Электронный документооборот представляет собой процесс по обмену документацией между контрагентами в электронном виде. Такая форма оборота актуальна в целях оптимизации работы, экономии расходов на покупке бумаги. печати и почтовых отправлениях. Поддержкой работы сервисов электронного обмена документами занимаются специализированные сервисы, ведущий из которых – Контур.Диадок.
Сам процесс обмена электронными документами отличается простотой и полной автоматизацией. Он не предполагает наличия у специалистов особых навыков. Алгоритм следующий: одна компания отправляет документ в виде файла другой, после чего вторая может получить его сразу через ПК.
Быстрая отправка электронных документов возможна благодаря использованию веб-интерфейса либо учетной системы предприятия.
Особенности процедуры
Вопреки простоте системы, электронный обмен документами максимально безопасен, и вот почему:
- Благодаря такому формату обмена документами компании могут отправлять друг другу важные бумаги, заверенные электронной подписью (что приравнивается к собственноручной).
- Документация передается по защищенным каналам, что полностью исключает риск ее кражи или утечки.
- В целях обеспечения дополнительной надежности все документы подлежат автоматическому дублированию на разных серверах.
Законность такого обмена документами обеспечивается следующим образом:
- Оператор электронного обмена должен состоять в доверительной сети ФНС.
- Каждый документ заверяется электронной подписью, что соответствует требованиям закона.
Порядок перехода на ЭДО
Для наилучшего понимания процесса перехода на оператора ЭДО предлагаем разобрать его поэтапно:
- Подробный анализ. Первым делом специалисты дают оценку текущему порядку документооборота. Таким образом они могут сформировать штаб ответственных и обеспечить эффективность системы. При этом очень важно выполнить глубокий анализ законодательства и внутренних правил компании, а также заранее убедиться в готовности контрагентов к переходу на электронный обмен документов. На этапе анализа специалисты оценивают все преимущества перехода на электронный обмен документа.
- Формирование заявки оператору сервиса. Сотрудники компании должны определить спектр услуг, необходимых для наиболее стабильной работы. К примеру, если некоторые контрагенты подключены к разным операторам, важно заранее настроить роуминг.
- Следующий этап – тестирование формата и кадровое обеспечение. ЭДО не требует использования сложной техники, однако следует убедиться в наличии высокоскоростного Интернета и работоспособности оборудования.
- Выбор ответственных специалистов, проведение обучения. Необходимо назначить подразделения компании, ответственные за участие в электронном документообороте, а также разработать специальные инструкции и систему тренинга.
Почему вашей компании стоит перейти на ЭДО?
Плюсы перехода на ЭДО через сервис Контур.Диадок бесспорны:
- Очевидная экономия времени и ресурсов. Компания откажется от лишних расходов на покупку бумаги, печать и почтовые отправления.
- Комплексная оптимизация процесса. ЭДО позволяет выполнять рутинные операции максимально быстро, тем самым снимая нагрузку с сотрудников для решения более важных задач.
- Надежность. Все данные отправляются по зашифрованным каналам, что полностью исключает риск их попадания в руки третьих лиц.
- Удобство. Интерфейс Контур.Диадок интуитивно понятен и отличается не большей сложностью, чем электронная почта. Для подписания и отправки документа достаточно всего пары кликов.
- Востребованность. Ежегодно на обмен электронными файлами переходит все больше предприятий. Таким образом существенно возрастают шансы на поиск надежных бизнес-партнеров, подключенных к данной системе.
Предлагаем подключиться к сервису Контур.Диадок уже сегодня, чтобы оптимизировать документооборот компании и избавиться от лишних расходов. Наши консультанты всегда готовы поделиться подробной информацией о работе и привилегиях системы.
