Программы электронного документооборота

Системы электронного документооборота все прочнее входят в нашу повседневную жизнь: они позволяют упростить процесс обмена документами, экономить время, увеличить скорость принятия решений уполномоченными лицами. Электронный документооборот (ЭДО) можно организовать как между контрагентами, так и внутри компании.

Подключиться

Тарифы

Что такое ЭДО?

ЭДО – это система передачи коммерческих и юридически-значимых документов в электронном виде, без их дублирования на бумажных носителях. Большинство провайдеров ЭДО предлагают возможность интегрирования данной системы с принятыми на предприятиях решениями ведения бухгалтерской отчетности, поэтому электронный документооборот позволяет на порядок упростить и ускорить рутинный процесс стандартной бухгалтерской деятельности.

Единственное условие для тех, кто хочет подключиться к системе электронного документооборота – это наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП). Именно электронная подпись придает документу юридическую значимость, подтверждает его авторство и подлинность.

Как подключиться к системе электронного документооборота

Программы электронного документооборота сегодня предлагают множество компаний. По сути, их функционал более или менее одинаков. Однако некоторые из них, например, могут прекрасно подойти крупному бизнесу, но оказаться практически бесполезными для небольших компаний. Разберемся, чем отличаются программы ЭДО друг от друга, и по каким критериям их стоит выбирать.

Подключиться

Тарифы

Контур.Диадок - Электронный документооборот с контрагентами

Выберите лучший тарифный план
Контур.Диадок под ваши потребности

250

исходящих документов

1 900

По 7,6 за документ

Заказать

600

исходящих документов

4 200

По 7 за документ

Заказать

1 200

исходящих документов

7 800

По 6,5 за документ

Заказать

3 000

исходящих документов

18 600

По 6,2 за документ

Заказать

6 000

исходящих документов

36 000

По 6 за документ

Заказать

12 000

исходящих документов

68 400

По 5,7 за документ

Заказать

Получите ЭЦП по лучшей стоимости в 1 клик

3 000

Заказать ЭЦП

Больше 12 000 документов?
С Контур.Диадок это
не проблема!

Заказать больше 12 000 док.

Какой электронный документооборот выбрать

Для начала необходимо определиться с критериями, по которым нужно выбирать программу документооборота. Отталкиваться, естественно, нужно от масштабов и потребностей вашего бизнеса. Так, если вы владеете относительно небольшой компанией, нет необходимости в приобретении ПО с максимальным функционалом.

Облачные сервисы

Не все провайдеры ЭДО предоставляют доступ к веб-версии программы электронного документооборота. Между тем, это полезный и удобный функционал. Используя облачные сервисы, вы можете подписывать, отправлять и принимать документы с любого устройства и из любой точки мира. То есть, вы не будете привязаны к компьютеру в офисе, на котором установлено определенное ПО.

Формирование исходящих документов

Один из основных критериев выбора программы для электронного документооборота – это способ формирования исходящих документов. Это могут быть готовые шаблоны от контрагентов, выгрузки из 1С, ручной ввод данных.

Распознавание счетов

Счет является неформализованным документом, поэтому не все программы электронного документооборота могут распознать его и автоматически сформировать платежное поручение. Но такая возможность сэкономит массу времени для бухгалтера.

Обмен документами с контрагентами

В основной массе случаев вы можете обмениваться электронными документами только с теми контрагентами, которые подключены к тому же провайдеру ЭДО. Поэтому, чем популярнее сервис, тем проще на практике. В иных случаях компаниям необходимо подключать роуминг, что требует дополнительных затрат средств и времени.

Самые популярные программы для ЭДО в РФ

Особенности:

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для подключения к данной ЭДО должна быть выпущена исключительно партнерами «Точки»;
Стоимость – до 900 в месяц.

Плюсы:

Есть возможность хранения и обработки документов в «облаке»;
Загрузка документов может быть выполнена как вручную, так и автоматически;
Пользователям доступен поиск по сохраненным в системе документам.

Недостатки:

Обмениваться электронными документами вы можете только с контрагентами, которые подключены к «Точке». Роуминга не предусмотрено;
Нет возможности интеграции со сторонними сервисами, такими как 1С;
Нет мобильного приложения.

Особенности:

Для использования программы для ведения электронного документооборота Диадок подойдет как квалифицированная, так и неквалифицированная электронная подпись. Однако неквалифицированная ЭП позволяет только просматривать документы, тогда как КЭП – использовать весь функционал сервиса.

Плюсы:

Возможность автоматической загрузки документов;
Удобный конструктор документов по шаблонам пользователей Диадок;
Поиск сохраненных документов с удобным фильтром;
Хранение документов в электронном облачном архиве, даже после прекращения пользования сервисом;
Обмен электронными документами возможен с контрагентами, которые используют Диадок, а также через роуминг;
Более 1,5 миллионов компаний, использующих Диадок;
Удобное формирование платежных поручений по полученным счетам и их автоматическая оплата;
Есть мобильное приложение.

Недостатки:

Минимальная стоимость по тарифу – 900 (100 исходящих документов).

Особенности:

Любые документы (кроме счетов-фактур) могут быть подписаны как квалифицированной, так и неквалифицированной электронной подписью.

Плюсы:

Ручная или автоматическая загрузка документов (через сервис Такском-Ассистент);
Регулярное обновление шаблонов первичных бухгалтерских и отчетных документов;
Обмен документами возможен с контрагентами, зарегистрированными в сервисе «Такском», или в роуминге;
Удобное формирование платежных поручений в интеграции с 1С;
Есть мобильное приложение.

