С начала сентября 2023 года фирмы вводит обязательность для своих подчиненных подписывать документы с использованием МЧД и КЭП физического лица.
МЧД представляет собой особенную форму электронной доверенности, выдаваемую только главой компании (который является единственным владельцем КЭП фирмы) для полномочия другого сотрудника организации на заверение электронных документов от имени руководителя, что оптимизирует процессы электронного документооборота и обеспечивает удобство ведения деловых операций.
В соответствии с современным законодательством, привилегия заверять документы от имени организации принадлежит только директору или его официальным представителям. Однако, недавно вступившие в силу поправки Федерального закона No 476 революционизировали процесс работы с электронными подписями. Теперь для получения КЭП необходимо обратиться в удостоверяющие центры налоговой службы. Коллеги из организации теперь получают свои сертификаты как физические лица, а для участия в электронном документообороте внутри компании им потребуется машиночитаемая доверенность.
Ключевые изменения:
- КЭП главы компании – это уникальная и неповторимая подпись, однако, для эффективного подписывания документов в крупных компаниях, требуется использование КЭПов сотрудников или физических лиц, а также необходима МЧД.
- КЭП на сотрудника возможно получить до 1 сентября 2023 года. Это может быть предоставлено, например, бухгалтеру, специалисту в области торговли или юристу, что позволит им осуществлять авторизованные действия в рамках электронного документооборота с высоким уровнем безопасности и достоверности.
- Для подписания различных документов, включая акты, кроме бухгалтера, у которого уже есть право подписи таких документов, требуется оформить электронную доверенность, которая позволит уполномоченным лицам осуществлять авторизованные действия в электронном документообороте с соответствующими правами и полномочиями.
- С текущего момента и особенно после 1 сентября 2023 года становится возможным выдавать сотрудникам квалифицированную электронную подпись в качестве физического лица и дополнительно предоставлять им электронную доверенность, известную также как МЧД.
Требования к МЧД:
Информация о единых условиях для МЧД документации размещены на сайте https://regulation.gov.ru/. Так, Приказом Минцифры от 18.08.2021г. No 857 зафиксировано, следующее:
- Для написания МЧД должен применяться формат XML (также, при определенных условиях допустим формат PDF);
- МЧД обязана заверяться УКЭП в формате XMLDSIG или в соответствии с регламентом, принятым Министерством цифрового развития от 14.09.20г. No 472.
Сроки внедрения МЧД
19 декабря 2022 года, когда был подписан Федеральный закон No 536-ФЗ, предусматривающий перенос долгожданного перехода на Машиночитаемые доверенности (МЧД) на начало сентября 2023 года. Это решение стало значимым шагом в установлении нового порядка электронного документооборота и обещает принести существенные изменения в работе организаций и упростить взаимодействие с электронными подписями. Подписание данного закона вызвало волну обсуждений и подготовительных мер ведущих компаний, у которых теперь осталось не так много времени для подготовки и адаптации к новым требованиям.
Перед компаниями и должностными лицами стоит важная задача — подготовиться к новому этапу работы с электронными подписями и доверенностями согласно изменениям в требованиях. Это предполагает активные действия фирм, направленные на внесение необходимых доработок в учетные системы и скорректирование бизнес-процессов.
Комплексный подход и своевременные меры позволят гарантировать бесперебойный переход на новые правила и обеспечить эффективное использование электронных подписей и доверенностей в повседневной деятельности. Надлежащая подготовка поможет компаниям быть готовыми к грядущим изменениям и успешно справляться с вызовами, которые принесет с собой внедрение МЧД и электронного документооборота.
