Приемка груза по ЭТрН со смартфона: Диадок обновил мобильное приложение Логистика
Контур.Диадок обновил мобильное приложение сервиса Логистика: грузополучатели и кладовщики теперь могут принимать груз и подписывать ЭТрН прямо со смартфона, без бумаги и звонков в офис.
Содержание статьи
Приемка груза по ЭТрН теперь проходит прямо на складе — бумажные акты и звонки диспетчеру для этого больше не нужны. 17 сентября 2026 года Контур.Диадок выпустил обновление мобильного приложения сервиса Логистика: в нём появилась роль грузополучателя. До этого приложением пользовались в основном водители, а кладовщикам и другим сотрудникам склада о результатах приёмки приходилось сообщать офисному коллеге отдельно, в обход системы. Теперь же вся эта работа выполняется прямо со смартфона, без выхода за пределы приложения.
Что нового в мобильном приложении Диадок.Логистика
Обновление адресовано кладовщикам, другим сотрудникам грузополучателя и ИП, которые сами принимают товар. Для них в приложении открылись такие возможности:
- просматривать данные о перевозке — какой груз в пути, от какого поставщика и на каком транспорте;
- сразу же, как груз поступил на склад, вносить результат приёмки;
- открывать документы по перевозке самостоятельно, не обращаясь к офисному сотруднику;
- подписывать электронную транспортную накладную (ЭТрН) со смартфона, не отходя от места приёмки.
Раньше мобильное приложение Диадок.Логистика было ориентировано преимущественно на водителей, а грузополучатель в мобильный сценарий фактически не попадал — работать с документами он мог только за офисным компьютером.
Титулы ЭТрН и роли участников перевозки
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровая версия бумажной ТрН: оформление и подписание проходит через операторов ЭДО в рамках государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Прежде чем говорить о том, при чём здесь мобильное приложение и почему изменения коснулись именно грузополучателя, полезно разобраться, из каких частей состоит этот документ.
ЭТрН состоит из нескольких титулов — разделов, которые по очереди заполняют разные участники перевозки. Один из них, титул 3, оформляет грузополучатель — и именно этот раздел кладовщик или другой сотрудник склада теперь может заполнить и подписать со смартфона в приложении Диадок.Логистика, зафиксировав факт и результат приёмки.
В перевозке, как правило, участвуют четыре стороны: грузоотправитель, перевозчик, водитель и грузополучатель. До обновления мобильный сценарий был удобен главным образом водителю, а грузополучателю для заполнения титула 3 приходилось садиться за офисный компьютер. Именно этот разрыв и закрывает новая роль в приложении.
Почему приемка груза без приложения занимала больше времени
Проблема была в том, что место фактической приёмки и место оформления документов не совпадали. Кладовщик принимал груз на складе, но внести результат в систему сам не мог — сведения об этом передавали в офис устно, по телефону, письмом на бумаге или сообщением в мессенджере.
Из-за этого возникали задержки: данные попадали в систему не сразу, а с задержкой. Плюс при передаче «из рук в руки», мимо единой системы фиксации, часть сведений о приёмке могла потеряться.
Как теперь проходит приемка груза по ЭТрН на складе
В приложении грузополучатель видит актуальные ЭТрН своей компании, которые находятся на стадии приёмки. Всё необходимое собрано в одной карточке документа:
- какой груз ожидается и в каком количестве;
- кто за рулём — данные водителя;
- на каком транспорте перевозчик привёз груз;
- на какое время назначена приёмка.
Документы, требующие действия сотрудника прямо сейчас, вынесены в отдельный блок — их видно сразу, без поиска по общему списку. После осмотра груза кладовщик выбирает: принять полностью, оформить частичную приёмку, полностью отказаться от груза или указать проблему по отдельным позициям, — и вправе пояснить выбор комментарием, скажем, назвать причину частичного отказа.
Пошаговый алгоритм приёмки груза для кладовщика
- Открыть приложение Диадок.Логистика и найти нужный ЭТрН среди документов своей организации.
- Просмотреть карточку документа: какой груз и в каком объёме ожидается, кто водитель, на каком транспорте он прибыл и на какое время назначена приёмка.
