Ваш город:

Это ваш город?

Да

Нет

Мы работаем по всей России!

с 09:00 до 19:00

Получить расчет

Управленческий электронный документооборот с Контур.Диадок

Любая сфера жизни человека, зарегистрированного в качестве ИП или ООО, вплотную связана с созданием и пересылкой разных документов. В сфере предпринимательства они занимают важное значение, представляя специфичный предмет и результат управленческого труда. Документы в области управленческого документооборота выступают в виде способа фиксирования информации об актуальных управленческих решениях и результатах работы системы управления: взаимодействие между объектом и субъектом, а также с внешней средой.

Процесс разработки и оформления документов может осуществляться на разных носителях. Современная управленческая деятельность использует не только классические бумажные документы, но и электронные аналоги. Лучшим сервисом для обеспечения управленческого ЭДО является Контур.Диадок. Он предназначается для оформления, передачи, получения документации и содержащихся в ней данных. Выбранный в виде способа коммуникации Контур.Диадок гарантирует прямую и обратную связь между субъектом и объектом управления (обмен данными в управленческой системе, между ее главными органами и подразделениями).

Современная управленческая документация различна по своему составу и содержанию. Она сопровождает реализацию общих и специальных функций управления, среди которых прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование, учет, контроль и анализ. Специальные функции формируются в конкретной компании в зависимости от сферы ее деятельности.

Основные функции сервиса Контур.Диадок в работе с управленческими документами

С помощью сервиса Контур.Диадок можно осуществлять следующую работу с управленческими документами:

1. Составление. Подготовка содержимого документа на основании актуальной информации.

2. Оформление. Использование готовых форм для оформления конкретного вида документации в соответствии с установленными законодательством требованиями.

3. Согласование. Оценка целесообразности создания документов, его соответствия действующему законодательству РФ, а также нормативным документам. Поиск его копий в системе.

4. Подписание. Проставление электронной подписи (КЭП) для утверждения документа уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и разрешениями.

5. Регистрация и учет. Документ регистрируется в записи учетных данных по установленной схеме. Фиксируется факт его создания или получения.

6. Передача файла на исполнение или пересылка получателю. Документы с помощью системы ЭДО Контур.Диадок доводятся до конкретного лица для его ознакомления с ними или совершения тех действий, которые в нем прописаны.

7. Копирование (при необходимости). В системе Контур.Диадок могут создаваться копии документа для ознакомления и одновременной работы с ним сразу нескольких ответственных лиц.

8. Получение. Документы с помощью системы электронного документооборота Контур.Диадок получаются конкретным лицом для его ознакомления с ними или совершения прописанных в нем действий.

9. Ознакомление. Адресатом осуществляется оценка информации, которая содержится в документе, для ее использования в работе в дальнейшем.

10. Рассмотрение. Принятие решения о дальнейшем порядке работы с полученной документацией, сроках, характере исполнения работы и исполнителях, которые на нее назначены.

11. Контроль исполнения прописанных требований в документе. Отслеживание порядка прохождения исполнения сроков и решения указанных в документе вопросов по существу.

12. Хранение документации. В системе Контур.Диадок документы хранятся установленное законодательством время. При этом строго соблюдается порядок и права доступа к информации в процессе исполнения решений. Сохранность документа строго гарантирована.

13. Списание в архив. После исполнения всех решений, указанных в управленческой документации, она помещается на хранение в архив. По запросу вы сможете легко найти его благодаря удобному классификатору.

14. Поиск. Документ или сведения о нем можно найти по запросу в системе Контур.Диадок.

15. Архивное хранение. В системе Контур.Диадок обеспечивается полная сохранность документа и удобство его дальнейшего использования при необходимости.

16. Экспертиза ценности. Отбор документации на хранение в архиве компании на основании принятых критериев. Выделение документов с истекшим сроком хранение и их удаление из системы Контур.Диадок.

17. Уничтожение. Удаление документа с истекшим сроком хранения из архива системы электронного документооборота Контур.Диадок.

Преимущества электронного управленческого документооборота:

1. Экономия времени и денег. В сервисе предусмотрены шаблоны документов, которые исключают ошибки при заполнении. На подпись физического документа несколькими сотрудниками уходит несколько дней. А подписать электронный документ в системе Контур.Диадок можно за считанные минуты. Кроме того, не придется тратить деньги на бумагу, почтовые пересылки, марки и конверты.

2. Объединенный документооборот. Теперь ваша компания может собирать, оформлять, хранить, обрабатывать, корректировать и отправлять документацию с помощью одного сервиса – Контур.Диадок. Тут максимально продуманная и четкая структура с минимумом путаниц.

3. Возможность регулировать права доступа к системе ЭДО для различных сотрудников. Руководитель может назначить уполномоченные лица и предоставить им права доступа к Контур.Диадок.

4. Упрощенный контроль над работой персонала. Теперь руководителям стало намного проще выполнять распределение задач и ролей. С помощью сервиса Контур.Диадок они могут увидеть этапы создания документа в режиме реального времени, а также, чем занимаются сотрудники в текущий промежуток времени.

5 причин полностью перейти на ЭДО в Контур.Диадок

Платный сервис Контур.Диадок позволяет подписывать, отправлять, получать и хранить электронные управленческие документы по всем правилам действующего законодательства. Участник управленческого ЭДО теперь может не тратить ценное время и финансы на соответствие госстандартам и требованиям.

Сервис Контур.Диадок является самым оптимальным вариантом автоматизации управленческого электронного документооборота по следующим причинам:

– позволяет подписывать всю управленческую документацию в электронном виде без необходимости дублирования на бумаге;

– подсказывает, каким видом ЭЦП подписывать отдельные управленческие документы;

– позволяет использовать все виды управленческой документации;

– может интегрироваться с разными учетными системами (SAP, 1C, Битрикс);

– позволяет полностью перейти на электронный документооборот без дополнительных трат на разработку программ.

Мы рекомендуем делать выбор в пользу лучших вендоров с отличной репутацией. По этой причине идеальным решением будет выбрать сервис Контур.Диадок – сервис с широким функционалом для комплексного перехода с бумажного документооборота в электронный.

Быстрый расчет Контур.Диадок

Получить расчет за 1 минуту