Ваш город:

Это ваш город?

Да

Нет

Мы работаем по всей России!

с 09:00 до 19:00

Получить расчет

Архивный электронный документооборот в Контур.Диадок

Электронный документооборот стал неотъемлемой составляющей ежедневных бизнес-процессов компаний практически во всех сферах экономики Российской Федерации. Более подробно о том, что такое электронный архив, каким образом он упрощает работу с документацией, а также, какие преимущества появляются с внедрением архивного ЭДО, мы расскажем далее.

Проблемы бумажного архива

Многие компании до сих пор используют бумажные архивы как главный способ хранения документов. Но он имеет ряд недостатков. Поэтому рано или поздно потребуется внедрение архивного электронного документооборота. Сам процесс перехода на ЭДО не быстрый, он в большинстве ситуаций сопрягается с некоторыми трудностями. Но благодаря нашему специализированному сервису Контур.Диадок вы сможете легко решить большинство затруднений, ускорить процедуру перехода с бумажного на цифровой вид.

Первая проблема, с которой сталкиваются сотрудники утрата данных. Чаще всего она появляется до передачи документов в архив, после их длительного хранения или при плановом разборе.

Вторая проблема это низкая скорость обработки информации. Она чаще всего появляется при поиске архивного документа. А если бумажные архивы размещены в разных регионах, то это создает дополнительные трудности при поиске.

Третья проблема высокая стоимость аренды помещения. Не все компании готовы выделять для хранения документации отдельное помещение, в особенности, если архивов несколько. За каждый из них придётся платить аренду, что в сумме повлечет за собой большие траты.

Четвертая проблема с одним документом может работать только один сотрудник. В свою очередь, ЭДО допускает к документу одновременно неограниченное количество уполномоченных людей.

Пятая проблема изменение информации в документе в бумажном виде всегда связано с некоторыми трудностями. Приходится заверять отдельные листы, подшивать их общему документу. В электронном виде документ можно исправить в любой момент в режиме реального времени.

Шестая проблема риск потерять архив при ЧС навсегда. Если случится чрезвычайная ситуация, к примеру, пожар или затопление, компания рискует утратить бумажный архив без возврата. Восстановить важнейшие архивные документы будет невозможно, поскольку, как правило, их запасные копии не делаются.

Все перечисленные выше проблемы полностью нивелирует архивный ЭДО. Он делает работу с документами намного проще и снижает стоимость эксплуатации самого архива для руководства компании.

Что такое архивный ЭДО?

Электронный архив является специальным хранилищем, куда сохраняют информацию с различных источников. Её можно добавлять, обрабатывать, корректировать и направлять в нужные инстанции. Таким образом организуется архивный электронный документооборот.

Правила распределения документации по категориям прописаны в законодательных актах и в требованиях ГОСТ. Обычно компания распределяет документы исходя из места их размещения. К примеру, на пользовательском сервере хранится локальный архив данных. Также может применяться облачное хранилище, к которому гарантирует доступ посторонний сервер. Однако, лучшим способом хранить документы с гарантией их конфиденциальности является сервис Контур.Диадок.

Основные преимущества архивного электронного документооборота с Контур.Диадок:

– в системе можно осуществлять параллельное выполнение различных операций;

– руководитель может видеть ответственное лицо за текущий вариант документа в режиме реального времени;

– благодаря единой базе информации появление копий в системе исключено;

– благодаря оперативному доступу к документам различные операции с ними и рабочие процессы существенно упрощены;

– упрощённое взаимодействие с налоговым органом, предоставить нужные для отчетности документы можно без изнурительного поиска;

– в системе электронный архив можно разделить на категории и сгруппировать по признакам, дате или неймингу;

– отсутствие необходимости арендовать дополнительное помещение для организации архивного документооборота;

– возможность карьерного роста компании и её архива;

– существенно ускоряется согласование документов и принятия решений руководителями;

– благодаря наличию ответственного лица на различных этапах улучшается исполнительная дисциплина;

– надежное шифрование информации и необходимость получения прав доступа к документам позволяет сохранить их от несанкционированного вмешательства посторонних лиц;

– автоматическое формирование архива при электронной регистрации и оформлении документации.

А самым главным преимуществом использования архивного электронного документооборота является снижение затрат на содержание архива, печать, почтовые конверты, марки и доставку документации. В среднем расходы компании сокращаются на 60-70 процентов исходя из размера архива и масштаба бизнеса.

В системе Контур.Диадок документам можно присваивать срок актуальности, по завершению которого они будут автоматически удалены из системы.

Внедрение архивного ЭДО

Процесс перехода компании на электронный документооборот может быть простым и понятным, если вы будете использовать сервис Контур.Диадок. Он подходит для всех компаний вне зависимости от их размера и отрасли, в которых они работают. Вам не нужно будет придумывать принципы и учитывать нюансы бизнеса, разрабатывая для него формы отчётности. Система Контур.Диадок автоматически учтёт нюансы и позволит легко автоматизировать процессы. Всё, что от вас понадобится это разработать внутренние правила компании и предоставить доступ в сервис своим сотрудникам. С сервисом Контур.Диадок так же всё просто: вам нужно оформить подписку и пользоваться им в своё удовольствие.

Сервис Контур.Диадок позволяет:

– работать с документами независимо от наличия доступа к сети;

– быстро находить нужную документацию;

– выгружать документы на стационарный компьютер;

– поддерживать безупречную сохранность и конфиденциальность информации;

– настраивать антивирусники и антирекламу.

С архивом в Контур.Диадок вы избавитесь от сложности предоставления документации в налоговые органы, казначейство или судебные инстанции. Контур.Диадок грамотно составит опись, подготовит электронный пакет документов, отправит их, а после этого вышлет вам отчет об их доставке и приеме.

Для внедрения архивного ЭДО в компании вам необходимо подключить сервис Контур.Диадок, запустить его и интегрировать с бизнес-процессами в вашей компании. После синхронизации в систему Контур.Диадок будет добавлена вся документация и отчетность.

Быстрый расчет Контур.Диадок

Получить расчет за 1 минуту