Офисы по всей России!
Особенности ЭДО в кадровом делопроизводстве: правила согласно законодательству и программные решения от Диадока
В ТК РФ в настоящее время внесены изменения, описывающие особенности электронного документооборота (ЭДО) с сотрудниками компании, порядок перевода имеющейся кадровой документации в электронную форму, а также формальные принципы применения подписей в электронно-цифровом виде. В сегодняшнем обзоре расскажем об изменениях в законах, регламентирующих эти процессы, а также о программном модуле от Диадок для организации документооборота, применяемого в кадровом делопроизводстве (КЭДО).
22.11.2021 г. в законную силу вступили внесённые в ТК РФ из 377-ФЗ поправки. Теперь в эти документы официально внесёно понятие ЭДО в сфере кадрового делопроизводства. Эти поправки дают возможность создания, использования, подписи и хранения кадровой документации исключительно в электронной форме без обязательного дублирования в бумажном виде.
377-ФЗ определяет изменения, внесённые в ТК РФ, именно они создали законодательную базу для внедрения КЭДО. Все положения, указанные в этом законе и вносимых изменениях в ТК РФ, относятся к сотрудникам, работающим с использованием предоставляемых работодателем рабочих мест. Для работников, осуществляющих профессиональную деятельность на дистанционной основе, действуют положения гл. 49.1 Трудового кодекса.
Какая документация теперь будет храниться в электронной форме?
В электронной форме теперь могут храниться такие документы:
- приказ и заявление работника о предоставлении отпуска;
- договор между работодателем и работником о начале работы;
- заявление на увольнение;
- табель учёта времени, проведённого на работе;
- иные документы.
Часть кадровой документации, тем не менее, должна оформляться в бумажном виде:
- приказ на увольнение сотрудника;
- акт, оформляемый по специальной форме, о травмах и нештатных ситуациях, произошедших на производстве;
- журнал плановых инструктажей, проводимых по охране труда.
Виды подписей, которые можно использовать в кадровом ЭДО
Здесь могут использоваться обычная либо усиленная электронные подписи от сотрудников юридического лица (НЭП или КЭП). Сами сотрудники при подписании документов применяют упрощённые варианты электронных подписей (ПЭП). Есть определённый законом перечень типовых документов, которые могут с обеих сторон подписываться электронной подписью:
- ТД;
- документы, подтверждающие признание сотрудника ответственным в материальном отношении лицом;
- договора на обучение;
- договора на образовательную деятельность с отрывом от основной работы или без него;
- любые изменения, вносимые в заключённые договоры;
- приказ о наложении на сотрудника различных видов взысканий дисциплинарного плана;
- документы на изменение основных условий заключённого с работником ТД;
- согласие на осуществление перевода в другой филиал;
- согласие на проведение увольнения или отзыв согласия;
- документы на ознакомление с официальным уведомлением на изменение установленных в ТД условий;
- документы на ознакомление с вынесенным приказом на взыскание дисциплинарного плана в отношении работника.
Основные моменты, связанные с нюансами применения законодательства относительно кадрового документооборота в электронной форме, разобраны на нашем вебинаре. Никитина Наталья, занимающая должность советника директора по работе с государственными структурами в СКБ «Контур», рассказала во время вебинара о том, как перейти на ЭДО в кадровом делопроизводстве, почему кадровые документы в электронной форме позволяют упростить взаимодействие с работниками.
Модуль Диадока для кадрового ЭДО
Диадок имеет собственный программный комплекс документооборота сотрудников с работодателем. Модуль кадрового ЭДО работает по 2 типам: полная интеграция с имеющейся системой кадрового документооборота или версия для браузерной работы (полностью адаптированная для смартфонов и планшетных ПК).
Кадровики смогут в обеих версиях модуля Диадок создавать, получать, отправлять сотрудникам и проверять обновляемые статусы кадровых документов в онлайн-режиме. Сотрудник имеет возможность ознакамливаться с полученными документами удалённо, подписывать их своей подписью электронного формата, отправлять документы сотруднику кадровой службы.
