Контур.Диадок

Ваш город:

Это ваш город?

Да

Нет

Мы работаем по всей России!

с 09:00 до 19:00

Получить расчет

Как хранить электронные документы по закону?

Электронные документы намного легче и быстрее создавать, перерабатывать и пересылать. С помощью ЭДО существенно ускоряются рабочие процессы и экономятся ресурсы компании. Теперь нет необходимости выделять помещение под архив или тратить очень много времени на поиск нужного файла. Однако, их важно правильно хранить в архиве, защищать от сбоев системы и посторонних вмешательств.

Методы хранения электронных документов

01

Флеш-носители

Документы можно хранить на флеш-носителях. Но, как показала практика, это самый плохой способ. Носитель может перестать работать или потеряться. Кроме того, защиту флешки очень легко взломать даже обычному человеку.

02

Облачный архив

Не нуждается в установке ПО и больших тратах, гарантирует высокую защиту и хранит документы в соответствии с требованиями закона. Предоставляет доступ при наличии бесперебойного доступа к сети.

03

Свой архив

Файл на компьютере  с доступом узкого круга сотрудников. Данные могут быть утеряны при поломке компьютера. Они должны храниться в соответствии с утвержденными законом требованиями, что непросто сделать самостоятельно.

04

Программы ЭДО

Архив при системе ЭДО, гарантирующий быстрый доступ, логичную структуру и ясные правила хранения. Для организаций этот метод является избыточным, поскольку нуждается в отдельном программном обеспечении, настройке и тратах.

Чаще всего предприниматели выбирают облачный архив. Хранение электронных документов в нем должно соответствовать следующим требованиям:

  • Удобочитаемость. Учет формата и умение его читать, а также отображать в режиме реального времени.
  • Возможность группирования. Документы должны легко находиться, распознаваться и распределяться по группам, на них необходимо указывать правильные ИНН и другие известные маркеры.
  • Ясность и понятность. Документ легко найти при необходимости.
  • Безопасность. Документы надежно хранятся в стабильной среде, защищаются, могут управляться.

Требования к хранению документов в архиве

Владелец в обязательном порядке должен хранить средства для чтения, копирования и проверки их состояния. Ее нужно проводить каждые 5 лет.

Длительность хранения документов в ЭДО

Длительность хранения документов установлена Приказом ФНС России.

1-5 летПисьма, правила и справки
75 летДанные о заработке, стаже, счетах и выплатах работникам
От 5 лет и бессрочноДоговоры, приложения и соглашения, акты, счет-фактуры и отчеты 

Выдача документации из архива

Архивный документ копируется, если его необходимо распечатать, выдать или направить кому-то. Все действия отображаются в журнале, в котором фиксируется дата запроса, информация о работнике, сделавшем запрос и подразделении, а также номер документа.

Достоинства облачных электронных архивов:

  • Экономия времени и ресурсов.
  • Ускорение бизнес-процессов.
  • Быстрый и простой поиск нужной информации.
  • Отсутствие необходимости хранить и защищать данные самостоятельно.
  • Повышение контроля над процессами.
  • Упрощение отчета перед ФНС.

Быстрый расчет Контур.Диадок

Получить расчет за 1 минуту