Оформление УПД в Диадок

УПД — универсальный передаточный документ. Он применяется при реализации товаров или оказании определенных услуг. Полезность УПД в том, что он сочетает в себе сразу два документа – бухучет и счет-фактуру. Тем самым экономится время на составление бумаг и проведение документооборота.

Особенности оформления УПД в бумажном и электронном виде (ЭДО). Основные форматы универсального передаточного документа. Упростите работу с УПД через сервис Контур.Диадок.

Бумажный вариант УПД: как применяется и оформляется

В бумажном варианте УПД используется либо в виде одного первичного документа, либо совмещенный со счет-фактурой. УПД оформляется выполнение услуг, заказов, поставка продукции, проведение работ, а, кроме того, передача прав на распоряжение имуществом.

Закон не требует обязательно передавать исключительно УПД вместо применяемых ранее документов, выбор остается за пользователем. Но с 21 октября 2013 г. Федеральная налоговая служба обязала налоговые и прочие контролирующие органы принимать УПД на равных с пакетом прочей документации.

Электронный УПД:
единый формат для документов

В 2016 году приказом ФНС был введен электронный вариант УПД, который удобнее и шире бумажной версии. Пользователь определяет самостоятельно, какие поля формы нужно заполнить в соответствии с типом документации и ее функциями.

Есть 3 типа документов соответствующие набору реквизитов каждого из них:

УПД;
Счет-фактура (далее СЧФ);
Первичный документ (далее ДОП).

К последним относятся акты, накладные и т.п. Документация СЧФДОП и ДОП подписывается двумя сторонами сделки, а СЧФ – лишь продавец или отправитель. Передачу электронной документации (ЭДО) можно проводить посредством сервиса Контур.Диадок.

Правила заполнения электронных файлов

Заполнение зависит от того, какую функцию выполняет тот или иной документ. Каждый тип имеет свой формуляр. При заполнении данных руководствуемся п. 5 ст. 169 НК РФ

Реквизиты СЧФ:

Название и юридические адреса продавца и получателя товара;
Номер документа, который показывает аванс за будущие поставки;
Стоимость без налога поставленного груза или имущественных прав;
Дата, номер;
Размер акциза;
Размер ставки по налогам;
Налог, оплачиваемый клиентом
Место, где произведена продукция;
Объем содержимого, используемая валюта;
Общая стоимость поставленного товара с налогом;
Данные обоих участников операции – ИНН, название, адрес;
Что входит в поставку, указание единиц измерения груза (по возможности);
Стоимость одной единицы измерения груза без учета налога, кроме варьирующейся гос. цены, в которую уже включен налог;
Код товара, соответствующий единой номенклатуре стран ЕЭС при вывозе товара с территории РФ в любую из входящих в ЕАЭС стран.

В отличие от бумажной версии, в электронном формате имеется обязательное поле с названием субъекта, который составил файл продавца товара или услуги. Если составитель электронного файла не является продавцом, он записывает в специальном поле основание, на котором действует от имени продавца. Это понадобится для аутсорсинга.

Реквизиты ДОП:

Наименование;
Дата создания;
Название хозяйствующего субъекта, сформировавшего документ;
Содержание операции; сумма или общий объем поставки;
Подписи и ФИО всех ответственных лиц.

Реквизиты СЧФДОП:

Счет-фактура, по которому будет рассчитан НДС, также документ о передаче потребителю товара;
Документация, обозначенная Приказом Министерства финансов от 10.11. 2015 № 174н;
Реквизиты, указанные в Налоговом Кодексе РФ и Законе О бухучете;

Формат УПД

При использовании УПД как ДОП или СЧФДОП, название его может быть двойным – как официальное, отражающее хозяйственный факт, так и принятое по договоренности между сторонами. Данные о перевозчике выделены в особое поле. Обязательна подпись лица, оформлявшего файлы. При использовании УПД для всех видов документов можно включать любую информацию. Если у товара имеется маркировка, то ее код должен быть указан.

Основание полномочий определяется установленным статусом. В частности, относительно 1-3 пунктов таким основанием могут быть должностные обязанности. В п.4 это доверенность, реквизиты которой следует указать. Поле «Основание полномочий организации» заполняется при условии, что статус соответствует пункту 3.

Файл документа может иметь несколько подписей. Содержание подписи должно соответствовать статусу подписанта. Физическое лицо указывает лишь фамилию и имя, индивидуальный предприниматель – имя, фамилию и ИНН, юридическое лицо – ИНН, фамилию, имя и должность.

Диадок – это лучший способ работать с электронными версиями деловой документации. Подключившись к этой системе, можно значительно сократить время на создание, оформление и передачу деловой документации с помощью электронного документооборота (ЭДО), а также избежать многих ошибок.

