Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026: кто что оформляет
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы обязательны для всех участников грузоперевозок. Разбираем, кто и какие именно ЭПД должен оформлять: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор и грузополучатель — с таблицей по ролям и разбором титулов ЭТрН.
Содержание статьи
С принятием Федерального закона № 140-ФЗ от 07.06.2025 грузовые перевозки переходят на обязательный цифровой формат: электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года стали нормой для всей логистической цепочки — грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Все участники обязаны работать через ГИС ЭПД — государственную информационную систему, которую курирует Минтранс. Бумажные транспортные накладные остаются правомерными лишь в ограниченном перечне исключений, утверждённых ведомством. Статья разбирает, какой именно комплект документации обязана формировать каждая из сторон — с детализацией по ролям.
Почему ЭПД стали обязательными
Правовой основой реформы служит Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Он внёс поправки сразу в несколько профильных нормативных актов: Устав автомобильного транспорта, закон о транспортно-экспедиционной деятельности, Воздушный кодекс и Устав железнодорожного транспорта. С 1 сентября 2026 года документооборот в коммерческом автотранспорте переводится в цифровой формат: вся перевозочная документация создаётся в электронном виде и передаётся через ГИС ЭПД — федеральную платформу под управлением Минтранса России.
До марта 2027 года сохраняется переходный период, в течение которого штрафные санкции за нарушения в части цифровых транспортных документов не применяются. Тем не менее это не освобождает от обязанности: перевозочная документация уже с осени 2026 года должна составляться и передаваться в электронном виде. Переходный период разумнее использовать для отладки процессов, а не откладывать внедрение до последнего момента.
Приказ Минтранса России № 115 от 03.04.2026 зафиксировал исчерпывающий список ситуаций, при которых бумажный формат после 1 сентября 2026 остаётся законным. Список невелик — рассчитывать на бумажные накладные как на постоянный резерв в ежедневной работе не получится.
Виды электронных перевозочных документов
Закон 140-ФЗ вводит несколько разновидностей цифровой транспортной документации. Каждый вид охватывает конкретный этап движения груза:
- ЭТрН — электронная транспортная накладная. Основной сопроводительный документ, следующий с грузом от отправителя до пункта назначения. Включает несколько титулов, которые поочерёдно подписывают разные звенья цепочки.
- ЭЗЗ — электронный заказ-заявка. Составляется под каждый конкретный рейс и фиксирует условия договорённости с перевозчиком: маршрут, тип транспортного средства и параметры доставки.
- ЭПЛ — электронный путевой лист. Оформляется при транспортировке подконтрольных товаров — в частности, алкогольной продукции.
- Экспедиторские документы — поручение экспедитору (ПЭ), экспедиторская расписка (ЭР) и складская расписка (СР). Применяются при участии транспортного экспедитора в цепочке поставки.
Как устроена ЭТрН: структура титулов
В отличие от привычного бумажного бланка электронная транспортная накладная строится из нескольких последовательных титулов. Каждый участник заполняет и подписывает свою часть по мере продвижения груза. Такой принцип делает каждый отрезок маршрута прозрачным и документально закрепляет переход ответственности.
| Титул | Кто формирует и подписывает | Содержание |
|---|---|---|
| Т1 | Грузоотправитель (или экспедитор) | Сведения о грузе, транспортном средстве, маршруте и сторонах договора перевозки |
| Т2 | Перевозчик — УКЭП; водитель — ПЭП | Удостоверение факта принятия груза к перевозке |
| Т3 | Грузополучатель | Подтверждение получения груза — с замечаниями или без |
| Т4 | Перевозчик | Завершение рейса и итоговые сведения о транспортировке |
| Т5–Т8 | Участники по ситуации | Документирование промежуточных событий: перегрузка, смена водителя, иные операции в пути |
Важный нюанс: водитель заверяет Т2 простой электронной подписью (ПЭП), тогда как транспортная компания скрепляет тот же титул усиленной квалифицированной подписью (УКЭП). Данное разграничение закреплено регламентом ГИС ЭПД.
