Переход на ЭТрН в 2026 году: 5 шагов Минтранса и штрафы для перевозчиков

Минтранс назвал шаги перехода на ЭТрН для бизнеса

Начиная с 1 сентября 2026 года переход на ЭТрН из добровольной меры превратился в требование закона: при любой коммерческой перевозке груза перевозочные документы нужно оформлять исключительно в электронном виде. На практике цифровой формат приживается не везде — компании спотыкаются из-за того, что отправитель, перевозчик, экспедитор и получатель груза действуют вразнобой. Замглавы Минтранса Борис Ташимов рассказал, с каких шагов начать бизнесу, если внедрение застряло на месте.

Как пояснил представитель ведомства, основная масса сбоев вызвана не отсутствием нужного оборудования, а рассинхроном между участниками сделки: кто-то не обновил внутренние регламенты компании, а кто-то так и не обсудил с партнёрами, на каком шаге и кем ставится подпись.

«Отрасль движется к этому не первый год, оборудование и роуминг между операторами уже настроены у большинства — дальше вопрос в дисциплине каждого конкретного участника цепочки», — отметил Борис Ташимов.

Кого касается обязательный переход на электронные перевозочные документы

С той же даты, 1 сентября 2026 года, государственная информационная система принимает такие документы от каждого участника рынка грузоперевозок — вне зависимости от отрасли и вида транспорта. Требование действует в отношении грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.

Исключительно в электронном виде теперь оформляют:

• транспортная накладная;
• заказ и заявка при автомобильных перевозках;
• железнодорожная грузовая накладная;
• авиационная грузовая накладная;
• экспедиторские документы.

Что такое ЭТрН и чем она отличается от бумажной накладной

Расшифровка ЭТрН — электронная транспортная накладная. Это один из типов ЭПД, наряду с заказом-заявкой, сопроводительной ведомостью и документами экспедитора. Состав сведений у неё тот же, что и у бумажной ТрН: данные о грузе, отправителе, перевозчике и получателе. А вот формируют, подписывают и хранят её иначе — целиком в цифре, через государственную информационную систему электронных перевозочных документов, ГИС ЭПД.

Главное различие — не в оформлении, а в том, как документ заверяется: вместо подписи от руки и печати каждый участник сделки использует квалифицированную электронную подпись на своём этапе. Отметка о приёмке груза, его выгрузке или замечаниях к нему фиксируется в системе моментально, а не попадает в бухгалтерию через несколько дней после рейса вручную из путевого листа.

5 шагов подготовки к переходу на ЭТрН, которые назвал Минтранс

Замглавы Минтранса предложил алгоритм, который позволяет бизнесу наладить процесс без сбоев.

1. Аудит договоров и внутренних процессов. Оцените, как сейчас в компании оформляют перевозочные документы и что прописано на этот счёт в договорах с партнёрами.
2. Договор с аккредитованным оператором. Без него передать документы в государственную систему ЭПД технически невозможно.
3. Электронные подписи для сотрудников. КЭП нужна каждому, кто имеет право подписывать титулы документов.
4. Доверенности для подписантов. Если титул подписывает не первое лицо компании, а штатный сотрудник, потребуется машиночитаемая доверенность.
5. Согласование порядка подписания с контрагентами. Заранее определите с партнёрами, кто и на каком шаге ставит подпись, — иначе провести сделку полностью в электронном виде не удастся.

Роуминг, интеграция с 1С и обучение водителей: что ещё важно на практике

Пять пунктов от Минтранса закрывают юридическую и организационную часть подготовки. На деле к ним прибавляется ряд технических моментов, способных застопорить процесс уже на уровне отдельного рейса.

Роуминг между операторами ЭДО. Партнёр по сделке далеко не всегда подключён к тому же оператору, что и вы: кто-то работает в СБИС, кто-то — в Такскоме, кто-то — в Калуге Астрал или Сберкорусе. Чтобы стороны могли обмениваться документами напрямую и не регистрироваться в каждом сервисе отдельно, между операторами настраивается роуминг. Прежде чем запускать процесс, узнайте у основных контрагентов, каким оператором ЭДО они пользуются, и выясните, работает ли с ним роуминг — а если нет, можно ли его подключить.

