Внедрение электронного документооборота является весьма перспективным шагом в направлении автоматизации и оптимизации бизнес-процессов любой компании. Ведь ЭДО значительно упрощает работу с документацией: ее формирование, передачу и хранение, а также экономит большую часть времени и денег. Однако не всю бумажную документацию можно заменить электронной. В данной статье расскажем какие документы могут использоваться исключительно в бумажном формате.
Юридическая значимость электронных документов
В соответствии со специальным законом об электронных подписях, все документы в онлайн формате, подписанные с помощью ЭП обладают равной юридической значимостью с бумажными версиями.
Наделение электронных документов такой же правовой силой, что и бумажные аргументируется тем, что технология использования электронной подписи позволяет безошибочно определить, кем именно был подписан тот или иной документ, а также узнать не вносились ли в него какие-либо поправки после подписания. Все государственные органы, в частности налоговые и суды рассматривают онлайн документы, заверенные ЭП наравне с бумажными вариантами.
В электронном документообороте обычно применяют два вида электронной подписи: квалифицированная (КЭП) и неквалифицированная (НЭП). Квалифицированная подпись, по умолчанию, обладает юридической силой и считается самым надежным и защищенным способом подписания электронных документов. Именно этот вид подписи применяется в сервисе «Контур.Диадок».
Однако, если требуется осуществить юридически значимый документооборот с использованием неквалифицированной электронной подписи, необходимо дополнительно заключить соглашение с контрагентом. Такое соглашение позволяет подтвердить юридическую значимость электронных документов, подписанных неквалифицированной подписью.
Учитывая эти факторы, в электронном документообороте играет важную роль выбор оптимального вида электронной подписи в зависимости от требуемого уровня безопасности и юридической значимости документов.
В данной таблице представлены различия между квалифицированной и неквалифицированной электронными подписями:
| КЭП | НЭП |
| Можно получить только в Удостоверяющем центре, обладающим соответствующей аккредитацией | Можно получить в любом Удостоверяющем центре |
| Можно применять в рамках документооборота с контролирующими органами | Можно использовать в рамках корпоративного документооборота, а также с партнерами при наличии соответствующего соглашения |
| Подходит для документации любого типа, в том числе для формализованных | Подходит только для неформализованных документов |
Если организации заключили соответствующие соглашения об использовании КЭП или НЭП, они у них нет необходимости печатать бумажные версии документа, можно использовать их лишь в онлайн-формате.
Документы, которые требуется составлять исключительно на бумаге в соответствии с законодательством, не могут иметь электронных версий, обладающих такой же юридической значимостью. К числу таких бумаг относятся, например, переводные и простые векселя. Они всегда должны быть составлены на бумаге.
В свою очередь, некоторые государственные органы требуют представления отчетности именно в электронном виде. Например, ФНС принимает только электронные расчеты по страховым взносам от компаний с числом сотрудников более 10 человек. Участники национальной системы прослеживаемости также обязаны оформлять операцию купли-продажи товара, направлять отчеты в ФНС и уведомления в налоговую исключительно в электронном виде.
Однако, использование электронного документооборота можно сочетать с традиционным бумажным форматом. Например, если кто-то из ваших партнеров еще не готов подключиться к электронному документообороту, документы все равно придется составлять на бумаге, если такое требование прописано в договоре с контрагентом.
Кадровые документы, которыми нельзя обмениваться в ЭДО
Не так давно, 3 года назад, в рамках функционирования компаний разрешили производить обмен документации в электронном формате. Речь идет о всей кадровой документации, за исключением, перечня документов, содержащихся в 22 статье Трудового Кодекса России.
- Приказов об увольнении;
- Актов о несчастном случае на производстве;
- Бумаги, о том, что сотрудник прослушал необходимые инструктажи по охране труда.
За счет применения технологий ЭДО компании могут значительно снизить траты на организацию бумажного документооборота, а также автоматизировать, а значит и ускорить работу большинства отделов. Наш сервис «Контур.Диадок» позволяет интегрировать систему ЭДО в любую удачную вам учетную систему. За счет этого сотрудникам не нужно тратить временной ресурс на проставление подписей, распределение и отправку документации.
Зачем все же стоит иметь бумажный архив?
Даже если руководство компании приняло решение о переходе на электронный документооборот, бумажный архив все же придется сохранить на какое-то время. Поскольку по закону большую часть бумажной документации за прошедшие годы нужно хранить в архиве в течении определенного срока. Так, основные бухгалтерские документы лежат в архиве не менее 5 лет, а кадровые вообще до 75 лет!
Бумажные документы могут быть отсканированы, но в этом случае их электронная версия не будет иметь юридической силы. Она будет рассматриваться как копия, в то время как оригиналом будет являться первоначальный экземпляр, созданный на бумаге. Именно этот оригинал предъявляется при проверке контролирующим органам. Организация сталкивается с риском получить штраф, если оригинал не будет предоставлен.
В перспективе данная проблема может быть решена с помощью специального нового законопроекта. При его реализации, компании будут иметь возможность цифровизировать свои архивы, избежав при этом необходимости тратить значительные средства на их обслуживание. В сравнении с физическим архивом, электронный вариант оказывается более экономичным, он не требует отдельного помещения, папок, стеллажей или ответственных сотрудников. Безопасность электронного архива обеспечивается оператором электронного документооборота, который копирует файлы на различные серверы. Надежность системы подтверждается независимым аудитом.
