Процесс внедрения Диадока в учётную систему

С помощью внедрения электронного документооборота от сервиса Контур.Диадок в вашу учётную систему процесс управления документацией в вашей компании станет намного понятнее и быстрее. В данной статье опишем алгоритм интеграции системы Диадока в функционирование вашей организации

Для чего необходимо внедрение Диадока?

Как правило в крупных корпорациях и небольших компаниях одновременно осуществляется множество различных рабочих процессов. Например, беспрерывно осуществляется управление персоналом и работа бухгалтеров, а также деятельность службы логистики и работа других подразделений.

При наличии одной, единой системы, осуществляющий документооборот между всеми отделами компании в онлайн-режиме, эффективность работы вашей организации станет в разы выше, поскольку больше не придётся согласовывать время и дату отправки документации между сотрудниками разных отделов, всё это можно будет сделать с помощью одного сервиса.

Деятельность каждого подразделения компании тем или иным образом затрагивает работу с документацией. То есть, внедрение электронного документооборота в организации позволит оптимизировать как работу абсолютно всех отделов и подразделений, так и всей компании в целом.

Конечно, можно производить обмен документацией с помощью стандартного способа, используя бумажные документы. Однако, тогда придётся печатать необходимые документы, согласовывать время и место встречи с сотрудниками других подразделений, подписывать вручную, ждать подписи от уполномоченных представителей, а также доставлять и получать документацию собственными силами, что также занимает немалое количество времени.

Таким образом, интеграция учётная системы компании с сервисом Контур.Диадок является выгодной во всех аспектах. Так интегрировать его в свою учётную систему, вы сможете в несколько кликов, отправить необходимую документацию на заверение руководителю или на подписание бухгалтера и моментально получить ответное письмо.

Кроме того, интеграция ЭДО с учётной системой позволит избежать множества ошибок, которые стандартно допускаются по невнимательности сотрудников в случае использования бумажных версий документов. С помощью интеграции ЭДО пользователи могут продолжить работать в привычной для них учётной системе и одновременно пользоваться возможностями электронного документа оборота.

Интеграция имеет множество преимуществ, в особенности:

  • Быстрая отправка и получение электронных документов от клиентов и контрагентов
  • Минимизации затрат на доставку документации: на курьеров, службы доставки, канцелярские принадлежности.
  • Хранение документации в одном месте. Это позволяет быстро её находить и эффективнее использовать.
  • Избежание возможности утери документации. Если бумажный документ можно где-нибудь забыть или потерять, то электронный вы всегда сможете найти и восстановить.
  • Сокращение количества ошибок. Это связано с тем, что большая часть данных заполняется в автоматическом порядке, благодаря заполнению уже имеющейся в учетной системе информации. Это позволяет корректно заполнять документацию, без ошибок.

Разновидности интеграции Диадока

Существует два варианта ведения деятельности в сервисе Контур.Диадок:

  • Первый это- использование веб-версия сервиса.
  • А второй, работа с помощью встроенного сервиса в рабочий процесс вашей компании.

В зависимости от программ, с которыми взаимодействуют ваша компания, различают три вида интеграционных решений от Контур.Диадока:

  • Типовые решения. Диадок имеет решения для компаний, которые ведут свою деятельность с помощью 1С или SAP. Как правило, возможны варианты внесения некоторых дополнений и корректировок в зависимости от особых требований к компании.
  • Облачные решения. В таком случае программы находится внутри облака, сотрудники могут беспрепятственно ими пользоваться. Однако, никаких изменений и корректировок в учётную систему компании не вносится.
  • Персональные решения. Наиболее редкая разновидность. Может пригодится для организаций, которые используют в своей работе неординарные, необычные, индивидуальные учётные системы.

Веб-версия программы

Наиболее лёгкий способ приступить к электронному документообороту с Диадоком, начать применение возможностей веб-версии сайта. Данный вариант не требует внедрения программы в рабочую систему предприятия.

Использование веб-версии Диадока отлично подойдёт для небольших компаний, которые не имеют большого количества документации. Это связано с тем, что, при использовании веб-версии, отсутствует необходимость интеграции с внутренними программами компании, а значит ее применение будет наиболее оптимальным вариантом и поможет избежать выполнения сложных установок и настроек.

Кроме того, перспективным вариантом использования веб-версии, будет её применение в качестве временного решения. Например, пока интеграционное решение для компании находится в процессе разработки.

Веб-версия также предоставлять пользователям возможность осуществления электронного документа оборота с помощью телефона. Вам потребуется всего лишь зайти на сайт Диадока и авторизоваться в своем аккаунте с помощью личной электронной подписи. Сервис Контур.Диадок имеет максимально адаптированный для пользователей интерфейс, что исключает необходимость сложной адаптации к новой программе. Главный функции веб-версии Диадока:

  • Формирование как официальных, так и неофициальных документов различных типов в частности: чеки, счета фактуры и многие другие.
  • Управление, мониторинг, согласование документации в рамках одной организации.
  • Осуществление поиска и добавление к себе в систему необходимых партнёров.
  • Возможность подписывать документы с помощью электронной подписи и посылать их контрагентам
  • Различные варианты использования сервиса: с помощью персонального компьютера, смартфона, а также планшета.
  • Налаженный процесс хранения и сортирования документации. Это позволяет наиболее быстро и просто находить необходимый вам файл.