Интеграция с 1С или TMS. Если каждый титул набирать вручную при каждой отправке, часть пользы от электронного документооборота теряется — растёт вероятность опечаток и расхождений с учётной системой. Модуль для 1С либо интеграция через API сама подтягивает в накладную данные о грузе, маршруте и сторонах сделки — прямо из уже готовых документов: заказа, счёта или путевого листа.

Обучение водителей и логистов. На месте погрузки или разгрузки титул обычно подписывает водитель — через мобильное приложение оператора либо терминал. Если он не знает порядок действий, что делать при потере связи в дороге или куда обратиться при сбое системы, электронная схема может не сработать именно в этом рейсе. Дополнительно стоит заложить повторный инструктаж при смене оператора ЭДО или обновлении приложения.

Титулы электронных перевозочных документов и роли участников перевозки

Электронный перевозочный документ устроен не как единый файл, который подписывают все разом, а как цепочка «титулов» — блоков данных, каждый из которых заполняет отдельный участник сделки на своём этапе.

• Грузоотправитель составляет первый титул, куда вносит данные о грузе, отправителе, получателе, перевозчике и условиях перевозки.
• Перевозчик добавляет данные о транспорте и водителе и подтверждает приём груза к перевозке прямо в момент погрузки.
• Грузополучатель подписывает титул о получении груза, а при необходимости отмечает замечания к его количеству или состоянию.
• Экспедитор, когда участвует в сделке, вправе организовывать перевозку и подписывать отдельные титулы от имени грузоотправителя, например по доверенности.

Если в пути груз переходит к другому перевозчику или маршрут меняется, документ дополняется новыми титулами, отражающими эти изменения. Благодаря такому устройству — в отличие от цельной бумажной накладной — каждый участник отвечает лишь за свой блок данных, и ошибка в одном поле не заставляет переоформлять документ целиком.

ГИС ЭПД и «Гослог»: кто видит данные о перевозке

Подписанные титулы попадают не только к оператору ЭДО, через которого идёт обмен документами между сторонами, — они также направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, ГИС ЭПД, часть цифровой экосистемы «Гослог».

К этим сведениям в рамках своих полномочий имеют доступ контролирующие органы — среди них налоговая служба, Ространснадзор и МВД. Благодаря этому при проверке на дороге или камеральной проверке инспектору не требуется запрашивать у компании бумажный экземпляр накладной: данные о грузе, маршруте, сторонах сделки и подписантах уже есть в системе.

У этого удобства есть и оборотная сторона для бизнеса: несовпадения между счётом-фактурой, договором и электронной накладной всплывают заметно быстрее, чем при работе на бумаге. Поэтому связь с учётной системой не просто экономит время на оформлении — она же снижает шанс пропустить ошибку, которая раньше могла остаться скрытой.

Штрафы за бумажные накладные: что действует до марта 2027 года

Переход на ЭТрН стал обязательным, однако наказание за бумажные накладные пока не применяется: вплоть до марта 2027 года инспекторы будут ограничиваться устным замечанием. Такой льготный срок бизнесу дали намеренно — чтобы наладить процессы без угрозы санкций.

То, что штрафов пока нет, — не повод затягивать с подготовкой. Если партнёр уже работает в цифровом формате, а вы всё ещё нет, оформить сделку по старинке на бумаге не выйдет: вся цепочка построена на согласованных действиях участников.

С 1 марта 2027 года на смену устному замечанию придёт денежный штраф — точную сумму санкций нужно будет смотреть в актуальной на момент проверки редакции закона. Но и сегодня, пока формальных штрафов нет, бизнес несёт операционный риск: если партнёр настаивает именно на ЭТрН, а вы привозите бумажный вариант, груз рискуют не принять на разгрузку, а расходы по сделке — оспорить при налоговой проверке как оформленные с нарушением первичного документа.

Почему буксует переход на ЭТрН: главная ошибка бизнеса

По словам замглавы Минтранса, техническая база у большинства компаний давно готова: оборудование настроено, роуминг между операторами функционирует. Задерживает переход человеческий фактор — участники сделки так и не договорились, кто именно отвечает за оформление и подпись документов на каждом этапе перевозки.

