Работа с входящими в Диадоке

Как принимать входящую документацию от партнеров

Для получения входящей документации в Диадоке прежде всего потребуется пригласить к сотрудничеству через ЭДО Диадока своего контрагента. Также вы можете посмотреть входящие приглашения от партнеров во вкладке «контрагенты».

После принятия приглашения вам станет доступна возможность получения входящих запросов. Вы можете с легкостью узнать, подключен ли ваш партнер к ЭДО с помощью специального поиска в сервисе Контур.Диадок. Вам потребуется ввести наименование организации или ИНН, и вы получите информацию о текущем статусе.

Получение входящих файлов в Диадоке бесплатно. Помимо этого, сервис не подразумевает плату за:

• Подписание документации;
• Хранение и согласование;
• Поддержку специалистов в любое время суток;
• Определенное количество пользователей.

Чтобы начать использование Диадока, вам понадобится лишь сертификат КЭП. Сервис подразумевает оплату за определенный пакет отправки исходящих документов.

Настройка входящей документации

У пользователей веб-версии Диадока есть возможность отправки на согласование или проставление подписи на документации конкретным сотрудником или сотрудниками. При необходимости на их почту придет файл, который необходимо согласовать или подписать.

Также есть возможность отправки всех документов определенного контрагента конкретному подразделению, если у него есть доступ к личному кабинету Диадока. Для регистрации подразделения в сервисе зайдите в настройки и выберите «Подразделения».

Затем выберите подходящее подразделение и впишите всю необходимую информацию. После заполнения нажмите кнопку «добавить».

Настройка подразделений и отделов обеспечит маршрутизацию вашей документации. Она будет сразу отправляться по заданному маршруту. Это значит, что процесс согласования и подписания будет занимать меньше времени. Важно отметить, что существует возможность маршрутизации только тех документов, которые были отправлены в основной офис. Документы также можно переслать самостоятельно.

Статусы входящей документации

Для оперативного просмотра состояния ваших файлов, в Диадоке каждый входящий документ имеет определенный статус, соответствующий тому, какое действие происходит с файлом.

Как найти входящие документы в Диадоке?

Все входящие документы хранятся в папке «входящие». Чтобы получить к ним доступ, необходимо зайти в свой профиль Диадока при помощи КЭП. Также у пользователей есть возможность поиска необходимых входящих документов по фильтрам.

Процесс согласования входящей документации

После того как файл получен, его можно перенаправить на подписание или визирование своему коллеге, начальнику или подчиненному.

В процессе согласования принимают участие бухгалтер и оператор. Первый согласовывает документ, а второй имеет право на его подпись и отправку на подпись. Первоначально документ поступает к оператору. Он, в свою очередь, должен согласовать его с бухгалтером. Для этого потребуется выполнить следующие действия:

• Откройте документ;
• Нажмите на кнопку «согласовать» внутри файла;
• Выберите необходимые акты и нажмите кнопку «передать на согласование»;
• Выберите подразделение сотрудника, который будет заниматься согласованием. Если любой сотрудник отделения может согласовать файл, отправьте его всему отделению;
• Статус отправленного документа изменится. Бухгалтер будет видеть его в разделе «Требующие обработки»;
• Согласование происходит в том же разделе. Достаточно нажать необходимую кнопку;
• После того как документ согласуют, у оператора появится возможность его подписи или передачи на подписание.

Процесс подписания документации

В данном процессе задействован директор и оператор. Сначала оператор отправляет файл директору, чтобы тот согласовал его или удостоверил. Для того чтобы подписать документ в Диадоке, выполните следующие действия:

• Откройте документ;
• Перейдите в раздел согласования;
• Отправьте файл на подпись подходящему сотруднику;
• Статус файла во входящих изменится, а у директора он отобразится в разделе документов, которые требуют обработки;
• Прямо оттуда можно подписать документ, нажав соответствующую кнопку.

Аннулирование

Каждый пользователь имеет право аннулировать входящий документ при необходимости. Для этого необходимо выбрать соответствующее действие в карточке документа, требующего аннулирования, или отметить нужные файлы в перечне входящей документации.

Процесс печати

Если потребуется бумажная версия документа, ее можно легко распечатать в сервисе Диадок. Есть два варианта:

• Через входящие: Зайдите в раздел входящих в личном кабинете Диадока. Выберите файл, который необходимо распечатать, и нажмите в верхнем углу значок принтера;
• Через карточку документа: Процесс печати через карточку аналогичен предыдущему. Потребуется авторизоваться в Диадоке, затем найти необходимый файл и зайти в его карточку.

Удаление входящих документов

Удалить ненужный файл из входящих можно также с помощью карточки или раздела входящие.

Удаление с помощью карточки документа

Чтобы удалить документ, который вам больше не нужен, с помощью карточки, сначала зайдите в свой аккаунт, во вкладку входящих документов. Там найдите необходимый файл и перейдите в его карточку. Пролистайте вниз и найдите действие удаления. Воспользуйтесь им и подтвердите свое решение.

Удаление во входящих

Отметьте во входящих все файлы, которые нужно удалить, и перенесите их в корзину.