- Сверить фактически поступивший груз с данными накладной — по количеству и по внешнему виду.
- Зафиксировать результат: принять весь груз, оформить частичную приёмку, отказаться от него либо отметить проблему по отдельным позициям — при необходимости добавив комментарий.
- Перейти к подписанию титула 3 — раздела ЭТрН, который заполняет грузополучатель.
- Подписать документ своей КЭП, а при её отсутствии — дождаться, пока накладную, которая автоматически уйдёт коллеге с КЭП, подпишет он.
- Проверить, что статус ЭТрН в приложении изменился, — это подтверждает, что документ принят системой.
Частичная приёмка, отказ от груза и расхождения
На практике идеальные поставки случаются нечасто: то каких-то позиций не хватает, то упаковка повреждена в пути, то количество не сходится с накладной. Для таких ситуаций мобильное приложение Диадок.Логистика даёт кладовщику несколько вариантов решения при оформлении приёмки:
- принять груз целиком, если всё совпадает с накладной;
- оформить частичную приёмку, когда часть позиций отсутствует или не соответствует заявленному;
- полностью отказаться от груза, если он не соответствует условиям поставки;
- отметить проблему по отдельным позициям, не отказываясь от остального груза.
К любому из этих решений можно добавить комментарий: указать, по каким позициям возникло расхождение, в каком количестве и в чём суть проблемы — недостача, повреждённая упаковка, несовпадение ассортимента. Чем подробнее расхождение зафиксировано сразу при приёмке, тем проще потом разбираться с перевозчиком или поставщиком, если возникнет спор.
Если расхождение существенное, многие компании дополнительно составляют отдельный акт о несоответствии по количеству или качеству — в соответствии со своим внутренним регламентом. Комментарий в приложении при этом служит лишь оперативной фиксацией факта на месте приёмки и не заменяет внутренние процедуры организации, если они требуют дополнительного документального оформления.
Типичные ошибки при приёмке груза по ЭТрН и как их избежать
- Сверяйте данные о грузе, водителе и транспорте по карточке ЭТрН до начала выгрузки, а не после — так проще вовремя заметить, что приехал не тот груз или не та машина.
- Вносите результат приёмки без промедления: чем дольше кладовщик откладывает запись данных в приложении, тем выше риск ошибиться в деталях, надеясь на память.
- Фиксируйте расхождения в комментарии подробно и сразу же на месте — не надейтесь восстановить детали позже, если дело всё-таки дойдёт до спора с перевозчиком.
- Заранее продумайте порядок действий на случай, если у сотрудника нет КЭП: кто из коллег и как быстро подпишет титул 3, чтобы процесс подписания не тормозился.
- После подписания проверяйте статус ЭТрН — его изменение в приложении говорит о том, что документ принят системой, а не завис в очереди.
Как подписать ЭТрН со смартфона: КЭП и ПЭП
После того как решение по приёмке зафиксировано, пользователь переходит к подписанию титула 3 — раздела ЭТрН, который заполняет грузополучатель. Дальнейший сценарий зависит от того, какая подпись есть у сотрудника склада:
- если у сотрудника склада есть квалифицированная электронная подпись (КЭП), документ подписывается сразу, без дополнительных действий;
- если же имеется только простая электронная подпись (ПЭП), система автоматически направляет документ коллеге с КЭП, и подписывает уже он.
Как только документ подписан, статус ЭТрН в приложении обновляется сразу — грузополучателю не нужно узнавать у офиса, дошёл ли документ и стоит ли на нём подпись.
Что такое МЧД и при чём тут подписание титула 3
Когда сотрудник склада подписывает документ личной квалифицированной электронной подписью, а не сертификатом, выпущенным на организацию, для юридической силы такой подписи от имени компании обычно требуется машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности, подтверждающий полномочия конкретного человека действовать от имени организации. Поэтому, выстраивая процесс приёмки через мобильное приложение, стоит заранее проверить: у сотрудников склада, которым предстоит подписывать титул 3 личной КЭП, доверенности должны быть оформлены и подключены заблаговременно, — это отдельная организационная задача, не связанная напрямую с самим приложением.