Отсюда вытекает простая рекомендация: прежде чем разбираться в технических тонкостях, свяжитесь с основными партнёрами и закрепите общий регламент работы с электронными перевозочными документами.

Как ЭДО-сервис ускоряет переход на ЭТрН

Сервис Логистика от Контур.Диадока подключает грузоотправителей, перевозчиков и экспедиторов к обмену электронными перевозочными документами через ГИС ЭПД, а также помогает настроить роуминг с партнёрами на других операторах ЭДО. Тем самым закрывается именно та проблема, о которой говорил Минтранс, — несогласованность действий участников цепочки.

Благодаря модулю для 1С и интеграции по API транспортная накладная и другие титулы заполняются данными из учётной системы автоматически, без переноса вручную, а КЭП и машиночитаемые доверенности для сотрудников оформляются здесь же, в рамках того же сервиса, — искать сторонних подрядчиков не нужно.

Частые вопросы

Что такое ЭТрН и с какого числа она обязательна?

ЭТрН расшифровывается как электронная транспортная накладная — это один из видов электронных перевозочных документов. С 1 сентября 2026 года её электронное оформление обязательно для всех, кто участвует в коммерческих грузоперевозках.

Кого касается обязательный переход на электронные перевозочные документы?

Требование затрагивает всю цепочку грузоперевозки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей — независимо от отрасли и вида транспорта.

Какие документы теперь нужно оформлять только в электронном виде?

В электронном виде теперь оформляют транспортную накладную, заказ и заявку на автомобильную перевозку, железнодорожную и авиационную грузовые накладные, а также документы экспедитора.

Будут ли штрафовать за бумажные накладные прямо сейчас?

Нет: до марта 2027 года действует переходный период, в течение которого за бумажные документы инспекторы делают только устное замечание, без штрафов.

С чего начать переход на ЭТрН, по мнению Минтранса?

С проверки собственных договоров и внутренних процессов компании. Затем нужно заключить договор с аккредитованным оператором, оформить сотрудникам электронные подписи и доверенности и согласовать с партнёрами порядок подписания документов.

Что такое титул электронного перевозочного документа?

Титул — это блок данных внутри документа, который заполняет и подписывает конкретный участник перевозки на своём шаге: грузоотправитель вносит сведения о грузе, перевозчик — данные о приёмке груза, грузополучатель — отметку о получении.

Кто видит данные о перевозке в ГИС ЭПД?

Помимо сторон сделки и оператора ЭДО, в рамках своих полномочий к сведениям ГИС ЭПД имеют доступ контролирующие органы — среди них налоговая служба, Ространснадзор и МВД.

Нужен ли роуминг между операторами ЭДО для оформления ЭТрН?

Да, если вы и партнёр работаете через разных операторов ЭДО — скажем, один пользуется Диадоком, а другой СБИС, Такскомом, Калугой Астрал или Сберкорусом. Роуминг даёт возможность обмениваться документами напрямую, не регистрируясь сразу в нескольких сервисах.

Что изменится после 1 марта 2027 года?

Переходный период с устными замечаниями за бумажные накладные завершится, и инспекторы начнут выписывать штрафы. К этой дате лучше уже иметь отлаженный процесс электронного оформления перевозок, а не начинать подготовку в последний момент.

Итог

Чтобы переход на ЭТрН состоялся без сбоев, недостаточно просто заключить договор с оператором ЭДО — нужно заранее договориться с каждым партнёром, кто и на каком шаге ставит подпись. Льготный срок до марта 2027 года оставляет время на подготовку, но откладывать её не стоит: без согласованных действий всех участников цепочки провести сделку полностью в электронном виде не получится.

Мы, как партнёр СКБ Контур, рекомендуем взять готовый сервис ЭДО — он закрывает техническую сторону: настраивает роуминг с партнёрами, оформляет КЭП и доверенности, интегрируется с 1С и другими учётными системами. Тогда бизнесу останется сосредоточиться на согласовании процессов, а не на настройке инфраструктуры.