Электронный документооборот набирает все большую популярность среди предпринимателей, поскольку позволяет ускорить и оптимизировать бизнес-процессы в компаниях. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, обладает таким же юридическим статусом, что и тот, который был подписан вручную.
Важность даты совершения факта хозяйственной жизни (ФХЖ) и формирование даты подписания в электронном документообороте становятся ключевыми аспектами для компаний, переходящих на новые формы обмена документами.
Основное преимущество ЭДО заключается в возможности ускорить процесс передачи документов и избежать их дублирования на бумажных носителях. Представителям компаний, только начинающим внедрять электронный документооборот, могут потребоваться разъяснения по вопросам временных рамок и особенностей подписания документов в данной системе. Важно понимать разницу между датой совершения ФХЖ и датой подписания, поскольку это может иметь важное юридическое значение для документооборота предприятия.
Важность даты совершения ФХЖ
Каждый факт хозяйственной жизни (ФХЖ) должен быть оформлен в качестве первичного учетного документа в соответствии с законодательством. Особое внимание уделяется дате совершения ФХЖ, указанной в первичных документах, так как она считается важным элементом сделки.
Дата совершения факта хозяйственной жизни, отраженная в первичных документах и играет ключевую роль в бухгалтерском и налоговом учете. С момента получения товаров и услуг организация может учитывать свои расходы и включать НДС в вычет.
Важно отметить, что дата составления или подписания документа и дата совершения ФХЖ могут различаться в соответствии с нормативными актами. В случае расхождения этих дат в документе также указывается информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
В письменных документах обычно даты составления и подписания совпадают, за исключением некоторых условий в договоре, указывающих на необходимость подписания заказчиком.
В электронном документообороте дата подписания фиксируется автоматически при формировании электронной подписи, а дата совершения ФХЖ, в свою очередь, должна быть внесена пользователем. Большинство формализованных документов предусматривают отдельные поля для указания даты ФХЖ, для тех случаев, когда она не совпадает с датой составления. Если соответствующее поле отсутствует необходимо руководствоваться рекомендациями соответствующих органов.
В электронном документообороте не содержится единой методологии по указанию даты подписания. Рекомендуется избегать использования даты подписания в учетных целях и ориентироваться на реальные события бизнес-процессов. Например, если товар был получен 23 июня, а документ подписан лишь 10 июля, необходимо указать 23 июня как дату получения товара.
