Проблемы бумажного архива

Многие компании до сих пор используют бумажные архивы как главный способ хранения документов. Но он имеет ряд недостатков. Поэтому рано или поздно потребуется внедрение архивного электронного документооборота. Сам процесс перехода на ЭДО не быстрый, он в большинстве ситуаций сопрягается с некоторыми трудностями. Но благодаря нашему специализированному сервису Контур.Диадок вы сможете легко решить большинство затруднений, ускорить процедуру перехода с бумажного на цифровой вид.

Диадок архивный эдо

Выделим ряд основных проблем:

01

Утрата данных

Чаще всего она появляется до передачи документов в архив, после их долгого хранения или при плановом разборе.

02

Низкая скорость обработки информации

Она чаще всего появляется при поиске архивного документа. А если бумажные архивы размещены в разных регионах, то это создает дополнительные трудности при поиске.

03

Высокая стоимость аренды помещения

Не все компании готовы выделять для хранения документации отдельное помещение, в особенности, если архивов несколько. За каждый из них придётся платить аренду, что в сумме повлечет за собой большие траты.

04

Доступ к файлу для работы с ним

Проблема заключается в том, что с одним документом может работать только один сотрудник. В свою очередь, ЭДО допускает к документу одновременно неограниченное количество уполномоченных людей.

05

Исправление ошибок в файле

Изменение информации в документе в бумажном виде всегда связано с некоторыми трудностями. Приходится заверять отдельные листы, подшивать их общему документу. В электронном виде документ можно исправить в любой момент в режиме реального времени.

06

Утеря данных при ЧС

Риск потерять архив при ЧС навсегда. Если случится чрезвычайная ситуация, к примеру, пожар или затопление, компания рискует утратить бумажный архив без возврата. Восстановить важнейшие архивные документы будет невозможно, поскольку, как правило, их запасные копии не делаются.

Все перечисленные выше проблемы полностью нивелирует архивный ЭДО. Он делает работу с документами намного проще и снижает стоимость эксплуатации самого архива для руководства компании.

Что такое архивный ЭДО?

Что такое архивный ЭДО

Электронный архив является специальным хранилищем, куда сохраняют информацию с различных источников. Её можно добавлять, обрабатывать, корректировать и направлять в нужные инстанции. Таким образом организуется архивный электронный документооборот.

Правила распределения документации по категориям прописаны в законодательных актах и в требованиях ГОСТ. Обычно компания распределяет документы исходя из места их размещения. К примеру, на пользовательском сервере хранится локальный архив данных. Также может применяться облачное хранилище, к которому гарантирует доступ посторонний сервер. Однако, лучшим способом хранить документы с гарантией их конфиденциальности является сервис Контур.Диадок.

Основные преимущества архивного электронного документооборота с Контур.Диадок:

  • В системе можно осуществлять параллельное выполнение различных операций;
  • Руководитель может видеть ответственное лицо за текущий вариант документа в режиме реального времени;
  • Благодаря единой базе информации появление копий в системе исключено;
  • Благодаря оперативному доступу к документам различные операции с ними и рабочие процессы существенно упрощены;
  • Упрощённое взаимодействие с налоговым органом, предоставить нужные для отчетности документы можно без изнурительного поиска;
  • В системе электронный архив можно разделить на категории и сгруппировать по признакам, дате или неймингу;
  • Отсутствие необходимости арендовать дополнительное помещение для организации архивного документооборота;
  • Возможность карьерного роста компании и её архива;
  • Существенно ускоряется согласование документов и принятия решений руководителями;
  • Благодаря наличию ответственного лица на различных этапах улучшается исполнительная дисциплина;
  • Надежное шифрование информации и необходимость получения прав доступа к документам позволяет сохранить их от несанкционированного вмешательства посторонних лиц;
  • Автоматическое формирование архива при электронной регистрации и оформлении документации.

А самым главным преимуществом использования архивного электронного документооборота является снижение затрат на содержание архива, печать, почтовые конверты, марки и доставку документации. В среднем расходы компании сокращаются на 60-70 процентов исходя из размера архива и масштаба бизнеса.

В системе Контур.Диадок документам можно присваивать срок актуальности, по завершению которого они будут автоматически удалены из системы.

Внедрение архивного ЭДО

Процесс перехода компании на электронный документооборот может быть простым и понятным, если вы будете использовать сервис Контур.Диадок. Он подходит для всех компаний вне зависимости от их размера и отрасли, в которых они работают. Вам не нужно будет придумывать принципы и учитывать нюансы бизнеса, разрабатывая для него формы отчётности. Система Контур.Диадок автоматически учтёт нюансы и позволит легко автоматизировать процессы. Всё, что от вас понадобится это разработать внутренние правила компании и предоставить доступ в сервис своим сотрудникам. С сервисом Контур.Диадок так же всё просто: вам нужно оформить подписку и пользоваться им в своё удовольствие.

