Выгрузка документов из 1С в Диадок

При наличии модуля 1С выгрузить документацию в сервис ЭДО несложно. Но как быть, если модуля 1С нет? В статье расскажем, как выгружать и загружать документы в Диадок, а также как отправлять и принимать их прямо в программе 1С.

Процесс выгрузки документации из 1С в Контур.Диадок

Для наиболее простой работы в 1С рекомендуем установить готовый модуль от Контур.Диадок: с ним можно отправлять и принимать файлы онлайн без выгрузки и загрузки.

Если же нужно выгрузить файлы в Диадок из 1С без модуля, выполните следующие действия:

• зайти в программу 1С;
• выбрать нужный для выгрузки файл;
• сохранить этот файл на ПК;
• войти в свой аккаунт Контур.Диадок;
• загрузить документ в сервис;
• отправить его или сохранить как черновик.

Важно понимать, о выгрузке документов какого типа идёт речь. Формализованные документы (счёт-фактура, УПД) требуют специального формата, прописанного в законе, — это файлы с расширением XML. Неформализованные документы (претензии, письма, реестры) не подразумевают конкретного формата и сохраняются любым удобным способом.

Для выгрузки формализованных документов существует специальный формат, соблюдение которого контролируют налоговые органы. Для выгрузки УПД, счёта-фактуры или другого формализованного документа из 1С в Диадок потребуется помощь специалиста 1С вашей компании.

Алгоритм загрузки УПД из 1С в Диадок

В качестве примера разберём загрузку формализованного документа в веб-версии Диадока. Этот алгоритм подходит прежде всего для тех, у кого нет специального модуля Диадока для 1С.

Загрузить документацию в веб-версии можно двумя способами. Для формирования УПД и его отправки сначала перейдите в раздел «Документы» и добавьте новый документ, затем выберите подходящий способ.

Первый способ — загрузка файла в Диадок

Если у вас уже есть выгруженный из 1С УПД, при создании нового документа перейдите в раздел «Загрузить с компьютера», выберите файл в формате XML и откройте его. Менять наименование документа нельзя — оно установлено форматом. При загрузке система автоматически определяет номер, дату, общую сумму и сумму НДС и проверяет соответствие формату. Если данные верны, выберите получателя и нажмите «Подписать и отправить». УПД подписывается одной подписью руководителя или уполномоченного лица — подпись главного бухгалтера, в отличие от бумажного счёта-фактуры, не требуется.

Второй способ — формирование вручную в Диадоке

Этот способ подходит, если удобнее самостоятельно сформировать документ с нуля в редакторе сервиса. В нём можно создать УПД, счёт-фактуру, накладную и другие официальные документы. В разделе «Редактор» выберите «УПД», заполните обязательные поля по инструкции, нажмите «Перейти к отправке», укажите получателя и нажмите «Подписать и отправить».

Интеграция ЭДО в 1С

Для взаимодействия системы ЭДО с 1С специалисты Диадока разработали специальный модуль. С его помощью можно отправлять и принимать файлы, искать контрагентов и приглашать их к совместному ЭДО — и всё это прямо внутри привычного 1С.

Перед началом работы нужно приобрести лицензию, после чего можно загрузить модуль. Диадок для 1С — готовое решение, которое не требует много времени и знаний для установки: все настройки можно выполнить самостоятельно.

С модулем 1С от Диадока доступны следующие возможности:

• формировать документы;
• отправлять документацию любого вида;
• обрабатывать входящие документы;
• подписывать документы электронной подписью;
• аннулировать документы;
• приглашать контрагентов к электронному обмену;
• отправлять документы по маршрутам согласования;
• просматривать статусы и историю обмена документами;
• сверять информацию между 1С и Диадоком.

Модуль значительно оптимизирует и ускоряет документооборот, ведь вся работа идёт в привычном интерфейсе 1С. Кроме того, он даёт ряд дополнительных преимуществ:

Автоматизация учёта

Модуль обмена документами прямо в 1С упрощает закрытие документов с контрагентами, облегчая работу бухгалтеров.

Более быстрая обработка документации

Благодаря работе внутри 1С не нужно переключаться между разными окнами и форматами файлов.

Повышенный контроль над документооборотом

Можно отслеживать статусы документов в реальном времени на каждом этапе и контролировать работу сотрудников.

Снижение вероятности ошибок

Интеграция с 1С сокращает ручной ввод данных и позволяет настраивать шаблоны типовых документов.

Простота использования

Модуль встраивается напрямую в 1С, поэтому не нужно изучать новые интерфейсы.