Новый фильтр по документам в 1С и как это работает при ЭДО с маркетплейсами
1С:Бухгалтерия 8 научилась фильтровать документы по типу в журнале «Маркетплейсы» — разбираемся, что это даёт бухгалтеру и как выстроить ЭДО с маркетплейсами без ручной работы.
Содержание статьи
В версии 3.0.206 программы «1С:Бухгалтерия 8» появилось то, чего давно не хватало компаниям, которые ведут ЭДО с маркетплейсами: в журнале «Маркетплейсы» теперь можно отбирать документы по типу. На первый взгляд — мелочь интерфейса, но для бухгалтера, к которому каждый день стекаются десятки УПД, накладных и актов от Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета, эта мелочь экономит реальное время. Дальше расскажем, что именно поменялось в программе, зачем компаниям вообще нужен электронный обмен документами с торговыми площадками и как выстроить его так, чтобы ни один файл не затерялся.
Что изменилось в журнале «Маркетплейсы» 1С:Бухгалтерии
Начиная с версии 3.0.206 журнал «Маркетплейсы» научился отбирать записи по типу документа. Раньше всё шло единым списком: накладные, акты, отчёты о реализации и корректировки лежали вперемешку. Теперь достаточно выбрать нужную категорию — и не приходится пролистывать весь массив вручную.
Где искать обновлённый журнал, зависит от того, какой интерфейс включён в организации:
- в простом интерфейсе — раздел «Товары – Маркетплейсы»;
- в полном интерфейсе — раздел «Продажи – Продажи – Маркетплейсы и комиссионеры».
Такое дополнение — часть текущей доработки 1С:Бухгалтерии: типовые участки учёта регулярно совершенствуются, и журнал «Маркетплейсы» не исключение. Именно в нём собираются все документы, поступающие от торговых площадок, и бухгалтеру важно ориентироваться в них быстро.
Зачем нужен ЭДО с маркетплейсами
Работа с Ozon, Wildberries и Яндекс Маркетом практически всегда идёт через электронный обмен документами: площадки направляют продавцам юридически значимые файлы вместо бумажных копий и сканов. Электронная подпись на УПД или акте имеет ту же силу, что и подпись от руки, и снимает лишние вопросы при налоговой проверке.
За месяц взаимодействия с площадкой у продавца набирается целый пакет разных документов — основные разновидности собраны в таблице ниже.
| Тип документа | Когда используется |
|---|---|
| УПД | Оформляется при отгрузке товара — продавцом маркетплейсу или напрямую покупателю; в одном документе объединены счёт-фактура и накладная |
| Отчёт о реализации | Готовится площадкой: фиксирует объём проданного товара и размер удержанного вознаграждения |
| Акт об оказании услуг | Подтверждает услуги, оказанные маркетплейсом, — хранение, логистику, продвижение товара |
| Корректировочный УПД | Составляется при возврате товара, выявленной недостаче или изменении его цены |
Кому ЭДО с маркетплейсами обязателен по закону
Все операторы электронного документооборота, включая Контур.Диадок, опираются на Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: по нему подпись под УПД, накладной или актом при обмене с площадками юридически приравнивается к собственноручной. Но обязательность подключения определяется не самой возможностью работать электронно, а тем, что именно продаёт селлер и какой налоговый режим он применяет.
По Налоговому кодексу РФ электронные счета-фактуры и УПД с выделенным НДС передаются только через аккредитованного оператора и лишь при взаимном согласии сторон. Отсюда вывод: плательщикам НДС, которые выставляют счета-фактуры площадкам, электронный обмен документами нужен практически без альтернатив — бумажной версией или распечаткой из личного кабинета его не заменить.
Есть и другая причина для обязательного подключения — продажа товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный знак»: это обувь, одежда, шины, парфюмерия, часть молочной продукции и напитков. Как электронный обмен документами связан с передачей кодов маркировки, расскажем в отдельном разделе ниже.
У продавцов на УСН и самозанятых, которые не выставляют счета-фактуры с НДС, прямой обязанности по Налоговому кодексу может не быть. Но чаще всего требование об электронном обмене документами закреплено в оферте самой площадки — уже как условие маркетплейса, а не норма закона, и его придётся соблюдать, если сотрудничество продолжается.
Особенности ЭДО на разных площадках
Принцип у всех площадок общий: файлы, заверенные КЭП, идут через оператора электронного документооборота. А вот детали работы с документами у каждого маркетплейса свои — их стоит уточнять непосредственно в личном кабинете продавца.
- Ozon — настройка электронного обмена документами находится в разделе настроек документов личного кабинета продавца; там вносятся реквизиты организации и оператор ЭДО, через которого будут идти УПД и акты.
