Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?

С сентября 2023 года компании обязывают своих сотрудников подписывать документы с использованием МЧД и КЭП физического лица.

МЧД — это особая форма электронной доверенности, которую выдаёт глава компании (единственный владелец КЭП фирмы), чтобы наделить другого сотрудника правом заверять электронные документы от имени руководителя. Это оптимизирует процессы электронного документооборота и упрощает ведение деловых операций.

По действующему законодательству заверять документы от имени организации может только директор или его официальные представители. Поправки Федерального закона № 476 изменили работу с электронными подписями: теперь для получения КЭП нужно обращаться в удостоверяющие центры налоговой службы. Сотрудники компании получают свои сертификаты как физические лица, а для участия во внутреннем ЭДО им потребуется машиночитаемая доверенность.

Ключевые изменения

• КЭП главы компании — уникальная подпись. Для подписания документов в крупных компаниях используются КЭП сотрудников (физических лиц), а также МЧД;
• КЭП на сотрудника можно получить до 1 сентября 2023 года — например, бухгалтеру, специалисту по торговле или юристу, чтобы они могли выполнять авторизованные действия в ЭДО;
• для подписания документов (актов и др.) сотруднику, помимо права подписи, нужно оформить электронную доверенность, дающую соответствующие полномочия;
• после 1 сентября 2023 года сотрудникам выдают квалифицированную электронную подпись физического лица и дополнительно — электронную доверенность (МЧД).

Требования к МЧД

Единые требования к МЧД размещены на портале regulation.gov.ru. Так, Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857 закреплено следующее:

• для оформления МЧД должен применяться формат XML (при определённых условиях допустим и формат PDF);
• МЧД должна заверяться УКЭП в формате XMLDSIG либо в соответствии с регламентом, принятым Минцифры от 14.09.20 № 472.

Сроки внедрения МЧД

19 декабря 2022 года был подписан Федеральный закон № 536-ФЗ, который перенёс переход на машиночитаемые доверенности (МЧД) на начало сентября 2023 года. Это решение стало значимым шагом в установлении нового порядка электронного документооборота.

Перед компаниями и должностными лицами стоит важная задача — подготовиться к новому этапу работы с электронными подписями и доверенностями: внести необходимые доработки в учётные системы и скорректировать бизнес-процессы. Комплексный подход и своевременные меры позволят обеспечить бесперебойный переход на новые правила и эффективно использовать электронные подписи и доверенности.