Недостатки:

Минимальный тариф – 2000 за 200 исходящих документов.

Особенности:

Автоматическая загрузка документов возможна только в случае, если абонент использует программу бух. учета СБИС. В остальных случаях загрузка данных производится вручную;
Для использования сервиса необходима квалифицированная электронная подпись.

Плюсы:

Удобный конструктор документов и бизнес-процессов;
Возможность поиска по сохраненным документам с многочисленными сортировками;
Архивное хранение электронных документов и с широкими возможностями контроля доступа;
Обмен документами возможен с контрагентами, зарегистрированными в сервисе СБИС, или в роуминге;
При интеграции с 1С возможен легкий способ формирования платежных поручений;
Система для электронного документооборота СБИС доступна в мобильной версии;
Есть возможность организации видеоконференций между контрагентами;
Широкие возможности для интеграции: 1С, Docsvision, SAP. Автоматическая конвертация в форматы ИФНС.

Недостатки:

Стоимость – от 10 за 1 исходящий документ.

Особенности:

Для работы с сервисом необходима квалифицированная электронная подпись, оформленная в «КОРУС Консалтинг СНГ».

Плюсы:

Удобный конструктор документов с возможностями дополнения от пользователей;
Поиск по сохраненным документам;
Через роуминг — обмен данными с контрагентами, которые работают с другими провайдерами ЭДО;
Бесплатное хранение архивных документов в облаке в течение 6 месяцев;
Стоимость – от 7 за 1 исходящий документ.

Недостатки:

Загрузка документов производится только в ручном режиме;
Не предусмотрено возможности формирования платежных поручений по полученным счетам.

Особенности:

Для подключения к программе электронного документооборота Калуга Атсрал организации можно оформить любую КЭП.

Плюсы:

Автоматическая или ручная загрузка документов;
Поиск по архивным документам;
Бессрочное архивное хранение документов;
Обмен документами возможен с контрагентами, зарегистрированными в сервисе Калуга Астрал, или в роуминге;
Удобное формирование платежных поручений по полученным счетам;
Есть мобильное приложение;
Стоимость 1 исходящего документа – от 4.

Недостатки:

Нет конструктора документов. Бухгалтер может работать в системе только с первичными или исправленными документами.

Сравнительная таблица программ ЭДО

Наименование	Точка	Контур.Диадок	Такском	СБИС	Корус	Калуга «Астрал»
Способ загрузки документов	Вручную Автоматически – через специальный ящик от любого контрагента	Вручную Автоматически, если контрагент работает через Диадок	Вручную Автоматически, если контрагент работает через Такском-Ассистент	Вручную Автоматически, если контрагент работает через СБИС	Вручную	Вручную Автоматически, если контрагент работает через Астрал
Возможность хранения документов в облаке	есть	есть	есть	есть	Бесплатно в течение 6 месяцев	есть
Конструктор документов	нет	есть	есть	есть	есть	нет
Обмен документами с контрагентами по роумингу	нет	есть	есть	есть	есть	есть
Формирование платежных поручений	есть	есть	Только при интеграции с 1С	Только при интеграции с 1С	нет	есть
Мобильное приложение	нет	есть	есть	есть	есть	есть
Стоимость	бесплатно	От 900 руб./год	От 2000 руб./год	От 500 руб./год	От 350 руб./месяц	От 1200 руб./год
		Заказать Все тарифы

Отзывы наших клиентов

“Используем Контур.Диадок 2 года, документацию полностью перевели в электронный вид. Удобно, что сервис работает с облаком, это исключает вероятность потери важной документации и необходимость загружать ее на жесткий диск. В сравнении с затратами на канцелярию, Диадок намного дешевле. Все наши контрагенты уже давно используют этот ресурс.”

“С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учетом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами без Диадока. Рекомендуем!”

“С помощью Диадока у нас ведется работа с накладными, выписками и счетами-фактурами. Перешли на электронный документооборот после начала карантина, и о своем решении не пожалели. Система учитывает поправки в законодательстве, обновления происходят регулярно, а сам сервис похож на онлайн-почту, поэтому разобраться с ним не составило труда.”

“Мы используем сервис Диадок 8 месяцев. Процедура оформления сертификата квалифицированной ЭЦП заняла некоторое время, но в процессе мы разобрались быстро. Работа с Контур.Экстерн занимает минимум времени, все автоматизировано. Мы давно отказались от обмена бумагой, и не тратим деньги на канцелярию.”

“Диадок сокращает электронный документооборот, экономит время, обеспечивает хорошую защиту данных. Документы можно хранить в облаке, запускать сервис можно с телефона или ПК, есть удобные фильтры поиска. Это колоссально экономит наше время, при этом гарантируется полная конфиденциальность данных. Мы оценили сервис по достоинству.”

“Мы доверяем Контур.Диадок, он надежно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и место работы, поэтому взломать аккаунт невозможно. Благодарим за безопасность использования вашего сервиса.”

“Ранее мы делали отправку и получение документов только в бумажном виде. Сейчас существенно упростили бизнес-процессы и начали использовать ЭДО с Диадоком. Тут мы можем отправлять большие объемы документации за один раз и подписывать их. Мы не храним кипы бумаг, не тратим деньги на канцелярию. Очень комфортно, рекомендуем.”

“На Диадоке мы уже 4 года, встречали и взлеты, и падения. Данная система полностью удовлетворяет наши потребности. Диадок для нас – это отличная «Фокус-проверка» контрагентов на благонадежность. Тут гибкая система поддержки, аккуратный подход в спорных ситуациях, где контролирующие органы помочь не могут.”