Оптимизация документооборота в компании

Для чего необходима оптимизация документооборота?

Ключом к успешной деятельности организации является грамотное налаживание процесса документооборота, его оптимизация. Результаты деятельности компании и ее положение в бизнес-кругах напрямую зависит от скорости обмена документами как внутри структуры, так и со сторонними компаниями. Оптимизация документооборота позволяет избежать многих моментов, тормозящих функционирование организации, например: сложные маршруты подписания бумаг, путаница в бухгалтерии, долгий поиск и сортировка документов и другие.

Одним из наиболее популярных способов оптимизации является переход компании на электронный документооборот. Он позволяет производить обмен не бумажными документами, а фалами, что значительно ускоряет весь процесс. При этом, электронные документы обладают равной юридической силой с бумажными носителями, поскольку они подписываются квалифицированной электронной подписью. КЭП является подтверждением личности подписанта, а также гарантирует, что в документ не вносились какие-либо изменения.

Однако сам по себе переход на электронный документооборот не решит проблем, если маршруты передвижения документов останутся такими же, как при использовании бумажного формата.

Наиболее частыми ошибками, связанными с оптимизацией документооборота, являются:

• Слишком сложные бизнес-процессы. Неправильно построенный маршрут обмена документами, с множеством лишних элементов и операций, в значительной степени затрудняет весь процесс. Кроме того, не редки случаи, когда сотрудники компании не обучены методам взаимодействия между различными структурными подразделениями компании, а маршруты согласования повторяются.
• Работа не полностью переведена в электронный формат. Зачастую бывает, что какая-то часть процесса все еще должна выполняться вручную сотрудниками компании, что не только вызывает путаницу, но и создает дополнительную нагрузку.
• Отсутствует регламент согласования документации. Нет четкого понимания кто и что согласует, кому из сотрудников разрешено пользоваться квалифицированной электронной подписью. Нет регламента согласования: не продумано, кто из сотрудников может использовать КЭП, и не выстроены сценарии согласования.
• Некоторые из партнеры не готовы перейти на ЭДО. Не все контрагенты согласны продолжить сотрудничество посредством электронного документооборота. Из-за этого некоторые бизнес-процессы затормаживаются, и как следствие падает эффективность.
• Консервативность сотрудников компании. Не все сотрудники готовы к изменениям, некоторые из них предпочитают работать по старинке, а введение ЭДО воспринимают как пустую формальность. Данный фактор, в свою очередь тоже тормозит деятельность компании.

Эффективным способом решения многих из вышеперечисленных проблем является работа через сервис ЭДО- Контур.Диадок. Он позволит вам вести электронный документооборот вашей компании эффективно и быстро. А с помощью интеграции с любой учетной системой, ваши сотрудники не будут испытывать трудности с внедрением новых технологий.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой новую систему передачи и хранения информации, отличающуюся от традиционных методов. Основным преимуществом данного подхода является отсутствие необходимости использовать материальные носители, так как все документы сохраняются в цифровом формате.

Основные достоинства электронного документооборота включают в себя следующие аспекты:

• В первую очередь, это безопасность и надежное хранение информации. При использовании сервиса Диадок каждый электронный документ автоматически получает резервную копию, что исключает возможность случайной потери или повреждения данных.
• Другим важным преимуществом является ускорение бизнес-процессов. Все операции происходят моментально, без необходимости ждать курьера или проверять статус доставки почтой. Электронные пакеты документов можно подписать за несколько секунд.
• Простота использования и удобство сервиса обеспечивают каждому пользователю возможность применения ЭДО. Кроме того, вы всегда можете обратиться с любым, интересующим вас вопросом к службе технической поддержки Диадока.
• Еще одним значимым преимуществом является прозрачность процесса. Легко отслеживать отправителя документа, лицо, подписавшее его, а также тех, кто задерживает процесс подписания. Все действия участников документооборота регистрируются в специальном журнале.
• Электронный документооборот также способствует сокращению издержек. Экономия на бумаге, печати и доставке достигает 5–7 раз, причем в Диадоке получение документов совершенно бесплатно, за исключением некоторых случаев, указанных в прайс-листе.
• Экономия времени – еще один важный аргумент в пользу использования ЭДО. Вместо упаковки бумажных документов, передачи их курьеру и ожидания доставки, сотрудники компании могут сосредоточиться на более приоритетных задачах. Среднее время доставки почтовых отправлений составляет 2–4 дня. При регулярной отправке документов каждый месяц на ожидание уходит более месяца в году. Кроме того, пересылка пакета документов обходится в 40–50 рублей, что становится значительной статьей расходов для компании.

Чтобы оценить и сравнить количество расходов на ведение бумажного и электронного документооборота можно воспользоваться специальным от сервиса Контур.Диадок. С помощью указания количества пакетов документов в месяц и средней стоимости их доставки калькулятор позволит оценить суммарные сбережения при использовании ЭДО.

