Ваш город:

Это ваш город?

Да

Нет

Мы работаем по всей России!

с 09:00 до 19:00

Получить расчет

Зачем бизнесу нужен кадровый ЭДО?

Кадровый документооборот – это значимый этап в развитии компании, который предлагает ряд преимуществ для всех подразделений. С его помощью руководство может экономить финансы на рядовые процессы, а специалисты по кадрам смогут выполнять меньше работы. Он позитивно отражается на репутации работодателя на трудовом рынке, снижает риск штрафов и проблем с имиджем компании.

Кроме того, факт отправки электронного документа при появлении трудовых споров доказать намного легче. Также с помощью этой функции существенно упрощается массовая рассылка документов и ускоряется их передача в бухгалтерию. Для сотрудников электронный документооборот важен, если они работают на удаленке. Электронные документы намного проще подписывать и находить, в отличие от бумажных аналогов их сложно потерять. КЭДО предлагает достоинства также и для ИТ-специалистов. Для хранения архива не нужен арендованный сервер, поскольку Контур.Диадок предоставляет хранение на своём сервере. Кроме того, он гарантирует безопасность их подписания и исключает возможность несанкционированного доступа неуполномоченных лиц.

Какие кадровые документы можно перевести в ЭДО?

Каждая компания работает с 80+ видами разнообразных кадровых электронных документов (далее КЭД). В целом их можно разделить на следующие виды по характеру:

– личные (относятся к определенному сотруднику);

– массовые (относятся ко всей организации или подразделению).

С помощью сервиса Контур.Диадок можно безопасно направлять в электронном виде следующие документы: заявления, график отпусков, приказы, расписание и др. Существует 3 вида документов, по отношению к которым каждая организация может сама принять решение об удобном для работы формате. Среди них трудовой, ученический и материальный договор. При этом компания может передавать данные документы как в электронном виде, так и на бумаге.

Какая подпись необходима для работы с КЭД?

Для подписания КЭДО необходимо в обязательном порядке оформить электронную подпись. Она бывает трех видов:

1. Простая. Имеет минимальную защиту. Она проставляется только на тех документах, которые не вызывают каких-либо споров. К примеру, расчётный листок, который направляется сотруднику по e-mail. Работник входит в почтовый ящик, используя логин и пароль, как простую ЭП.

2. Неквалифицированная электронная. По сравнению с простой имеет гораздо большую защиту, поэтому с её помощью можно подписывать более сложные документы, к примеру, приказы на командировки.

3. Усиленная квалифицированная. Имеет идентичную ручной подписи силу, максимальный уровень защищенности и отсутствие каких-либо рисков подделки. С её помощью можно подписывать всевозможные документы. Её подлинность оспорить невозможно. Усиленная подпись может быть стационарной или мобильной. Первая выпускается на флешку, используется в основном для сдачи отчётности. Её главное достоинство – возможность безупречной работы в любых интеграционных решениях, к примеру, если КЭДО интегрирован в систему расчёта заработной платы. Сотрудник может трудиться в этой системе и подписывать существующие в ней документы этой подписью. Мобильная ЭЦП, в свою очередь, удобна для сотрудников, которые работают в удаленном режиме. Она привязана к номеру телефона и дает возможность ставить подписи под документами вне зависимости от местонахождения работника.

Как оформить ЭЦП для кадрового ЭДО в Контур.Диадок?

Получить ЭЦП можно различными способами: в режиме онлайн через Контур.Диадок или в офисах компании СКБ Контур.

Плюсы перехода на КЭДО

Для руководителей

1. Снижение финансовых трат на организацию кадрового процесса.

2. Снижение риска получения штрафов и проблем с репутацией.

3. Быстрый поиск юридически важной информации по конкретному сотруднику.

4. Возможность онлайн-наблюдения за работой сотрудников и за движением документов в режиме реального времени.

Для кадровиков

1. Меньше работы и больше свободного времени.

2. Возможность работать с документацией в системе, в которой осуществляется кадровый учёт.

3. Возможность контроля подписания документов работниками.

4. Быстрая передача информации в бухгалтерию для выполнения расчётов.

5. Возможность хранить архив на любой установленный компанией срок. При необходимости документы можно выгружать вместе с протоколами передачи.

Для работников

1. Возможность проставления подписи через ЭЦП с помощью приложения на смартфоне.

2. Получение и отправка документации в любое удобное время без необходимости личного присутствия в кадровом отделе.

3. Быстрый поиск нужного документа (соглашение или справку можно легко найти по поиску в приложении).

Причины внедрения кадрового внутреннего ЭДО с помощью Контур.Диадок

Прежде, чем документ отправится в архив, он проходит сложный путь. Давайте разберем его на примере инструкции по ПБ. Кадровый специалист разрабатывает документ, направляет его на подпись руководителю, а после собирает подписи работников. Чтобы организации не был начислен штраф, свои подписи должны поставить все. Далее кадровый специалист проверяет, кто не поставил ЭЦП, напоминает этому человеку о необходимости сделать это. Если компания большая, то каждый кадровик контролирует не менее 300 сотрудников, а каждый месяц он должен следить за подписанием десятков тысяч документов. Делать кадровый учёт намного проще с помощью системы Контур.Диадок.

Главная задача при переходе на кадровый ЭДО – это перенесение всех процессов в онлайн. Контур.Диадок предлагает для этого следующие возможности:

– интеграционный модуль с учетными системами компании;

– разработку персонального кабинета для каждого работника;

– маршруты согласования для внутреннего ЭДО в автоматическом режиме;

– структурированный онлайн-архив.

Если необходима интеграция, в таком случае внедрение системы может занять до трех месяцев. Чтобы начать работать с помощью сервиса, достаточно одной рабочей недели. В основном интеграцию настраивают для того, чтобы кадровики экономили время: если работать с документами там же, где они создаются, а не добавлять их с другой системы, то это существенно ускорит процесс, и минимизирует вероятность появления ошибок. Все документы кадровый отдел формирует и направляет в своей программе учёта, там же он может проверять их статус в режиме реального времени.

Преимущества Контур.Диадок на примере заявления на отпуск

Работник направляет заявление на отпуск с помощью Контур.Диадок, руководство просматривает его в режиме онлайн. На основании подписи руководителя кадровый отдел формирует приказ на отпуск и направляет его в бухгалтерию. Теперь благодаря Контур.Диадок эту документацию не нужно распечатывать, относить на подпись и напоминать о том, чтобы ее поставили. На настройку электронного документооборота придется потратить немало времени, но в итоге кадровики могут экономить каждый месяц очень много времени.

Для заказа консультации или подключения к сервису Контур.Диадок, позвоните нашим менеджерам по указанному на официальном сайте номеру телефона. Обратите внимание, что стоимость услуги будет варьироваться в зависимости от выбранного вами тарифа. В каждом из них вашему вниманию предлагается отдельный пакет услуг и фиксированное количество передаваемых документов.

Быстрый расчет Контур.Диадок

Получить расчет за 1 минуту