Оптимизация документооборота в компании

Один из важнейших элементов деятельности любой компании — грамотное ведение документооборота, ведь от оптимизации этого процесса зависит эффективность работы всей организации. В статье расскажем, как правильно вести документооборот в бизнесе.

Для чего необходима оптимизация документооборота?

Результаты деятельности компании напрямую зависят от скорости обмена документами как внутри структуры, так и со сторонними компаниями. Оптимизация документооборота позволяет избежать многих тормозящих моментов: сложных маршрутов подписания, путаницы в бухгалтерии, долгого поиска и сортировки документов.

Один из самых популярных способов оптимизации — переход на электронный документооборот: обмен файлами вместо бумаги значительно ускоряет процесс. При этом электронные документы обладают равной юридической силой с бумажными, поскольку подписываются квалифицированной электронной подписью. КЭП подтверждает личность подписанта и гарантирует, что в документ не вносились изменения.

Однако сам по себе переход на ЭДО не решит проблем, если маршруты движения документов останутся прежними. Наиболее частые ошибки при оптимизации документооборота:

• слишком сложные бизнес-процессы: запутанный маршрут обмена документами с лишними операциями затрудняет работу, а сотрудники не всегда обучены взаимодействию между подразделениями;
• работа не полностью переведена в электронный формат: часть процесса по-прежнему выполняется вручную, что вызывает путаницу и создаёт дополнительную нагрузку;
• отсутствует регламент согласования: нет понимания, кто и что согласует и кому разрешено пользоваться КЭП;
• часть партнёров не готова перейти на ЭДО, из-за чего бизнес-процессы тормозятся;
• консервативность сотрудников: не все готовы к изменениям и воспринимают ЭДО как формальность.

Эффективно решить многие из этих проблем помогает сервис ЭДО Контур.Диадок: он позволяет вести документооборот быстро, а интеграция с любой учётной системой избавляет сотрудников от трудностей с внедрением новых технологий.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот — новая система передачи и хранения информации. Главное её преимущество — отсутствие материальных носителей: все документы хранятся в цифровом формате. Основные достоинства:

• безопасность и надёжное хранение: в Диадоке каждый документ автоматически получает резервную копию;
• ускорение бизнес-процессов: все операции происходят моментально, пакет документов подписывается за секунды;
• простота использования и доступная техподдержка Диадока;
• прозрачность процесса: видно отправителя, подписанта и тех, кто задерживает подписание, — все действия фиксируются в журнале;
• сокращение издержек: экономия на бумаге, печати и доставке достигает 5–7 раз, а получение документов в Диадоке бесплатно (кроме случаев из прайс-листа);
• экономия времени: вместо упаковки и пересылки бумаг сотрудники сосредотачиваются на приоритетных задачах.

Перейти со стандартной системы документооборота на ЭДО легко — нужно выполнить несколько действий:

• выбрать провайдера ЭДО — из реестра ФНС, с гарантией безопасности, роумингом и поддержкой клиентов;
• организовать внутренние процессы: проанализировать документооборот, пересмотреть маршруты утверждения и убрать лишние элементы;
• разработать и утвердить правила использования ЭДО: указать ответственных в учётной политике, определить пользователей КЭП и процедуры утверждения, провести обучение;
• выбрать техническое решение: веб-приложение, модуль для 1С или интеграцию с другими учётными системами;
• сообщить контрагентам о переходе на ЭДО и отправить приглашения; при работе с другим оператором — настроить роуминг.

Оптимизация документооборота с помощью Диадока

Диадок — платформа ЭДО от СКБ Контур, которая ускоряет обмен документами, переводя его в электронный формат. Пользователи подписывают документы квалифицированной электронной подписью и обмениваются ими онлайн.

Работа с платформой не требует особых навыков: интерфейс напоминает электронную почту. Процесс состоит из четырёх этапов — получение и распределение документов, согласование, подписание и отправка. Рассмотрим каждый из них.

Получение и распределение документов

Новые документы приходят в папку «Входящие» и выделяются полужирным шрифтом. При настроенном оповещении на почту приходят уведомления. Документ можно открыть и выбрать действие либо отметить сразу несколько файлов, чтобы подписать, согласовать или отказать в подписи. Также можно настроить автоматическое направление документов в определённые отделы.

Создание и отправка

Создание и отправка документов в Диадоке выполняются через встроенный редактор, позволяющий составлять акты, счета-фактуры, УПД и накладные. Готовые документы можно загрузить с компьютера, а внешний вид документа настроить в корпоративном стиле — например, добавить логотип или штрихкод.

Согласование

Согласовывать входящие и исходящие документы можно в разы быстрее, чем на бумаге. При большом объёме документов поможет функция маршрутизации: документы передаются между участниками автоматически с уведомлениями, можно установить временные ограничения на каждом этапе.

Подписание

Подписывать можно как отдельные документы, так и большое количество одновременно — с помощью КЭП.

Благодаря готовой интеграции Диадока с 1С компании выполняют основные операции с документами в привычном интерфейсе. Доступны следующие возможности:

• модуль для 1С — готовое решение для получения, отправки и подписания внешних и внутренних документов с автоматическим переносом данных в 1С;
• Диадок.Коннектор — облачное решение для интеграции с учётной системой компании;
• API Диадока — набор инструментов для создания собственного интеграционного решения.

Использование Диадока делает бизнес-процессы проще и прозрачнее, ускоряет обработку документов и экономит на печати и прочих затратах. При вопросах по оптимизации документооборота всегда можно обратиться за консультацией к экспертам.