Повторим, что использование веб-версии Диадока наиболее удачное решение для маленьких предприятий. Если вы владелец крупной компании, для вас намного выгоднее будет интегрировать сервис в свою учетную систему.

Использование модуля для 1С

Сервис Контур. Диадок имеет готовое решение интеграции с программой 1С. На официальном сайте Диадока вы можете найти полный перечень программ и их версий, в которые можно внедрить этот сервис.

Если ваша компания работает с одной из программ, которая есть в этом списке, вы сможете самостоятельно произвести настройку модуля, без помощи специалистов. В случае, если вам понадобится персональная настройка, дополнительная конфигурация, обновление программы под модуль или внедрение системы в нестандартную программу, потребуется профессиональная доработка модуля.

Стоит отметить, что Контур. Диадок предлагает своим пользователям, использующим в работе программу 1С, возможность бесплатного тест-драйва модуля. Благодаря этому вы сможете протестировать все функции сервиса, а также сделать выводы о необходимости интеграции.

С помощью специального модуля от сервиса Диадок, предназначенного для пользователей программы 1С, можно эффективно работать с электронными документами, пересылать их своим контрагентами и клиентам, а также получать ответные письма онлайн-формате. Кроме того, пользователям не придётся осваивать новый интерфейс, поскольку интеграция работает прямо в программе 1С.

Предложение для пользователей SAP

Организации, взаимодействующие с SAP, могут воспользоваться возможностями интеграционного комплекса Контур. ERP. В целом, это уже сформированное, готовое решение. Однако в ряде случаев, его можно применить в качестве базы для формирования собственного варианта.

Применение такой опции предполагается в двух вариантах:

  • Первый, это проставление подписи на рабочем месте.
  • Второй вариант, это проставление подписи на сервере.

Воспользовавшись данным вариантом интеграции, пользователи Диадока смогут:

  • Формировать важные электронные документы с проставлением на них подписей.
  • Производить регистрацию документации, а также связывать её с другими файлами в рамках SАP.
  • Обмениваться документацией в онлайн-формате.
  • Осуществлять мониторинг документации на этапе всего процесса документооборота.
  • Формировать необходимые фильтры для поиска нужной документации.

Сервис Контур.Диадок имеет также ряд готовых интеграционных решений для архивов. Полный список можно найти на официальном сайте Диадока.

Диадок коннектор

Диадок.Коннектор представляет собой полуинтеграционное решение с облачным сервисом. Коннектор позволяет внедрить диадок в учётную систему компании без изменения её основной конфигурации. Существует три разновидности коннектора, каждая из которых обладает собственным функционалом:

  • Коннектор. Доставка. Данная конфигурация позволяет осуществить загрузку документации из корневой папки или из сетевого ресурса Диадока. Затем происходит процесс проставления электронных подписей на необходимой документации. И, после этого файлы отправляются конечному адресату. Кроме того, у данного вида коннектора существует функция преобразования документации в необходимой формат и сортировка по папкам.
  • Коннектор. Выгрузка. Занимается выгрузкой необходимой информации из заданной папки, расположенной на вашем компьютере или в сетевом ресурсе. Все файлы находятся в предназначенных для этого папках, в электронном формате. За счёт этого вы всегда можете с лёгкостью отыскать нужную вам информацию.
  • Коннектор. Бизнес – процесс. Необходимый коннектор для нестандартных сценариев согласования документации или для длинной цепи согласования. Основной функцией данной программы является перемещение документации по специально-заданному маршруту, с помощью чего на каждом этапе уполномоченный сотрудник может поставить на нём свою подпись. Кроме того, программа позволяет находить нужную документацию по определённым фильтрам, производить массовое подписание документации, а также удаление сразу нескольких или всех файлов.

API Диадока

Если компания ведёт свою работу в нестандартной учётной системе, для которой не предусмотрено готового интеграционного решения от Диадока, оптимальным вариантом будет подключение с помощью API Диадока. Это возможность, позволяет создать индивидуальную настройку для каждой компании.

С помощью АIP Диадока можно добавлять функции по созданию различных типов документации, а также их обработки и взаимодействия с партнёрами.

Установить API Диадока самостоятельно не получится. Для интеграции данного типа конфигурации потребуется помощь специалистов.

Таким образом, в Диадоке есть множество различных решений для каждого вида бизнеса. Не зависимо от масштаба и вида деятельности вашей компании, вы можете подобрать удобное и выгодное решение для повышения эффективности вашего бизнеса.

К другим новостям

Быстрый расчет Контур.Диадок

Получить расчет за 1 минуту