Классификация документов

В любой компании документооборот формируется из самых разных документов: всех видов договоров, накладных, счетов и прочего. Очень важно структурировать и систематизировать документооборот, поскольку это напрямую влияет на эффективность работы организации и скорость всех бизнес-процессов.

Понятие и признаки

Процесс учёта и ведения документации в компании называется делопроизводством. Он включает создание, регистрацию, хранение, обработку и передачу документов как внутри компании, так и с другими организациями. Основная задача делопроизводства — поддерживать порядок во внутренней документации, обеспечивать её сохранность и соответствие законодательству.

После поступления в компанию каждый документ проходит определённый цикл (входящий документооборот):

• документ поступает в компанию;
• проходит регистрацию и получает идентификационный номер;
• поступает на рассмотрение руководства;
• подписывается;
• сдаётся в архив.

Документ — это элемент делопроизводства: материал в письменном или электронном виде, содержащий информацию о деятельности компании. Документам присущи реквизиты, заголовок, основной текст, дата и подпись.

Документация играет важную роль в работе любой компании, поскольку является главным средством передачи и хранения информации. Грамотно налаженный документооборот позволяет оптимизировать работу, наладить взаимодействие сотрудников, своевременно предоставить корректную информацию контрагенту и подтвердить то или иное решение или действие.

Кроме того, именно документация контролирует многие процессы внутри компании — соблюдение норм и распорядка, контроль и анализ происходящих процессов.

Для чего нужно классифицировать документы

Вся документация делится на типы и виды в зависимости от характеристик и назначения. По видам документы бывают кадровыми, информационно-справочными, распорядительными; по типам — счета-фактуры, договоры, акты и так далее.

У каждого вида документации есть свои особенности и требования к оформлению. Определение типа документа помогает систематизировать информацию, что упрощает её поиск и применение на практике.

Классификация документации выполняет такие полезные функции:

• распределение документации по группам, темам и категориям, что упрощает обработку и ускоряет документооборот;
• обеспечение безопасности и конфиденциальности сведений: доступ выдаётся не к одному файлу, а ко всей группе документов;
• упрощение анализа: упорядоченные документы легче проанализировать и принять верное решение.

Виды документов

Существует множество видов документов, отличающихся по разным признакам и параметрам. Они могут быть представлены как в бумажном, так и в электронном виде.

Документы могут быть официальными и неформальными, внутренними и внешними, долгосрочными или краткосрочными, секретными или общедоступными. В зависимости от назначения различают следующие виды:

• распорядительные;
• организационно-правовые;
• кадровые;
• нормативные;
• информационно-справочные;
• коммерческие;
• финансово-бухгалтерские;
• научно-технические.

Документооборот в ЭДО

Благодаря электронному документообороту в сервисе Контур.Диадок вы можете автоматизировать и оптимизировать работу с документацией. Больше не нужно печатать, подписывать от руки и самостоятельно отправлять документы — они сортируются и надёжно хранятся в электронном архиве Контур.Диадок.

В Диадоке можно обмениваться как формализованными, так и неформализованными документами.

Формализованные документы

Имеют определённую структуру и создаются по шаблону — например, счёт-фактура или УПД. Такие документы проще обрабатывать в информационных системах. Как правило, форматы предоставляет ФНС, однако в нашем сервисе формат можно разработать и самостоятельно.

Неформализованные документы

В отличие от формализованных, не имеют утверждённого формата — к ним относятся различные заявления, отчёты, письма и так далее.

Система ЭДО Диадок позволяет загружать любые документы как с ПК, так и напрямую из 1С. Кроме того, счёт-фактуру, накладную, УПД или акт можно создать прямо в редакторе. В Диадоке можно сразу завизировать документы, настроить их маршрутизацию и упорядочить по типу или виду.