Если включаются данные об участниках, то в документе имеются специальные поля:

Для кода ОКПО;
Название структурного подразделения;
Индивидуальные предприниматели указывают ИНН, реквизиты госрегистрации своего предприятия, а также свое ФИО;
Контактные данные участников;
Официальный адрес участников сделки;
Банковские реквизиты;
Официальный адрес участников сделки;
Юридические лица – ИНН, код КПП, официальное название;
Иностранные участники сделки, не зарегистрированные в налоговом органе РФ – наименование и прочие сведения;
Сведения для сторон документооборота.

Сфера полномочий подписанта-продавца с указанием типа документации:

Подпись того, кто отвечает за счета-фактуры – СЧФ, СЧФДОП;
За соглашение – СЧФДОП, ДОП;
За сделку или операцию и за оформление — СЧФДОП, ДОП;
За оформление договора — СЧФДОП, ДОП.

Сфера полномочий подписанта-клиента:

Подпись совершившего соглашение — СЧФДОП, ДОП;
Совершивший соглашение и ответственный за оформление — СЧФДОП, ДОП;
Отвечающий за оформление совершенной сделки — СЧФДОП, ДОП.

Обязательно заполняется формулярный раздел «Статус». В нем указывается:

Сотрудник организации или предприятия продавца;
Сотрудник службы, от имени продавца составивший файл;
Работник другой уполномоченной на составление документа организации;
Физлицо, а также индивидуальный предприниматель.

Начните сотрудничество с провайдером Диадок уже сейчас!

Заполните эту форму и нажмите кнопку «Подать заявку». Наши сотрудники позвонят вам в течение часа, чтобы помочь подобрать выгодный тариф, и расскажут о доступных способах интеграции.

Отзывы наших клиентов

BMW Group

Немецкий производитель автомобилей, мотоциклов, двигателей, а также велосипедов.

Выделим очевидные достоинства сервиса для нашего концерна: минимизация трат на документооборот, как финансов (на покупку канцелярии), так и времени. Значительно повысилась производительность труда, сотрудники стали более ответственно подходить к процессу. Мы имеем доступ…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Деловые Линии

Автомобильные грузоперевозки

Если вы хотите забыть о бумажной волоките, в таком случае Контур.Диадок – отличное решение. Мы перевели весь документооборот в онлайн, подписи осуществляем с помощью облачной ЭЦП. Подтверждение приходит на телефон в приложение. Работа…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Wildberries

Международный маркетплейс

С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учетом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Энергосбыт

Крупная энергетическая компания

Если бы не карантин, то долго бы еще решались оптимизировать документооборот. Уже 2 года прошло, как мы отказались от бумажных экземпляров. С помощью системы электронного документооборота мы удерживаем показатели эффективности бизнеса в новых…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Газпром Нефть

Разведка и разработка месторождений нефти и газа, нефтепереработка, а также производство и сбыт нефтепродуктов.

На Диадоке мы уже 4 года, встречали и взлеты, и падения. Данная система полностью удовлетворяет наши потребности. Диадок для нас – это отличная «Фокус-проверка» контрагентов на благонадежность. Тут гибкая система поддержки, аккуратный подход…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Вконтакте

Российская социальная сеть

Ранее мы делали отправку и получение документов только в бумажном виде. Сейчас существенно упростили бизнес-процессы и начали использовать ЭДО с Диадоком. Тут мы можем отправлять большие объемы документации за один раз и подписывать…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Google

Американская транснациональная корпорация

Мы доверяем Контур.Диадок, он надежно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

АШАН

Крупный международный ритейлер

Диадок сокращает электронный документооборот, экономит время, обеспечивает хорошую защиту данных. Документы можно хранить в облаке, запускать СЭД можно с телефона или ПК, есть удобные фильтры поиска. Это колоссально экономит наше время, при этом…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Мегафон

Российская телекоммуникационная компания

Мы используем сервис Диадок 8 месяцев. Процедура оформления сертификата квалифицированной ЭЦП заняла некоторое время, но в процессе мы разобрались быстро. Работа с Контур.Экстерн занимает минимум времени, все автоматизировано. Мы давно отказались от обмена…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

2GIS

Международная картографическая компания

С помощью Контур.Диадок мы ведем электронный документооборот, существенно упростили подписание и отправку документов и сделали взаимодействие между отделами намного быстрее. Мы не нагромождаем стопки бумаг, поскольку их подписи теперь возможны в 1 клик….

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

OZON

Международный маркетплейс

Используем Контур.Диадок 2 года, документацию полностью перевели в электронный вид. Удобно, что сервис работает с облаком, это исключает вероятность потери важной документации и необходимость загружать ее на жесткий диск. В сравнении с затратами…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

METRO

Международная компания, которая специализируется на мелкооптовых продажах

С помощью Диадока у нас ведется работа с накладными, выписками и счетами-фактурами. Перешли на электронный документооборот после начала карантина, и о своем решении не пожалели. СЭД учитывает поправки в законодательстве, обновления происходят регулярно,…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее