Инновационные электронные технологии для ускорения бизнеса

Электронный документооборот — это обмен документами между контрагентами в электронном виде. Такая форма работы помогает оптимизировать процессы и сэкономить на бумаге, печати и почтовых отправлениях. Поддержку электронного обмена документами обеспечивают специализированные сервисы, ведущий из которых — Контур.Диадок.

Сам процесс обмена прост и полностью автоматизирован, особых навыков от сотрудников он не требует. Алгоритм такой: одна компания отправляет документ в виде файла, а вторая сразу получает его на компьютере.

Быстрая отправка электронных документов возможна благодаря веб-интерфейсу или учётной системе предприятия.

Особенности процедуры

Несмотря на простоту, электронный обмен документами максимально безопасен, и вот почему:

• компании отправляют друг другу важные документы, заверенные электронной подписью (она приравнивается к собственноручной);
• документация передаётся по защищённым каналам, что исключает риск кражи или утечки;
• для надёжности все документы автоматически дублируются на разных серверах.

Законность такого обмена документами обеспечивается так:

• оператор электронного обмена должен состоять в доверенной сети ФНС;
• каждый документ заверяется электронной подписью в соответствии с требованиями закона.

Порядок перехода на ЭДО

Чтобы лучше понять процесс перехода на оператора ЭДО, разберём его поэтапно:

• подробный анализ — оценка текущего документооборота, формирование команды ответственных, изучение законодательства и внутренних правил, проверка готовности контрагентов к переходу;
• формирование заявки оператору — определение нужного набора услуг (например, настройка роуминга, если контрагенты подключены к разным операторам);
• тестирование формата и техническое обеспечение — ЭДО не требует сложной техники, но нужны быстрый интернет и работоспособное оборудование;
• выбор ответственных специалистов и обучение — назначение подразделений, участвующих в ЭДО, и разработка инструкций.

Почему вашей компании стоит перейти на ЭДО?

Плюсы перехода на ЭДО через сервис Контур.Диадок бесспорны:

• экономия времени и ресурсов: компания отказывается от расходов на бумагу, печать и почтовые отправления;
• оптимизация процессов: рутинные операции выполняются быстрее, нагрузка на сотрудников снижается;
• надёжность: данные передаются по зашифрованным каналам, риск попадания к третьим лицам исключён;
• удобство: интерфейс Контур.Диадок интуитивно понятен — подписать и отправить документ можно за пару кликов;
• востребованность: всё больше предприятий переходят на электронный обмен, поэтому растут шансы найти надёжных партнёров.

Подключитесь к сервису Контур.Диадок уже сегодня, чтобы оптимизировать документооборот компании и избавиться от лишних расходов. Наши консультанты всегда готовы рассказать о работе и преимуществах системы.