭП
- можно получить в любом удостоверяющем центре;
- можно использовать в корпоративном документообороте, а также с партнёрами при наличии соглашения;
- подходит только для неформализованных документов.
Если организации заключили соглашение об использовании КЭП или НЭП, печатать бумажные версии документов не нужно — можно использовать их только в онлайн-формате.
Документы, которые по законодательству составляются исключительно на бумаге, не могут иметь равнозначных электронных версий. К ним относятся, например, переводные и простые векселя — они всегда оформляются на бумаге.
При этом некоторые государственные органы требуют отчётность именно в электронном виде. Например, ФНС принимает только электронные расчёты по страховым взносам от компаний с числом сотрудников более 10 человек, а участники национальной системы прослеживаемости обязаны оформлять куплю-продажу товара и направлять отчёты исключительно в электронном виде.
Электронный документооборот можно сочетать с бумажным: если кто-то из партнёров ещё не готов подключиться к ЭДО, документы придётся составлять на бумаге, если это прописано в договоре.
Кадровые документы, которыми нельзя обмениваться в ЭДО
Несколько лет назад компаниям разрешили обмениваться кадровой документацией в электронном формате — за исключением перечня документов из статьи 22 Трудового кодекса РФ:
- приказы об увольнении;
- акты о несчастном случае на производстве;
- документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Технологии ЭДО позволяют значительно снизить затраты на бумажный документооборот и ускорить работу большинства отделов. Сервис Контур.Диадок интегрируется в любую удобную учётную систему, благодаря чему сотрудники не тратят время на проставление подписей, распределение и отправку документов.
Зачем всё же стоит иметь бумажный архив?
Даже при переходе на ЭДО бумажный архив придётся сохранить на какое-то время: по закону большую часть бумажной документации нужно хранить определённый срок. Основные бухгалтерские документы хранятся не менее 5 лет, а кадровые — до 75 лет.
Бумажные документы можно отсканировать, но их электронная версия не будет иметь юридической силы — она считается копией, а оригиналом остаётся бумажный экземпляр, который предъявляется контролирующим органам. При отсутствии оригинала организация рискует получить штраф.
В перспективе проблему может решить новый законопроект: компании смогут оцифровать архивы, не тратя значительные средства на их обслуживание. Электронный архив экономичнее физического — не требует помещения, папок, стеллажей и ответственных сотрудников, а его безопасность обеспечивает оператор ЭДО, копируя файлы на разные серверы; надёжность системы подтверждается независимым аудитом.
