С 1 сентября 2024 года требуется использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) и сертификат электронной подписи физического лица для сотрудников компаний, занимающихся электронными документами. Подробно рассмотрим, почему важна доверенность, как она функционирует, и проанализируем возможности работы по старому методу.
Для определенной части сотрудников использование МЧД уже обязательно. С 1 сентября 2023 года это требование распространяется на всех работников, не имеющих активного сертификата. Удостоверяющие центры прекратили выдачу таких сертификатов 31 августа 2023 года. Их можно применять до 31 августа 2024 года или до истечения срока действия, если он наступит ранее.
Что представляет собой электронная подпись?
Электронная подпись (ЭП) обеспечивает безопасность данных в электронном документообороте. С ее помощью подписываются цифровые текстовые документы, изображения, декларации и прочая документация.
Выделяют три вида ЭП:
- Простая (ПЭП): состоит из логина и пароля, используется для авторизации на сайтах или обмена информацией с физическими лицами. Примером может служить использование простой электронной подписи на портале Госуслуги.
- Неквалифицированная (НЭП): хранится на носителе (обычно на флеш-накопителе), дополнительно защищена средствами шифрования, применялась ранее в электронных торгах.
- Квалифицированная (КЭП): может быть создана только аккредитованным удостоверяющим центром, позволяет подписывать любые документы. Для ее оформления применяются специализированные криптографические технологии, исключается возможность внесения изменений в данные.
Чаще всего для работы в системах электронного документооборота требуется именно квалифицированная электронная подпись.
Согласно законодательству Российской Федерации, документы, подписанные электронной подписью, обладают такой же юридической силой, как и бумажные документы.
Доверенность на подписание документов по ЭДО
Доверенность на подписание документов по ЭДО, оформленная в машиночитаемой форме, аналогична бумажной, однако представлена в электронном виде согласно установленному формату. Для создания такого документа требуется использовать формат XML и подписывать его КЭП руководителя компании. В документе указываются данные о дате и сроке действия доверенности, информация о компании, ее руководителе, представителе и полномочиях последнего.
Какие изменения ждут в 2024 году?
В 2024 году вступят в силу важные изменения, связанные с использованием машиночитаемых доверенностей (МЧД) в электронном документообороте. В соответствии с поправками в законе, с сентября 2024 года все работники, работающие без сертификата сотрудника, будут обязаны использовать ключ электронной подписи физического лица и МЧД для подписания документов. Нововведение затронет все компании и организации, которые в настоящее время действуют с сертификатами сотрудника.
Важно отметить, что с марта 2022 года появилась возможность добровольно применять машиночитаемые доверенности. Благодаря этому компании могут оперативно работать, подписывая документы с использованием КЭП физического лица и прилагая к ним МЧД. Такой подход обеспечивает автоматическую проверку данных из МЧД информационными системами.
Для более удобной работы с машиночитаемыми доверенностями государственные органы разработали дополнительные инструменты, включая классификатор полномочий. Он представляет собой перечень, содержащий уникальные идентификаторы, наименования и даты включения полномочий в классификатор.
Единый формат машиночитаемой доверенности позволяет юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям использовать одну МЧД для взаимодействия с государственными органами и обмена электронными документами с контрагентами.
Мы рекомендуем заблаговременно начать изучение всех деталей, касающихся электронных доверенностей, чтобы обеспечить своей компании наиболее легкий переход к их использованию. В этом вам помогут специальные инструкции от экспертов сервиса Контур.Диадок. Для оперативного получения свежей информации о МЧД вы можете подписаться на соответствующий, телеграм-канал. Там вы всегда найдете актуальную информацию и важные изменения в данной сфере.
