Электронные документы намного легче и быстрее создавать, перерабатывать и пересылать. С помощью ЭДО существенно ускоряются рабочие процессы и экономятся ресурсы компании. Теперь нет необходимости выделять помещение под архив или тратить очень много времени на поиск нужного файла. Однако, их важно правильно хранить в архиве, защищать от сбоев системы и посторонних вмешательств.
Методы хранения электронных документов
01
Флеш-носители
Документы можно хранить на флеш-носителях. Но, как показала практика, это самый плохой способ. Носитель может перестать работать или потеряться. Кроме того, защиту флешки очень легко взломать даже обычному человеку.
02
Облачный архив
Не нуждается в установке ПО и больших тратах, гарантирует высокую защиту и хранит документы в соответствии с требованиями закона. Предоставляет доступ при наличии бесперебойного доступа к сети.
03
Свой архив
Файл на компьютере с доступом узкого круга сотрудников. Данные могут быть утеряны при поломке компьютера. Они должны храниться в соответствии с утвержденными законом требованиями, что непросто сделать самостоятельно.
04
Программы ЭДО
Архив при системе ЭДО, гарантирующий быстрый доступ, логичную структуру и ясные правила хранения. Для организаций этот метод является избыточным, поскольку нуждается в отдельном программном обеспечении, настройке и тратах.
Чаще всего предприниматели выбирают облачный архив.
Хранение электронных документов в нем должно соответствовать следующим требованиям:
- Удобочитаемость — учет формата и умение его читать, а также отображать в режиме реального времени.
- Возможность группирования — документы должны легко находиться, распознаваться и распределяться по группам, на них необходимо указывать правильные ИНН и другие известные маркеры.
- Ясность и понятность — документ легко найти при необходимости.
- Безопасность — документы надежно хранятся в стабильной среде, защищаются, могут управляться.
Требования к хранению документов в архиве
Владелец в обязательном порядке должен хранить средства для чтения, копирования и проверки их состояния. Ее нужно проводить каждые 5 лет.
Длительность хранения документов в ЭДО
Длительность хранения документов установлена Приказом ФНС России.
1-5 лет | Письма, правила и справки |
75 лет | Данные о заработке, стаже, счетах и выплатах работникам |
От 5 лет и бессрочно | Договоры, приложения и соглашения, акты, счет-фактуры и отчеты |
Выдача документации из архива
Архивный документ копируется, если его необходимо распечатать, выдать или направить кому-то. Все действия отображаются в журнале, в котором фиксируется дата запроса, информация о работнике, сделавшем запрос и подразделении, а также номер документа.
Достоинства облачных электронных архивов:
- Экономия времени и ресурсов.
- Ускорение бизнес-процессов.
- Быстрый и простой поиск нужной информации.
- Отсутствие необходимости хранить и защищать данные самостоятельно.
- Повышение контроля над процессами.
- Упрощение отчета перед ФНС.