При заполнении и отправке документации всегда имеет место человеческий фактор. Иногда сотрудники допускают ошибки в файлах в процессе заполнения. Что делать в таких случаях? Можно ли исправить ситуацию? Как внести изменения в уже отправленный документ и послать партнеру корректную версию заново. Об этом и не только расскажем в статье.
Процесс повторной отправки документации через ЭДО
Сервис «Контур.Диадок» предоставляет пользователям возможность повторной отправки документа. Это необходимо при допущении ошибок в предыдущем файле или для внесения в него корректировок. Также переотправка документа актуальна для внесения изменений в параметры отправки, согласования или подписания документа.
Заново отправить документ можно только в модуле 1С. В браузере такая возможность не поддерживается. Также важно отметить, что повторно отправить можно лишь ту документацию, которая не была удалена. При необходимости осуществить переотправку удаленного файла, его сначала потребуется восстановить. Это можно сделать, вытащив нужный документ из папки «недавно удаленные».
Алгоритм для повторной отправки письма
Для того чтобы отправить письмо через ЭДО еще раз, действуйте следующим образом:
- Для начала найдите необходимый вам файл в модуле 1С и внесите в него соответствующие корректировки;
- Затем перейдите в раздел «исходящие». Там можно просмотреть все письма, которые были отправлены вами;
- Далее высветится таблица с сообщениями, выберите файл, который требуется повторно отправить;
- Нажмите на него. Появится окно и кнопка «Переотправить». Нажмите на нее;
- Сервис выдаст предложение аннулировать документ. Если вы согласитесь, вашему собеседнику придет запрос на аннулирование с указанием причины. Если документ уже аннулирован, вы автоматически попадете на следующий этап;
- Далее документ автоматически переформируется системой. Вам нужно будет удостовериться в правильности введенных данных;
- Установите подходящие вам условия проставления подписей и передачи документации. Вы можете задать полномочия, которыми должен обладать подписант, или изменить отдел организации, в который будет отправлен новый файл. Когда закончите настройку, нажмите на кнопку «подписать и отправить» или перенаправьте документ на согласование коллегам.
Кроме того, в Диадоке пользователи могут сделать массовую переотправку документов. Для этого потребуется в разделе исходящих писем отметить все те, которые необходимо послать еще раз. Затем аннулируйте документы. Создайте новые и отправьте их партнеру.
Для чего нужно аннулировать документ перед повторной отправкой
Если вы по какой-то причине решили отправить контрагенту новый документ, например исправленную версию, предыдущий необходимо будет аннулировать. Это делается для того, чтобы в системе не возникло два экземпляра одного и того же документа. Ведь старый все еще существует. То есть, аннулировав документ, обе стороны соглашаются с окончанием его действия.
Перед отправкой новой версии документа появится всплывающее окно с предложением аннулировать предыдущий файл. Если вы примете запрос, система отправит аналогичную заявку второй стороне. От нее также потребуется положительный ответ. Сервис самостоятельно подготовит для вас акт аннулирования.
Аннулировать можно следующие виды документации:
- Любые виды счетов-фактур, акты, УПД и завершенные накладные;
- Неформализованную документацию с запросом подписи второй стороны и, заверенную партнером;
- Неформализованную документацию без запроса подписи обратной стороны.
Если при переотправке файла вы не получили оповещение с предложением аннулирования предыдущей версии документа, возможно, ваш документ не относится к перечисленным выше. Также он мог уже быть аннулирован заблаговременно. Еще возможна ситуация, что ваш партнер функционирует в системе ЭДО, не предусматривающей данной функции.
Можно и не аннулировать предыдущий документ. Для этого потребуется всего лишь отклонить предложение об аннулировании. Однако, в таком случае действие предыдущего документа не будет прекращено, и он будет иметь юридическую силу. Мы рекомендуем не пренебрегать данной функцией, чтобы не возникало спорных ситуаций в ЭДО.
Какие сложности могут возникнуть в процессе переотправки документа?
В случае, если в системе отсутствует функция повторной отправки документа по причине того, что он был отправлен до этого, вам потребуется перенастроить систему. Для этого перейдите в расширенные настройки и выберите раздел системных настроек. Вы увидите кнопку под названием «контроль дублирования пакетов на отправку». Необходимо отключить ее.
Если в вашем интерфейсе отсутствует данная кнопка, причиной может быть уже осуществленная переотправка файла. Тогда, чтобы отправить его еще раз, потребуется найти в исходящих сообщениях уже исправленный вариант и воспользоваться данной функцией.
Если вы впервые делаете переотправку документа, но кнопка для повторной отправки все равно отсутствует, можно попробовать отыскать ее в папке «для отправки» и повторить все действия. Если это не помогло, обратитесь за помощью к техническим специалистам «Контур.Диадока».
В большинстве случаев повторная отправка документации используется, если в посланной ранее были выявлены ошибки или неточности. В процессе переотправки аннулируйте первую версию документа, чтобы она не имела юридической силы.
