Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) – это процесс обмена юридически-значимыми и коммерческими документами в электронном виде, без их дублирования на бумажных носителях. ЭДО – это эффективный способ упростить, ускорить и удешевить документооборот как внутри компании, так и между контрагентами. Обмен документами в электронном виде подходит для большинства сфер бизнеса, причем как для крупных, так и для небольших предприятий – ИП и ООО.

Для того чтобы организовать электронный документооборот с контрагентами, индивидуальный предприниматель (ИП) должен иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП). Именно КЭП подтверждает авторство документа и его подлинность при передаче по системам ЭДО. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют ту же юридическую силу, что и их оригиналы на бумажных носителях.

Индивидуальные предприниматели могут выбрать любого провайдера ЭДО, основываясь на возможностях предоставляемых сервисов, тарифах и других критериях. Важное условие: контрагенты, с которыми планируется обмен документами, должны быть подключены к тому же провайдеру. В противном случае электронный документооборот организуется через роуминг, что не всегда удобно или вовсе невозможно с технической точки зрения.

Подключиться

Тарифы

Преимущества ЭДО для ИП

Электронный документооборот позволяет оптимизировать и упростить многие бизнес-процессы в деятельности ИП и юридических лиц.

ЭДО дает следующие преимущества:

Мгновенный обмен документами с контрагентами из любых городов России и за рубежом

Минимизация затрат на печать и архивное хранение документов на бумаге

Возможность корректировки содержания документов

Исключение риска фальсификации и утери документов

Удобный поиск по документам, их классификация по различным критериям

Архивное хранение электронных документов в облаке

Системы электронного документооборота на порядок сокращают время, которое требуется предпринимателю на подготовку, отправку, получение и проводку юридически-значимых документов.

Кроме обработки первичной бухгалтерской документации, система ЭДО позволяет ИП быстро формировать и предоставлять отчетность в контролирующие органы – ФНС, ФСС, ПФР, Росстат и другие, вне зависимости от используемой системы налогообложения (УСН или ОСНО). При этом предприниматель застрахован от риска ошибок в документах и, соответственно, штрафных санкций.

Важная особенность систем ЭДО, в частности, Диадок – это возможность интеграции со сторонними сервисами бухгалтерской отчетности, такими как 1С. Это означает, что бухгалтеру не понадобится вручную вводить данные при формировании документов, а все проводки будут производиться в автоматическом режиме, как и подготовка отчетов для контролирующих органов.

Получите приятные бонусы для ЭДО!

Получайте приятные бонусы при подписке на сервис Диадок - лучший выбор для электронного документооборота. Ускорьте процесс бизнеса с помощью максимально эффективного и удобного сервиса ЭДО.

Участвуйте в акции: Подарки от Диадока всем клиентам

Какими документами ИП
может обмениваться через ЭДО?

Налоговые декларации
НДС и по УСН

Договора, дополнительные соглашения и приложения к ним

Декларации по формам 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, 4-НДФЛ

Отчетные документы по формам ФСС, ПФР и Росстата

КУДиР — книга учёта
доходов и расходов

Счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ/оказанных услуг, УПД

Шаблоны большинства структурированных документов доступны предпринимателю в системе ЭДО. Бухгалтер может использовать возможность автоматического заполнения форм документов при интеграции с 1С или другими программами учета, настроить автоматическую проводку входящих документов и последующее формирование отчетности на их основе.

Помимо этого, системы ЭДО, в частности, Диадок, предоставляют широкие возможности для работы с неструктурированными документами, для которых не существует стандартизированных форм и шаблонов. Это договора, спецификации, сметы, реестры, протоколы разногласий и многие другие.

Как выбрать систему ЭДО

При выборе провайдера ЭДО важно убедиться, что в предлагаемой системе реализован весь функционал, необходимый предпринимателю, например:

Формирование, отправка, получение, изменение и хранение документов;
Возможность интеграции с существующей на предприятии системой бухгалтерского учета;
Возможность пользоваться веб-версией системы без установки ПО;
Роуминг с другими провайдерами ЭДО;
Разграничение прав доступа к документам для различных пользователей;
И другие.

