ФНС сделала форматы электронных перевозочных документов бессрочными

В июле 2026 года ФНС России опубликовала на Официальном интернет-портале правовой информации два приказа, которые упраздняют ограничение срока действия электронных форматов перевозочных документов. Поправки охватывают XML-схемы транспортной накладной, заказ-наряда, сопроводительной ведомости и электронного заказа (заявки) — ранее каждая из этих спецификаций автоматически утрачивала силу 1 сентября 2026 года. Та же дата в законодательстве закреплена как момент обязательного перехода на ЭПД для всех участников грузовых перевозок: регулятор заблаговременно устранил образовавшееся противоречие.

Что именно изменила ФНС: два приказа

Ведомство внесло правки в два действующих нормативных акта.

Приказ № ЕД-1-26/502@ от 24 июля 2026 года корректирует приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Тот акт закрепил XML-схемы для трёх разновидностей грузовой документации:

• транспортной накладной;
• сопроводительной ведомости;
• заказ-наряда.

До поправок приказ действовал вплоть до 1 сентября 2026 года. Теперь указание на дату прекращения из него изъято: утверждённые XML-схемы приобрели бессрочный статус.

Приказ № ЕД-1-26/494@ от 16 июля 2026 года вносит изменения в приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@. Этот нормативный акт устанавливал единый формат электронного заказа (заявки) на перевозку груза и изначально тоже ограничивался датой 1 сентября 2026 года. После принятия поправок соответствующая спецификация переведена на постоянную основу.

Как поясняет сам регулятор, принятые меры предотвращают организационные затруднения, которые неминуемо возникли бы при наступлении первоначально установленного срока истечения.

Почему это важно: коллизия сроков

Ситуация выглядела парадоксально: XML-схемы цифровых грузовых документов, утверждённые ФНС, утрачивали силу именно в тот день, когда закон предписывал сделать ЭПД обязательными. Участники рынка оказались бы в нормативном вакууме — с первого же дня обязательного применения неясно, на какие спецификации ориентироваться.

Начиная с 1 сентября 2026 года все стороны грузовых перевозок переходят на обязательное цифровое оформление следующих документов:

• транспортные накладные;
• заявки и заказы на организацию перевозки;
• документы транспортной экспедиции;
• железнодорожные накладные;
• авиационные грузовые накладные.

Внесённые поправки нормализовали регуляторную базу: цифровые спецификации перевозочной документации теперь действуют без ограничения срока, и бизнес может завершать внедрение без риска, что нормативная почва исчезнет к сентябрю.

Кого касаются изменения

Бессрочный статус цифровых спецификаций имеет практическое значение для каждого звена цепочки автомобильной грузоперевозки:

• Грузоотправители — юридические лица и ИП, выступающие инициаторами перевозки: именно они формируют транспортную накладную или заявку на доставку.
• Перевозчики — транспортные и логистические предприятия, принимающие груз к перевозке и проставляющие подпись на накладной.
• Экспедиторы — посредники в организации доставки, которые готовят заказ-наряд и комплект экспедиторской документации.
• Грузополучатели — те, кто принимает доставленный товар и фиксирует факт получения в соответствующем разделе накладной.

Любая компания, задействованная в автомобильной грузоперевозке хотя бы в одном из перечисленных качеств, отныне работает с цифровыми перевозочными документами на постоянной нормативной основе.

Что нужно сделать бизнесу

Новые приказы ФНС сами по себе не обязывают компании вносить технические изменения — содержание форматов документации осталось прежним, скорректирована лишь дата окончания их действия. Тем не менее подготовку к обязательному применению ЭПД необходимо завершить до 1 сентября. Основные шаги:

1. Установить роль компании в цепочке перевозки — грузоотправитель, перевозчик, экспедитор или грузополучатель: от этого зависит, какой комплект цифровых документов нужно оформлять.
2. Выбрать оператора ЭДО, чья платформа поддерживает спецификации, утверждённые приказами ФНС № ЕД-7-26/1065@ и № ЕД-7-26/108@, и заключить с ним договор.
3. Проверить наличие действующей квалифицированной электронной подписи (КЭП) у сотрудников и водителей, ответственных за подписание разделов транспортной накладной.
4. Настроить интеграцию учётной системы — 1С или другого ПО — с оператором ЭДО так, чтобы цифровые перевозочные документы создавались в автоматическом режиме.
5. Провести тестовый обмен с ключевыми контрагентами и устранить все несоответствия до 1 сентября 2026 года.

Частые вопросы

Что значит «бессрочный» формат электронного перевозочного документа?

XML-схема, которую ФНС утвердила для электронной транспортной накладной, заказ-наряда или заявки на перевозку, больше не содержит даты прекращения действия. Операторы ЭДО и учётные системы вправе применять эти спецификации на постоянной основе, не ожидая принудительной смены формата в будущем.

Нужно ли перенастраивать систему ЭДО в связи с новыми приказами?

Нет. ФНС убрала только дату истечения срока — содержимое XML-схем осталось без изменений. Организации, уже работающие с электронными перевозочными документами по форматам № ЕД-7-26/1065@ и № ЕД-7-26/108@, никаких технических правок вносить не обязаны.

С какой даты ЭПД становятся обязательными?

С 1 сентября 2026 года. Начиная с этой даты транспортные накладные, заказы-наряды, заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные грузовые накладные подлежат оформлению исключительно в электронном виде.

Кого затрагивает обязательный переход на электронные форматы перевозочных документов?

Обязанность распространяется на всех участников грузовой автомобильной перевозки — грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Обязательный перечень включает транспортные накладные, заявки и заказы на перевозку, экспедиторскую документацию, а также железнодорожные и авиационные грузовые накладные.

Что будет, если не перейти на ЭПД к 1 сентября 2026 года?

С 1 сентября 2026 года применение ЭПД является прямым требованием закона. При этом штрафные санкции за нарушение начнут применяться лишь с марта 2027 года — чтобы дать бизнесу время выстроить процессы. Однако это не повод откладывать: переход лучше завершить до наступления обязательной даты.

Итог

Двумя приказами ФНС устранила нормативную коллизию: XML-форматы транспортной накладной, заказ-наряда, сопроводительной ведомости и электронного заказа (заявки) больше не ограничены сроком действия. Рынок получил стабильную правовую базу — подготовку к 1 сентября 2026 года можно вести без опасений, что форматы изменятся в последний момент.

Если переход на цифровую логистику ещё впереди, Контур.Диадок обеспечивает работу с ЭТрН и транспортными накладными в соответствии с утверждёнными форматами ФНС: встроенный коннектор для 1С и возможность подписывать документы со смартфона прямо из кабины водителя.