В любой компании документооборот формируется из самых различных документов, включая все виды договоров, накладные, счета и прочее. Очень важно структурировать и систематизировать документооборот в своей компании, поскольку это прямым образом влияет на эффективность работы всей организации в целом, а также на скорость реализации всех бизнес-процессов.
Понятие и признаки
Процесс учета и ведения документации в компании называется делопроизводством. Он подразумевает реализацию таких функций, как: создание, регистрация, хранение, обработка и передача различной документации как внутри своей компании, так и с другими. Основной задачей делопроизводства является поддержание должного порядка во внутренней документации компании, а также обеспечение ее сохранности и соответствие законодательству.
После поступления в компанию каждый документ проходит определенный цикл, входящий документооборот:
- Документация поступает в компанию;
- Проходит регистрацию и получает свой идентификационный номер;
- Поступает на рассмотрение в руководство;
- Подписывается;
- Сдается в архив.
Документ является неким элементом делопроизводства. Он представляет собой материал в письменном или электронном виде, содержащий некую информацию, касающуюся деятельности компании. Документы присущи такие признаки, как наличие реквизитов, заголовка, основного текста, даты и подписи.
Документация играет крайне важную роль в функционировании любой компании, поскольку являются главным средством передачи и хранения информации. Грамотно налаженный процесс документооборота позволяет оптимизировать работу компании, наладить взаимодействие между сотрудниками, своевременно предоставить точную и корректную информацию контрагенту, подтвердить то или иное решение, или действие.
Кроме того, именно документация контролирует многие процессы внутри компании, в частности соблюдение норм и распорядка, контроль и анализ процессов, происходящих в компании.
Для чего нужно классифицировать документы
Вся документация подразделяется на различные типы и виды, в зависимости от определенных характеристик и назначений. Документы бывают следующих видов: кадровые, информационно-справочные, распорядительные. По типам их делят на счета-фактуры, договоры, акты и так далее.
У каждого вида документации есть свои особенности и требования к способу организации и оформлению. Определение типа документа помогает систематизировать и конкретизировать информацию, что упрощает ее поиск и применение на практике.
Классификация документации выполняет такие полезные функции, как:
- Распределение документации по соответствующим группам, темам и категориям. Это, в свою очередь упрощает процесс их обработки и способствует ускорению документооборота;
- Обеспечение безопасности и конфиденциальности содержащихся в документации сведений. При этом документы делятся на определенные группы и при получении доступа, человек получает его не к одному конкретному файлу, а ко всей группе, в которой он содержится;
- Упрощение анализа. Правильно упорядоченные документы, файлы намного легче проанализировать и принять на их основе верное решение, чем разрозненные.
Виды документов
Существует множество различных видов документов, отличающихся между собой по множеству признаков и параметров. Они могут быть представлены как в бумажном виде, так и в электронном.
Виды документов и их классификация достаточно обширны. Они могут быть официальными и неформальными, внутренними и внешними, долгосрочными или внешними, секретными или общедоступными и так далее.
В зависимости от назначения различают следующие виды документов:
- Распорядительные;
- Организационно-правовые;
- Кадровые;
- Нормативные;
- Информационно-справочные;
- Коммерческие;
- Финансово-бухгалтерские;
- Научно-технические.
Документооборот в ЭДО
Благодаря электронному документообороту в сервисе Контур.Диадок вы можете автоматизировать и оптимизировать процесс работы с документацией. Вам больше не придется печатать, подписывать от руки и самостоятельно отправлять документы. Они будут сортироваться и надежно храниться в электронном архиве сервиса Контур.Диадок.
В Диадоке у вас есть возможность производить обмен как формализованными документами, так и неформализованными.
Формализованные документы — имеющие определенную структуру, созданные по шаблону, такие как счет-фактура или УПД. Такие документы намного проще обрабатывать в информационных системах. Как, правило форматы для формализованных документов предоставляет ФНС, однако в нашем сервисе, вы также можете разработать такой формат самостоятельно.
Неформализованные документы — в отличии от формализованных, не имеют утвержденного формата, к ним относятся различные заявления, отчеты, письма и так далее.
Система ЭДО Диадок позволяет загружать любые документы как с ПК, так и напрямую из 1С. Кроме того, ряд документов, а именно счет-фактуру, накладную, УПД или акт можно создать прямо в редакторе. В Диадоке можно сразу завизировать документы, настроить их маршрутизацию, а также упорядочить в зависимости от их типа или вида.
