Предоставление работникам электронных расчетных листов

Что такое расчетка и зачем она нужна?

В соответствии со статьей 136 Трудового Кодекса работодатели обязаны своевременно предоставлять каждому штатному сотруднику расчетный листок. Он представляет собой подробное описание всех выплат конкретного работника за месяц. В нем прописывается сумма, назначение, а также причины удержания денежных средств. С помощью расчетки сотрудники могут контролировать корректность подученных денежных средств.

В расчетный лист включают следующие сведения:

• зарплатная плата, включая аванс;
• больничные;
• отпускные;
• любые виды материальной помощи, поддержки и компенсаций;
• премии, подарки и любые другие виды выплат.

Главная цель расчетки заключается в предоставлении работнику информации о составляющих его зарплаты.

Расчетные листы получают все сотрудники, работающие в соответствии с трудовым договором. В том числе: работающие на пол ставки или на удаленке. Однако, при заключении договора ГПХ, сотрудник лишается права на предоставление расчетного листа. В противном случае, правоотношения могут перерасти из гражданско-правовых в трудовые.

Кто формирует расчетные листы?

Поскольку в Трудовом Кодексе не закреплено требование выдачи расчетных листов определенным сотрудником. В каждой компании этим занимаются разные лица. Чащи всего это кадровики или бухгалтера.

Как предоставить расчетку в электронном варианте?

Работодатели имеют право извещать сотрудников об особенностях формирования заработной платы любым способом. Главное, чтобы выбранный вариант был закреплен в ЛНА или коллективном договоре.

Наиболее оптимальный вариант предоставления расчетных листов с помощью КЭДО. Это обеспечивает полную конфиденциальность данных и быстроту передачи акта. Также сотрудник сможет в случае необходимости найти любой расчетный лист в личном кабинете.

Регулярность выдачи расчетных листов

Вопрос о том, как часто нужно предоставлять расчетные листы сотрудникам на данный момент не сформировано единого ответа. Так, в соответствии со статьей 136 Трудового Кодекса нашей страны сотрудники должны получать расчетные листы вместе с заработной платой. Выплата зарплаты происходит не реже двух раз в месяц. Но в таком случае при выплате аванса еще не будут известны все детали для составления расчетки.

Позиция Минтруда заключается в единоразовой выдаче расчетных листов в день заработной платы или днем ранее. Такой же позиции придерживаются представители Роструда.

При составлении расчетного листа необходимо помнить о ряде особенностей:

• в случае длительного пребывания (более месяца) работника в отпуске или на больничном, при условии отсутствия накоплений, расчетный лист оформлять не требуется;
• поскольку работники в декрете получают денежное пособие напрямую от ФСС, то в данный период составлять рассветный лист на них не нужно;
• при наличии у человека двух работ одновременно, он должен получать расчетный лист с каждой из них;
• отдельный расчетный лист на период отпуска не формируется;
• в случае увольнения, сотруднику должен быть предоставлен расчетный лист в этот же день.

Также работодатель обязан выдать бумажную копию расчетного листа при подаче соответствующего заявления работником.

Нужно ли выдавать подтверждение о предоставлении рассветного листка?

У работодателей нет необходимости предоставления сотрудникам подтверждение о выдаче рассветных листов. Однако, мы рекомендуем предоставлять данный документ. Это обезопасит вас от многих вопросов со стороны работников, а также от наложения штрафов.

Как выдать подтверждение?

Для расчетных листков в бумажном виде, в качестве подтверждения их получения может служить подпись со рудника в специальной ведомости или в самой расчетке. Данные документы следует хранить не менее 6 лет.

Если в компании предусмотрена электронная рассылка расчеток, подтверждением их получения послужит ответное письмо работника или специальное уведомление о прочтении.

При использование специального сервиса кадрового документооборота, например Контур.КЭДО. Пользователи имеют возможность просмотра всей истории обмена документацией. То есть отправку рассчетки можно при необходимости подтвердить, просто показав данное действие.

Также есть вариант привлечения свидетелей для подтверждения выдачи документа, но он используется крайне редко.

Как начать использовать возможности отправления квитков о зарплате онлайн?

Основная задача работодателя, решившего перейти на электронный формат расчетных листов- издание соответствующего распоряжения и внесения новых данных в ЛНА. Положения могут быть закреплены в правила трудового договора, в коллективном договоре или других аналогичных документах. Далее необходимо выполнить следующие действия:

• в распоряжении нужно прописать формат выдачи расчетных листов, частоту выдачи и ответственных за это работников;
• при наличии профсоюза, новый документ необходимо согласовать с его членами;
• нужно заручиться согласием сотрудников на обработку их личных сведений, а также ознакомить с новым порядком выдачи расчетки;
• также рекомендуем попросить у сотрудников прислать заявление на предоставление документов и отправить его по электронной почте или выслать согласие на использование КЭДО, если это планируется;
• обеспечьте сохранность и секретность документации. В случае применения КЭДО о конфиденциальности информации позаботится сервис;
• позаботьтесь о хранении расчетных листов в течении 6 лет. Подготовьте архив, если используете бумажные версии или воспользуйтесь хранилищем КЭДО.