Кроме этого, необходимо учитывать, с какой именно системой работают контрагенты предпринимателя. По этой причине чаще всего удобнее выбирать самого популярного провайдера, к которому подключена основная часть компаний в РФ. На сегодняшний день таковым является ЭДО Контур Диадок. В этой системе работают более 1,5 миллионов организаций в России и за ее пределами, среди которых крупнейшие маркетплейсы, оффлайн ритейлеры, банки, транспортные компании и многие другие.

Диадок предоставляет абонентам возможность работы как через облачный сервис, так и через систему, интегрированную в существующие решения ведения бухгалтерского учета. Освоить электронный документооборот в Диадоке может даже начинающий предприниматель: система имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, а техническая поддержка пользователей работает круглосуточно.

Подключите лучший тарифный план
Контур.Диадок под ваши потребности

250

исходящих документов

1 900

По 7,6 за документ

600

исходящих документов

4 200

По 7 за документ

1 200

исходящих документов

7 800

По 6,5 за документ

3 000

исходящих документов

18 600

По 6,2 за документ

6 000

исходящих документов

36 000

По 6 за документ

12 000

исходящих документов

68 400

По 5,7 за документ

Получите электронная подпись по лучшей стоимости в 1 клик

3 000

Больше 12 000 документов?
С Контур.Диадок это
не проблема!

Электронная подпись для ЭДО

Электронная подпись требуется при организации как внутреннего, так и внешнего документооборота с контрагентами. Для внешнего ЭДО подойдет простая, неквалифицированная электронная подпись, а для внешнего документооборота – только квалифицированная.

Сертификат
без лицензии

КЭП без лицензии
СКЗИ Крипто-ПРО.

3 000

Заказать

Сертификат
электронной подписи

КЭП со встроенной лицензией СКЗИ Крипто-ПРО, но без носителя Рутокен.

4 000

Заказать

Квалифицированный
сертификат

КЭП со встроенной лицензией СКЗИ Крипто-ПРО и носителем Рутокен.

5 500

Заказать

Срок действия Лицензии на СКЗИ «КриптоПро CSP».

От 1 100

Заказать

Сертифицированный защищенный носитель Рутокен для подписи.

От 2 000

Заказать

Только КЭП наделяет электронные документы юридической значимостью и делает их полными аналогами оригиналов на бумажном носителе, с собственноручной подписью руководителя и печатью организации. Необходимость в применении КЭП продиктованы соображениями безопасности и конфиденциальности. Квалифицированная электронная подпись:

Гарантирует защиту документов при их передаче по электронным каналам связи

Подтверждает авторство документа и его подлинность

Дает гарантию, что после подписания в текст документа не были внесены никакие корректировки

Получить квалифицированную электронную подпись можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Представительства УЦ Контур открыты во всех крупных городах России, поэтому у ИП из любой точки страны не возникнет проблем с оформлением КЭП. Проверка документов и выдача сертификата ЭП в большинстве случаев не занимают больше, чем 1-2 дня.

Объединение с внешними системами

Контур.Диадок может интегрироваться практически с любой учетной системой. Это дает возможность выполнять все процессы с документами в 1 окне. Теперь не нужно переносить файлы из одной системы во вторую, поскольку Диадок и 1С (к примеру) станут единой программой. Сервис включает готовые решения для наиболее распространенных учетных систем.

API.Диадок

Осуществляйте электронный документооборот с деловыми партнерами и клиентами прямо в 1С.

ЭДО для ИП

Что такое электронный документооборот?

Преимущества ЭДО для ИП

Получите приятные бонусы для ЭДО!

Какими документами ИП может обмениваться через ЭДО?

Как выбрать систему ЭДО

Подключите лучший тарифный план Контур.Диадок под ваши потребности

Электронная подпись для ЭДО

Получите приятные бонусы для ЭДО!

Диадок уже подключили:

Контур.Диадок

Какими документами ИП
может обмениваться через ЭДО?

Подключите лучший тарифный план
Контур.Диадок под ваши потребности