Перейти со стандартной системы ведения документооборота на ЭДО очень легко. Нужно выполнить несколько действий:

• Первым делом, необходимо выбрать провайдера услуг ЭДО. Он должен быть включен в реестр Федеральной налоговой службы, гарантировать безопасность обмена информацией, обеспечивать роуминг и быть популярным среди деловых партнеров. Крайне важно, чтобы выбранный оператор ЭДО предоставлял поддержку клиентам при освоении системы и отвечал на возникающие вопросы.
• Далее следует организовать внутренние процессы в компании. Проанализировать текущий документооборот, оценить имеющиеся сценарии, пересмотреть маршруты утверждения документов и устранить излишние элементы.
• Следующим шагом необходимо разработать и утвердить правила использования ЭДО. Указать ответственных сотрудников в корпоративной учетной политике. Определить круг пользователей с квалифицированной электронной подписью (КЭП) и определить процедуры утверждения документов. Обязательно провести обучение сотрудников.
• После этого следует выбрать подходящее техническое решение. Например, ЭДО системы Контур.Диадок представлены в виде веб-приложения, специализированного модуля для программы 1С и интеграционных возможностей для других систем учета.
• И последним, но не менее важным шагом является информирование контрагентов о переходе на ЭДО. Для начала обмена необходимо отправить приглашения через выбранный сервис. В случае, если деловые партнеры присоединены к другому оператору, необходимо установить роуминговое соединение для обмена документами.

Ведите электронный документооборот с Диадоком. С его помощью этот процесс станет максимально понятным и простым.

Оптимизация документооборота с помощью Диадока

Диадок представляет собой платформу ЭДО, разработанную компанией СКБ Контур, которая способствует улучшению и ускорению процесса обмена документами, переводя его в электронный формат и устраняя необходимость использования бумажных носителей. Пользователи Диадока могут подписывать документы с применением квалифицированной электронной подписи и обмениваться ими в онлайн-режиме.

Использование Диадока не требует особых навыков: его пользовательский интерфейс напоминает работу с электронной почтой и будет понятен каждому, кто способен выполнять элементарные действия в интернете. Процесс взаимодействия с платформой состоит из четырех основных этапов: получение и распределение документов, их согласование, подписание и отправка. Давайте рассмотрим, как Диадок способствует оптимизации каждого из этих этапов.

Получение и распределение документов

Изначально, вы получаете новые документы в папке «Входящие», они будут выделены полужирным шрифтом, чтобы их было проще отличить от прочитанных ранее. Также вы будете получать уведомления на почту, о получении новых документах, если у вас настроено соответствующее оповещение. Для обработки документа необходимо его открыть и выбрать соответствующее действие либо сразу проставить отметки на нескольких файлах, чтобы подписать их все вместе, согласовать или отказать в подписи. Кроме того, в Диадоке предусмотрена возможность настроить автоматическое направление документов в определенные отделы.

Создание и отправка

Создание и отправка документов в Диадоке осуществляется через встроенный редактор, который позволяет составлять акты, счета-фактуры, УПД и накладные. Также можно загружать готовые документы с компьютера. Возможна настройка внешнего вида электронного документа в соответствии с корпоративным стилем вашей компании, например, добавление логотипа или штрихкода.

Согласование

С помощью Диадока вы можете согласовывать как входящие, так и исходящие документы в разы быстрее, чем это делается при работе с бумажной документацией. При большом объеме документов и участников процесса согласования можно воспользоваться функцией маршрутизации для автоматизации процесса. В этом случае документы будут передаваться между участниками автоматически, с уведомлениями для каждого из них. Также есть возможность установить временные ограничения на каждом этапе обработки документа.

Подписание

Вы можете подписывать как отдельно взятые документы, так и их большое количество одновременно. Подпись осуществляется с помощью КЭП.

Наличие готовой интеграции Диадока с 1С компании получают возможность осуществлять основные операции с документами в привычном интерфейсе без необходимости переключения между различными вкладками. Вы можете воспользоваться следующими функциональными возможностями сервиса:

• Модуль для 1С представляет собой готовое решение, предлагаемое сервисом Контур.Диадок, которое обеспечивает получение, отправку и подписание как внешних, так и внутренних документов. Перенос информации из электронных документов в 1С осуществляется автоматически.
• Диадок.Коннектор представляет собой облачное решение, обеспечивающее интеграцию с учетной системой компании.
• API Диадока включает в себя набор готовых инструментов, с помощью которых можно создать свое собственное интеграционное решение.

Использование Диадока помогает компаниям сделать бизнес-процессы намного проще и прозрачнее, ускорить обработку документов и сэкономить на расходах на печать и прочих затратах, неизбежных при использовании бумажного документооборота. Все это дает возможность сотрудникам освободить время для выполнения более важных задач.

В случае возникновения вопросов по оптимизации документооборота всегда можно обратиться за помощью к экспертам, которые окажут необходимую консультацию и помогут наладить процессы.