Комментарий Контур.Диадока
Логику обновления прокомментировала Оксана Леонова, менеджер проектов команды сервиса Логистика Контур.Диадока:
Раньше мобильное приложение сервиса было в первую очередь ориентировано на водителя. Теперь мы добавили функциональность и для грузополучателя: сотрудник склада сможет зафиксировать результат приемки без компьютера, там, где фактически находится груз.
Такой формат работы снижает риск того, что сведения о приёмке потеряются, и помогает быстрее передать данные по ЭТрН дальше по логистической цепочке. В компании планируют развивать мобильное приложение и для других этапов работы с электронными перевозочными документами.
Кого касается обновление и почему это важно для бизнеса
Обновление предназначено для всех, кто фактически принимает груз на складе: кладовщиков, других сотрудников грузополучателя и ИП, самостоятельно занимающихся приёмкой товара. Это особенно важно с учётом того, что переход на электронные перевозочные документы, включая ЭТрН, продолжается — работать по-старому, на бумаге, становится всё сложнее и рискованнее.
Для бизнеса выгода не сводится к удобству одного кладовщика — сокращается вся цепочка передачи информации, от склада до бухгалтерии и учётной системы. Чем быстрее сведения о приёмке попадают в ЭТрН, тем оперативнее закрывается перевозка и тем меньше оснований для споров с перевозчиком по количеству и качеству груза.
Переход на ЭТрН: что важно учесть
Переход на электронные перевозочные документы, в том числе на ЭТрН, продолжается — поэтому работа с бумажными накладными на этапе приёмки становится всё менее удобной и всё более рискованной для скорости и точности данных. Именно поэтому удобный мобильный сценарий для грузополучателя актуален не только для крупных складских комплексов, но и для небольших организаций и ИП, принимающих товар самостоятельно.
При подготовке к переходу на ЭТрН стоит заранее проверить несколько практических моментов:
- все ли контрагенты, с которыми идёт обмен транспортными документами, — и грузоотправители, и перевозчики — подключены к ЭДО;
- у кого из сотрудников склада уже есть КЭП, а кому титул 3 придётся направлять на подпись коллеге;
- оформлены ли необходимые машиночитаемые доверенности для тех, кто подписывает документы от имени организации;
- установлено ли мобильное приложение Диадок.Логистика на устройствах сотрудников, фактически принимающих груз на складе.
Точные условия перехода, сроки и особенности для отдельных видов перевозок и категорий груза лучше уточнять применительно к конкретной организации — мы как партнёр Контур.Диадока помогаем разобраться в этих нюансах при подключении к ЭДО.
Как приемка по ЭТрН стыкуется с 1С и складскими системами
Перенос приёмки в мобильное приложение ценен не только удобством для кладовщика, но и тем, что данные быстрее движутся дальше по цепочке — в учётную систему компании. Раньше результат приёмки сначала устно или на бумаге передавали в офис, и лишь потом кто-то вносил его в учёт вручную. Каждая такая передача — лишний шаг, на котором данные рискуют задержаться или исказиться.
Когда кладовщик вносит результат приёмки прямо в приложении, данные попадают в систему документооборота сразу в момент приёмки, а не к концу дня. Для организаций, ведущих учёт в 1С через модуль или коннектор для 1С, а также для тех, кто использует WMS-системы склада, это означает более быстрый и точный обмен данными между приёмкой груза и учётом — без повторного ручного ввода одной и той же информации в разных местах.
Если процесс приёмки предстоит связать с учётной системой или складским софтом, стоит заранее продумать, как данные о приёмке — включая частичную приёмку, отказы и комментарии к расхождениям — будут попадать в 1С или WMS, чтобы не образовался новый разрыв уже на этом этапе.