Кто какие ЭПД обязан оформлять: таблица по ролям
Набор документов определяется ролью участника в грузовой цепочке. Таблица составлена на основании требований закона 140-ФЗ.
| Роль | Документы и заполняемые титулы |
|---|---|
| Грузоотправитель | ЭЗЗ (Т1) — заявка перевозчику на выполнение рейса; ЭТрН (Т1) — открывающий титул транспортной накладной; ПЭ (Т1) — поручение экспедитору при его участии в цепочке поставки |
| Перевозчик | ЭЗЗ (Т2) — подтверждение заявки от грузоотправителя; ЭТрН (Т2, Т4, Т5, Т7, Т8) — фиксация приёмки груза, закрытие рейса и промежуточные события; ЭПЛ — при доставке алкоголя и иных подконтрольных товаров |
| Грузополучатель | ЭТрН (Т3) — подтверждение получения груза |
| Экспедитор | ПЭ (Т2) — принятие поручения от заказчика; ЭР — при получении груза во владение; СР — при размещении груза на складе; ЭТрН (Т1) — когда экспедитор выступает грузоотправителем; ЭЗЗ (Т1) — когда экспедитор самостоятельно организует рейс |
Компания, совмещающая несколько функций в одной перевозке — например, самостоятельно отгружает товар и при этом привлекает экспедитора, — обязана формировать полный пакет документов по каждой выполняемой роли.
Когда бумажный документ всё ещё допустим
Полного запрета на бумажные транспортные документы законодательство не вводит. Приказом Минтранса России № 115 от 03.04.2026 утверждён исчерпывающий перечень обстоятельств, при которых бумажный вариант после 1 сентября 2026 сохраняет законную силу, — в частности, при технических неполадках ГИС ЭПД. Воспринимать эти исключения как штатный запасной маршрут не стоит: по замыслу регулятора речь идёт о вынужденных мерах для форс-мажорных случаев, а не о полноценной альтернативе цифровому документообороту в логистике.
Как подготовиться к работе с ЭПД
Чтобы перейти на цифровой документооборот в грузоперевозках, необходимо последовательно пройти несколько шагов:
- Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — без неё компания не сможет заверить большинство титулов ЭТрН.
- Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД), если документы от имени организации будут подписывать сотрудники или водители.
- Подключиться к аккредитованному оператору ЭПД из реестра ГИС ЭПД, заключив соответствующий договор.
- Направить контрагентам — перевозчикам, экспедиторам, грузополучателям — приглашения к электронному взаимодействию.
- Проверить, что выбранная платформа поддерживает все нужные форматы: ЭТрН, ЭЗЗ, ЭПЛ и экспедиторские документы.
Сервис «Логистика» от Контур.Диадок собирает все актуальные форматы транспортных документов в едином личном кабинете. Водители подписывают документы с мобильного телефона — без распечаток и поездок в офис.
Частые вопросы
Обязателен ли ЭПД для индивидуальных предпринимателей-перевозчиков?
Да, без исключений. Требования закона 140-ФЗ распространяются на всех участников коммерческих грузоперевозок вне зависимости от организационно-правовой формы. ИП-перевозчики обязаны оформлять ЭЗЗ (Т2), ЭТрН (Т2, Т4) и ЭПЛ — в случаях, когда это предусмотрено для данной категории груза.
Что будет, если не перейти на ЭПД с 1 сентября 2026?
Цифровой формат обязателен, хотя административные санкции начнут применяться не раньше марта 2027 года. При этом использование бумажных накладных вместо электронных уже с 1 сентября 2026 является нарушением закона — даже в тот период, когда штрафы официально ещё не введены.
Нужно ли оформлять ЭЗЗ на каждую поездку?
Да. Электронный заказ-заявка составляется отдельно под каждую поездку и для каждого привлекаемого перевозчика. Закон не делает исключений ни для регулярных рейсов, ни для рамочных договоров.
Кто подписывает ЭТрН со стороны водителя?
Водитель заверяет второй титул (Т2) простой электронной подписью (ПЭП). Тот же титул одновременно скрепляется УКЭП транспортной компании как юридического лица.
Что делать, если контрагент ещё не перешёл на ЭПД?
После 1 сентября 2026 года заменять цифровые форматы бумажными накладными при наличии технической возможности не допускается. Направьте контрагенту приглашение к обмену через оператора ЭДО — процедура подключения занимает, как правило, немного времени.
Итог
С 1 сентября 2026 года закон 140-ФЗ обязывает всех участников грузовых перевозок вести документооборот в цифровом виде. Пакет документов у каждой стороны свой: грузоотправитель инициирует ЭТрН первым титулом и выставляет ЭЗЗ, перевозчик фиксирует приёмку груза и закрывает рейс, грузополучатель подтверждает доставку, а экспедитор ведёт поручения и расписки. Бумажные форматы правомерны лишь в строго предусмотренных исключениях; административная ответственность за нарушения вступает в силу с марта 2027 года.
Оставшееся время стоит направить на полноценное внедрение цифровой транспортной документации. Сервис «Логистика» от Контур.Диадок объединяет все актуальные форматы ЭПД в едином рабочем пространстве — для грузоотправителей, перевозчиков и экспедиторов.