- Wildberries — весь документооборот виден в личном кабинете поставщика; помимо УПД на поставку площадка выпускает отчёты о реализации и корректировочные документы при возвратах, и они тоже проходят через электронный обмен.
- Яндекс Маркет — электронный обмен доступен продавцам и при фулфилменте от площадки, и при доставке силами продавца; в кабинете нужно подключить оператора ЭДО и получить подтверждение обмена от Маркета.
- Мегамаркет и Lamoda — тоже работают с продавцами через операторов электронного документооборота, но набор типовых документов и расположение нужного раздела в кабинете лучше уточнять непосредственно у площадки — интерфейсы обновляются.
Из-за этих различий продавцу, который работает сразу с несколькими площадками, стоит заранее уточнить у своего оператора, с кем обмен уже налажен, а где потребуется отдельно подключать роуминг.
Как настроить электронный документооборот с Ozon, Wildberries и Яндекс Маркетом
Чтобы документы от площадки поступали в учётную систему автоматически, без ручной пересылки, продавцу необходимы оператор ЭДО и настроенная связка с 1С. Контур.Диадок, будучи партнёром СКБ Контур, предлагает для этого модуль для 1С и Диадок.Коннектор: эти инструменты забирают документы у маркетплейса через API и заводят их в базу без ручного переноса реквизитов.
При такой настройке журнал «Маркетплейсы» из простого архива превращается в рабочий инструмент 1С:Бухгалтерии: УПД, накладные и акты появляются там сразу после подписания, а новый фильтр по типу помогает быстро найти нужное — например, отобрать отчёты о реализации перед закрытием месяца или сверить, все ли акты по логистике подписаны.
Для продавца, который работает сразу с несколькими площадками, такой обмен документами снимает главную головную боль — разнобой форматов и личных кабинетов. Документы от Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета оказываются в едином списке, и заходить в кабинет каждой площадки по отдельности больше не нужно.
Пошагово: как подключить обмен документами с маркетплейсом
- Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в удостоверяющем центре, если её ещё нет, — без подписи документы не подписать.
- Выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор — например, подключиться к Контур.Диадок.
- В личном кабинете площадки найти раздел настроек документооборота — как правило, он называется «ЭДО», «Документы» или «Документооборот», — и внести туда данные организации и выбранного оператора.
- Если площадка работает с другим оператором, направить запрос на роуминг — приглашение к обмену между операторами — и подтвердить его уже в своём личном кабинете.
- Настроить интеграцию с учётной системой — модуль для 1С или Диадок.Коннектор, — чтобы документы от площадки заносились в базу без ручного переноса.
- Проверить первые тестовые документы: убедиться, что УПД и накладные поступают, корректно подписываются со стороны площадки и отображаются в нужном разделе программы — например, в журнале «Маркетплейсы» 1С:Бухгалтерии.
Как выбрать оператора ЭДО для работы с маркетплейсами
С формальной точки зрения документы, заверенные КЭП через любого аккредитованного оператора, равны по юридической силе. Но на практике именно от выбора оператора зависит, насколько быстро и удобно пойдёт обмен документами с конкретной площадкой. При сравнении операторов — Диадока, СБИС (Тензор), Такскома, Калуги Астрал, Сберкоруса и других — стоит смотреть на несколько параметров.
| Критерий | На что обратить внимание |
|---|---|
| Роуминг | Настроен ли у оператора обмен с сервисом, которым пользуется нужный маркетплейс или контрагент, и сколько времени займёт настройка роуминга |
| Интеграция с учётной системой | Есть ли готовый модуль или коннектор для 1С, SAP или другой учётной системы, который избавляет от ручного переноса документов |
| Поддержка маркировки | Умеет ли оператор передавать в УПД коды маркировки «Честный знак» по товарам, подлежащим обязательной маркировке |
| Мобильный доступ | Есть ли мобильное приложение для подписания документов вне офиса |
| Тарифы | Как строится оплата — за подключение, пакет документов или каждый исходящий файл; условия у операторов разные и периодически меняются, поэтому точную цену лучше уточнять напрямую у оператора |
Роуминг между операторами ЭДО
Продавец и его контрагент или маркетплейс далеко не всегда работают с одним и тем же оператором. Например, у продавца подключён Диадок, а площадка обменивается документами через другой сервис. В такой ситуации напрямую передавать документы помогает роуминг — техническая настройка, связывающая разных операторов и позволяющая пересылать подписанные файлы без смены сервиса кем-то из сторон.
Чтобы включить роуминг, одна сторона направляет приглашение к обмену через личный кабинет своего оператора, а вторая его принимает. Поскольку согласие нужно от обеих сторон и процесс не мгновенный, настройку стоит запускать заранее — до первой партии документов, а не в момент, когда УПД или накладную уже пора подписывать.