Приемка груза по ЭТрН: было и стало
| Этап | Как было | Как стало |
|---|---|---|
| Фиксация результата приемки | На бумаге, по телефону или в мессенджере — передавали офисному коллеге | Прямо в приложении, на месте приёмки |
| Просмотр документов по перевозке | Только через офисный компьютер | В карточке документа мобильного приложения |
| Подписание титула 3 ЭТрН | После передачи сведений в офис | Сразу — при наличии КЭП, либо через коллегу с КЭП — при ПЭП |
| Риск потери данных | Выше — из-за передачи данных «из рук в руки» | Ниже — данные фиксируются в системе один раз |
Чек-лист: что нужно для приемки груза по ЭТрН в мобильном приложении
| Что нужно | Зачем |
|---|---|
| Мобильное приложение Диадок.Логистика на смартфоне | Даёт доступ к актуальным ЭТрН организации и позволяет подписать титул 3 прямо на складе |
| Учётная запись сотрудника в системе ЭДО организации | Нужна, чтобы видеть накладные своей компании и действовать от её имени |
| КЭП сотрудника или доступ к коллеге с КЭП | Нужна для подписания титула 3 — самостоятельно либо через автоматическую передачу документа коллеге |
| МЧД для сотрудников, подписывающих документы от имени организации | Подтверждает полномочия сотрудника, когда он подписывает документ личной КЭП |
| Понятные правила частичной приемки и отказа, принятые в компании | Помогают кладовщику корректно фиксировать расхождения и комментарии в системе |
Частые вопросы
Кто может принимать груз по ЭТрН в мобильном приложении?
Кладовщики и другие сотрудники организации-грузополучателя, а также ИП, выступающие в роли грузополучателя самостоятельно.
Нужен ли компьютер, чтобы оформить приемку груза по ЭТрН?
Нет. Весь процесс — от просмотра карточки документа до подписания титула 3 — теперь доступен со смартфона, без обращения к офисному сотруднику за компьютером.
Можно ли принять груз частично или отказаться от приемки в приложении?
Да. В приложении есть все варианты: принять груз полностью, оформить частичную приёмку, отказаться от груза или указать проблему по отдельным позициям, и к любому из этих решений можно прикрепить комментарий.
Что делать, если у кладовщика нет КЭП?
Если у сотрудника есть только простая электронная подпись, накладная после оформления приёмки автоматически уходит другому сотруднику организации с квалифицированной электронной подписью — он подписывает документ, и статус ЭТрН обновляется.
Может ли ИП-грузополучатель пользоваться этой функцией так же, как сотрудник компании?
Да, ИП, самостоятельно выступающие в роли грузополучателя, имеют те же возможности мобильного приложения для приёмки груза и подписания титула 3.
Нужно ли распечатывать ЭТрН после подписания в приложении?
Нет. Документ, подписанный КЭП, обладает юридической значимостью и в электронном виде, без бумажной копии, — печатать его не нужно, хотя при необходимости его можно выгрузить для внутренних целей.
Что означает переход на ЭТрН для тех, кто принимает грузы?
Переход участников грузоперевозок на электронные перевозочные документы продолжается, поэтому грузополучателям стоит заранее убедиться, что сотрудники, принимающие товар на складе, умеют работать с ЭТрН и подписывать титул 3 — в том числе через мобильное приложение, без обязательной привязки к офисному компьютеру.
Планирует ли Контур.Диадок расширять мобильное приложение дальше?
Да, в компании сообщают, что намерены и дальше развивать возможности приложения для других этапов работы с электронными перевозочными документами.
Итог: что это значит для вашего склада
Приёмка груза по ЭТрН со смартфона убирает главный недостаток прежней схемы — разрыв между складом и офисом. Кладовщик сам фиксирует результат, сам подписывает документ или мгновенно передаёт его коллеге с КЭП, и данные сразу оказываются в системе, а не «застревают» в бумагах и телефонных звонках.
Компаниям, которые переходят на электронные перевозочные документы, важно, чтобы с ЭТрН удобно работали не только логисты за компьютером, но и люди на складе и в дороге. Если вы подключаете организацию к ЭДО, настраиваете обмен ЭТрН с контрагентами или маркетплейсами и хотите сразу избежать типичных ошибок, — мы как партнёр Контур.Диадока помогаем разобраться с подключением, тарифами и интеграцией с 1С, чтобы такие процессы, как приёмка груза, действительно ускорялись, а не становились новой головной болью.