Сервис Контур.Диадок позволяет:

  • Работать с документами независимо от наличия доступа к сети;
  • Быстро находить нужную документацию;
  • Выгружать документы на стационарный компьютер;
  • Поддерживать безупречную сохранность и конфиденциальность информации;
  • Настраивать антивирусники и антирекламу.

Узнать цену тарифов

С архивом в Контур.Диадок вы избавитесь от сложности предоставления документации в налоговые органы, казначейство или судебные инстанции. Контур.Диадок грамотно составит опись, подготовит электронный пакет документов, отправит их, а после этого вышлет вам отчет об их доставке и приеме.

Для внедрения архивного ЭДО в компании вам необходимо подключить сервис Контур.Диадок, запустить его и интегрировать с бизнес-процессами в вашей компании. После синхронизации в систему Контур.Диадок будет добавлена вся документация и отчетность.

Отзывы наших клиентов

BMW Group

Немецкий производитель автомобилей, мотоциклов, двигателей, а также велосипедов.

“Выделим очевидные достоинства сервиса для нашего концерна: минимизация трат на документооборот, как финансов (на покупку канцелярии), так и времени. Значительно повысилась производительность труда, сотрудники стали более ответственно подходить к процессу. Мы имеем доступ...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Деловые Линии

Автомобильные грузоперевозки

“Если вы хотите забыть о бумажной волоките, в таком случае Контур.Диадок – отличное решение. Мы перевели весь документооборот в онлайн, подписи осуществляем с помощью облачной ЭЦП. Подтверждение приходит на телефон в приложение. Работа...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Wildberries

Международный маркетплейс

“С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учетом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Энергосбыт

Крупная энергетическая компания

“Если бы не карантин, то долго бы еще решались оптимизировать документооборот. Уже 2 года прошло, как мы отказались от бумажных экземпляров. С помощью системы электронного документооборота мы удерживаем показатели эффективности бизнеса в новых...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Газпром Нефть

Разведка и разработка месторождений нефти и газа, нефтепереработка, а также производство и сбыт нефтепродуктов.

“На Диадоке мы уже 4 года, встречали и взлеты, и падения. Данная система полностью удовлетворяет наши потребности. Диадок для нас – это отличная «Фокус-проверка» контрагентов на благонадежность. Тут гибкая система поддержки, аккуратный подход...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Вконтакте

Российская социальная сеть

“Ранее мы делали отправку и получение документов только в бумажном виде. Сейчас существенно упростили бизнес-процессы и начали использовать ЭДО с Диадоком. Тут мы можем отправлять большие объемы документации за один раз и подписывать...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Google

Американская транснациональная корпорация

“Мы доверяем Контур.Диадок, он надежно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

АШАН

Крупный международный ритейлер

“Диадок сокращает электронный документооборот, экономит время, обеспечивает хорошую защиту данных. Документы можно хранить в облаке, запускать СЭД можно с телефона или ПК, есть удобные фильтры поиска. Это колоссально экономит наше время, при этом...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Мегафон

Российская телекоммуникационная компания

“Мы используем сервис Диадок 8 месяцев. Процедура оформления сертификата квалифицированной ЭЦП заняла некоторое время, но в процессе мы разобрались быстро. Работа с Контур.Экстерн занимает минимум времени, все автоматизировано. Мы давно отказались от обмена...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

2GIS

Международная картографическая компания

“С помощью Контур.Диадок мы ведем электронный документооборот, существенно упростили подписание и отправку документов и сделали взаимодействие между отделами намного быстрее. Мы не нагромождаем стопки бумаг, поскольку их подписи теперь возможны в 1 клик....“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

OZON

Международный маркетплейс

“Используем Контур.Диадок 2 года, документацию полностью перевели в электронный вид. Удобно, что сервис работает с облаком, это исключает вероятность потери важной документации и необходимость загружать ее на жесткий диск. В сравнении с затратами...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

METRO

Международная компания, которая специализируется на мелкооптовых продажах

“С помощью Диадока у нас ведется работа с накладными, выписками и счетами-фактурами. Перешли на электронный документооборот после начала карантина, и о своем решении не пожалели. СЭД учитывает поправки в законодательстве, обновления происходят регулярно,...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Больше отзывов

Начните сотрудничество
с Диадок уже сейчас!

Заполните эту форму и нажмите кнопку «Подать заявку». Наши сотрудники позвонят вам в течение часа, чтобы помочь подобрать выгодный тариф, и расскажут о доступных способах интеграции.

    Отправляя заявку, вы соглашаетесь с условиями политики конфиденциальности и пользовательского соглашения.

    Быстрый расчет Контур.Диадок

    Получить расчет за 1 минуту