Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026: виды, участники и исключения

Что меняется с 1 сентября 2026 года

Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года становятся обязательными для всего коммерческого грузооборота в России. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ запрещает в стандартных условиях использовать бумажные транспортные накладные, экспедиторские расписки и сопутствующие документы — они переходят в электронный формат через операторов ЭДО и государственную информационную систему ГИС ЭПД.

Требование шире, чем может показаться на первый взгляд. Оно затрагивает не только транспортные компании, но и любую организацию, которая получает товары от поставщиков: по закону она участвует в обмене электронными перевозочными документами как грузополучатель. Если вы уже работаете с ЭДО по счетам-фактурам и УПД, с сентября к этому добавится электронная транспортная накладная.

Семь видов документов, которые уходят в электронный вид

Закон № 140-ФЗ охватывает широкий перечень перевозочных и экспедиторских документов. С 1 сентября 2026 года все они оформляются только через систему ЭПД.

Порядок взаимодействия участников перевозки при обмене электронными перевозочными документами установлен постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931. Этот нормативный акт действует до 1 сентября 2028 года.

Кто обязан работать с электронными перевозочными документами

Обязанность применять ЭПД возникает у каждого участника цепочки перевозки:

• Грузоотправители — формируют и подписывают транспортную накладную при отгрузке.
• Перевозчики — транспортные компании, осуществляющие автомобильные, железнодорожные и воздушные грузоперевозки.
• Грузополучатели — любые организации, принимающие груз. Это самая широкая категория: в неё попадают производственные предприятия, торговые компании, склады и все остальные, кто работает с поставщиками.
• Экспедиторы — организуют перевозку от имени клиента и оформляют экспедиторские документы.

Важный момент, который часто упускают из виду: даже если ваша компания не связана с грузоперевозками, при получении материалов или товаров от поставщика она выступает грузополучателем и обязана принять транспортную накладную в электронном формате. Без подключения к системе ЭПД провести такую приёмку по закону не получится.

Когда бумажные документы всё же разрешены: два набора исключений

Закон не требует перехода на электронные перевозочные документы в ряде ситуаций. Исключения делятся на два блока: общие для всех видов ЭПД и специфичные отдельно для транспортных и для экспедиторских документов.

Общие исключения — действуют для всех видов ЭПД

• Нет технической возможности передать данные через интернет.
• Услуга оказывается гражданину вне его предпринимательской деятельности.
• Введён режим чрезвычайной ситуации или повышенной готовности.
• Зафиксирован сбой в работе ГИС ЭПД.

Исключения для экспедиторских документов

Согласно приказу Минтранса от 03.04.2026 № 115, поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка могут оформляться на бумаге, если клиент экспедитора — иностранное юридическое или физическое лицо.

Исключения для транспортных накладных

Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 предусматривает более широкий перечень ситуаций, при которых транспортная накладная, заказ-заявка и аналогичные документы могут оставаться бумажными:

• Грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юридическое лицо.
• Перевозка осуществляется в интересах органов государственной власти, обороны или безопасности.
• Министерство обороны выступает грузоотправителем или грузополучателем.
• Иностранный перевозчик из государства — члена ЕАЭС выполняет каботажную перевозку.
• Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
• Перевозятся драгоценные металлы или драгоценные камни.

Нормативная база перехода на ЭПД

Обязательность электронных перевозочных документов закреплена в четырёх нормативных актах, на которые стоит ссылаться при разборе спорных ситуаций:

• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — основной документ, устанавливающий обязательность ЭПД и дату вступления в силу — 1 сентября 2026 года.
• Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931 — регулирует порядок обмена документами через ГИС ЭПД; действует до 1 сентября 2028 года.
• Приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115 — исключения из обязательного ЭДО для экспедиторских документов.
• Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 — расширенный перечень исключений для транспортных накладных.

Чек-лист: что проверить до 1 сентября

До обязательного перехода остаются считанные дни. Если ваша компания участвует в цепочке поставок в любой роли, пройдитесь по ключевым пунктам.

1. Определите роли компании — установите, в каких сделках вы грузоотправитель, в каких грузополучатель, и используете ли экспедиторские услуги.
2. Подключитесь к аккредитованному оператору ЭДО — для передачи ЭПД через ГИС ЭПД нужен оператор, интегрированный с государственной системой.
3. Настройте обмен документами в учётной системе — в идеале электронная транспортная накладная формируется автоматически из заказа на отгрузку или документа о поступлении товара.
4. Уточните готовность перевозчиков и поставщиков — если ваши контрагенты не перешли на ЭПД, цепочка подписания накладной будет нарушена.
5. Проинструктируйте сотрудников, работающих с транспортом — все, кто принимает или отгружает груз, должны понимать порядок подписания электронных перевозочных документов.

Частые вопросы

Нужно ли подключаться к ГИС ЭПД, если компания перевозками не занимается, а только получает товары?

Да, нужно. Грузополучатель — полноправный участник цепочки обмена электронными перевозочными документами. Без подписания своего титула в транспортной накладной принять груз в соответствии с законом не получится. Требование распространяется на любую организацию, принимающую товары по договорам поставки, независимо от отрасли.

Какие именно документы становятся электронными с 1 сентября 2026 года?

Транспортная накладная (ЭТрН), заказ-заявка (ЭЗЗ), экспедиторская расписка (ЭЭР), складская расписка, поручение экспедитору (ЭПЭ), железнодорожная накладная и авиагрузовая накладная — всего семь видов документов.

Разрешена ли бумага при отсутствии интернета на складе или в пути?

Да, отсутствие технической возможности передачи данных — прямо предусмотренное законом исключение. Бумажный документ также законен при сбое ГИС ЭПД и в режиме ЧС или повышенной готовности.

Нужен ли электронный документооборот при работе с иностранными партнёрами?

Нет. Если грузоотправитель или грузополучатель по транспортной накладной — иностранное юридическое лицо, бумажный вариант остаётся допустимым. Для экспедиторских документов достаточно того, чтобы клиентом экспедитора было иностранное лицо (юридическое или физическое).

Что грозит за продолжение работы с бумажными накладными вне разрешённых исключений?

С 1 сентября 2026 года бумажная перевозочная документация вне предусмотренных исключений считается ненадлежащим оформлением. Это создаёт правовые риски для всех участников перевозочной цепочки — при налоговых проверках и урегулировании претензий по грузу.

Итог

Переход на обязательные электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года охватывает всю логистическую цепочку без исключений — от грузоотправителя и перевозчика до грузополучателя. Главный вывод для бухгалтеров и руководителей: если ваша компания регулярно принимает товарные поставки, она тоже участник системы ЭПД, и откладывать подключение уже нет времени.

Компании, которые ведут документооборот с контрагентами через Контур.Диадок, могут расширить работу на транспортные накладные в рамках той же системы. Это позволяет вести весь обмен — от счетов-фактур и УПД до ЭТрН — в едином интерфейсе, не плодя отдельные учётные записи в разных сервисах.