Повторная отправка файлов по ЭДО

При заполнении и отправке документации всегда есть место человеческому фактору — иногда сотрудники допускают ошибки. Что делать в таких случаях, можно ли исправить ситуацию и как отправить партнёру корректную версию заново — расскажем в статье.

Процесс повторной отправки документации через ЭДО

Сервис Контур.Диадок позволяет повторно отправить документ — это нужно при ошибках в предыдущем файле или для внесения корректировок, а также для изменения параметров отправки, согласования или подписания.

Заново отправить документ можно только в модуле 1С — в браузере такая возможность не поддерживается. Повторно отправить можно лишь неудалённую документацию; если файл был удалён, его сначала нужно восстановить из папки «Недавно удалённые».

Алгоритм для повторной отправки письма

Чтобы отправить письмо через ЭДО ещё раз, действуйте так:

• найдите нужный файл в модуле 1С и внесите в него корректировки;
• перейдите в раздел «Исходящие», где видны все отправленные письма;
• в таблице сообщений выберите файл, который нужно отправить повторно;
• нажмите на него — появится окно с кнопкой «Переотправить»;
• сервис предложит аннулировать документ: при согласии контрагенту придёт запрос на аннулирование с указанием причины (если документ уже аннулирован, вы перейдёте к следующему этапу);
• документ автоматически переформируется — проверьте правильность данных;
• задайте условия подписания и передачи (полномочия подписанта, отдел-получатель) и нажмите «Подписать и отправить» либо отправьте на согласование коллегам.

В Диадоке можно сделать и массовую переотправку: отметьте в исходящих все нужные письма, аннулируйте их, создайте новые и отправьте партнёру.

Для чего нужно аннулировать документ перед повторной отправкой

Если вы решили отправить контрагенту новый документ (например, исправленную версию), предыдущий нужно аннулировать, чтобы в системе не возникло два экземпляра одного документа. Аннулировав документ, обе стороны соглашаются с окончанием его действия.

Перед отправкой новой версии появится всплывающее окно с предложением аннулировать предыдущий файл. Если вы примете запрос, система отправит аналогичную заявку второй стороне — от неё тоже потребуется положительный ответ. Сервис самостоятельно подготовит акт аннулирования.

Аннулировать можно следующие виды документации:

• любые виды счетов-фактур, акты, УПД и завершённые накладные;
• неформализованную документацию с запросом подписи второй стороны, заверенную партнёром;
• неформализованную документацию без запроса подписи второй стороны.

Если при переотправке вы не получили предложение аннулировать предыдущую версию, возможно, документ не относится к перечисленным выше, был аннулирован заранее или партнёр работает в системе ЭДО без этой функции.

Можно и не аннулировать предыдущий документ — для этого отклоните предложение об аннулировании. Но тогда действие предыдущего документа не прекратится, и он сохранит юридическую силу. Рекомендуем не пренебрегать этой функцией, чтобы избежать спорных ситуаций.

Какие сложности могут возникнуть при переотправке документа

Если в системе нет функции повторной отправки из-за того, что документ уже отправлялся, перенастройте систему: перейдите в расширенные настройки, выберите раздел системных настроек и отключите кнопку «Контроль дублирования пакетов на отправку».

Если этой кнопки нет, причиной может быть уже выполненная переотправка. Тогда найдите в исходящих исправленный вариант и воспользуйтесь функцией повторной отправки.

Если вы впервые делаете переотправку, но кнопка повторной отправки отсутствует, попробуйте найти её в папке «Для отправки» и повторить действия. Если не помогло — обратитесь к техническим специалистам Контур.Диадок.

В большинстве случаев повторная отправка нужна, когда в отправленном документе выявлены ошибки. При переотправке аннулируйте первую версию, чтобы она не имела юридической силы.