ЭДО и маркировка «Честный знак»
Для товаров, подлежащих обязательной маркировке, — обуви, одежды, шин, парфюмерии, отдельных категорий молочной продукции, воды и прочего — электронный обмен документами с площадкой решает не только бухгалтерскую задачу. У него есть вторая функция: передавать сведения о движении маркированного товара в систему «Честный знак».
При продаже товара покупателю право собственности переходит либо от продавца к площадке, либо сразу к покупателю — в зависимости от модели работы. Этот переход обязательно фиксируется электронным УПД с кодами маркировки: именно из него система «Честный знак» получает данные о выбытии товара из оборота. Если документ не оформлен электронно или коды не совпадают с фактической партией, товар формально остаётся числиться в обороте у продавца, хотя фактически уже продан, — при проверке это создаёт расхождение и может вызвать вопросы у контролирующих органов.
Поэтому для продавцов маркированных категорий отлаженный обмен документами с площадкой — не просто удобство, а обязательное условие корректной работы с системой маркировки: коды обязаны уходить автоматически и без задержек при каждой продаже.
Риски ручной обработки документов от площадок
Пока документы обрабатываются вручную, вероятность типичных ошибок растёт:
- не подписанный вовремя УПД — угроза претензий от площадки и сложностей с вычетом НДС;
- пропущенный отчёт о реализации — сверка с площадкой по сумме вознаграждения и остаткам товара усложняется;
- ручной перенос данных из кабинета площадки в 1С — источник опечаток в суммах и позициях номенклатуры;
- срыв сроков закрытия месяца — бухгалтерия не успевает свести документы к моменту сдачи отчётности.
Автоматизация закрывает большинство этих рисков: в 1С документы поступают уже рассортированными по типу, а не единым потоком, который пришлось бы разбирать вручную.
Частые вопросы про ЭДО с маркетплейсами
Что такое журнал «Маркетплейсы» в 1С:Бухгалтерии?
Это раздел программы, где собираются все документы по продажам через торговые площадки: накладные, УПД, акты, отчёты о реализации. Начиная с версии 3.0.206 их можно отфильтровать по типу.
С какой версии 1С:Бухгалтерии доступен фильтр по типу документов?
Начиная с версии 3.0.206 — чтобы воспользоваться функцией, программу нужно обновить до этой версии или более новой.
Где найти журнал «Маркетплейсы» в программе?
В простом интерфейсе — раздел «Товары – Маркетплейсы», в полном интерфейсе — «Продажи – Продажи – Маркетплейсы и комиссионеры».
Обязательно ли вести ЭДО с маркетплейсами через отдельного оператора?
Да — юридически значимые документы с площадками идут только через оператора электронного документооборота. Подключение к оператору и настроенная связка с 1С избавляют от ручной выгрузки файлов из личного кабинета площадки.
Что делать, если документы от маркетплейса не попадают в 1С автоматически?
Стоит проверить настройки интеграции между оператором и учётной системой — модулем для 1С или коннектором. Если всё настроено верно, документы появляются в журнале «Маркетплейсы» сразу после подписания.
Что такое роуминг в ЭДО и когда он нужен?
Роуминг — техническая настройка, связывающая разных операторов электронного документооборота. Он требуется, когда продавец и контрагент или маркетплейс работают с разными сервисами: без роуминга документы не попадут к адресату напрямую, даже если у обеих сторон юридически значимый обмен.
Как ЭДО связан с маркировкой «Честный знак»?
При продаже маркированного товара через площадку сведения о переходе права собственности уходят в «Честный знак» через электронный УПД с кодами маркировки. Без корректно оформленного электронного документа товар не будет выведен из оборота, а это риск при проверке.
Обязателен ли ЭДО для продавцов без НДС на маркетплейсах?
По Налоговому кодексу у продавцов на спецрежимах без НДС прямой обязанности может и не быть, но большинство площадок закрепляют требование об электронном обмене документами в условиях работы для всех продавцов — вне зависимости от системы налогообложения.
Итог
Новый фильтр по типу документа в журнале «Маркетплейсы» — небольшое, но полезное обновление 1С:Бухгалтерии: оно экономит время бухгалтеру, который ежедневно разбирает поток документов от Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета. Но по-настоящему полезной эта доработка становится только тогда, когда обмен документами с площадками уже выстроен и файлы попадают в 1С автоматически, а не переносятся вручную из личных кабинетов.
Если в вашей компании обмен документами с площадками пока строится на ручной выгрузке и импорте файлов, имеет смысл присмотреться к готовой интеграции. Модуль для 1С и Диадок.Коннектор от Контур.Диадок берут на себя связь между площадками и учётной системой, снижая риск потерянных УПД и ошибок ручного ввода.
