ЭДО с поставщиками

Что поставщик должен знать об ЭДО?

ЭДО — система, при которой вся документация принимается и передаётся в виде электронных документов. Так же оформляются заявки на участие в торгах и заключаются контракты с победителями конкурса.

В отличие от обмена бумагами, вся деловая электронная документация проходит через оператора ЭДО — организацию из специального списка ФНС, обладающую полномочиями по приёму и передаче юридически значимых документов. Именно на её площадке и происходит ЭДО между контрагентами.

При использовании ЭДО отпадает потребность в бумажном обороте документов. Его особенности:

• документы юридически правомочны: каждый заверяется КЭП, которую невозможно подделать и которая равнозначна собственноручной подписи;
• можно выполнять любые действия с документами: корректировать, согласовывать, отправлять контрагентам, помещать в электронный архив и извлекать из него;
• гарантируется сохранность и неизменность документации и её быстрая доставка — электронные документы не теряются и не повреждаются, а статус проверяется легко;
• обеспечивается безопасность передачи через интернет: информация шифруется, а доступ к документам есть только у сторон, пользующихся системой;
• существенная экономия времени и средств: обработка документов идёт быстрее, не нужны бумага, расходники и доставка почтой или курьером.

Переход на ЭДО связан с перестройкой привычных методов работы, но сервис Диадок поможет предпринимателям. Внешне он напоминает электронную почту — с разделами входящих, отправленных и удалённых файлов. Главное отличие: переданные через ЭДО документы юридически правомочны и не требуют собственноручной подписи или дополнительных условий.

ЭДО с оператором ЭТП

Чтобы работать на ЭТП, поставщик заключает с оператором площадки договор на обслуживание (возможны платные услуги — оплата работы на площадке по тарифам, комиссионные). Оператор предоставляет клиенту набор первичных документов: УПД, актовую документацию, счета-фактуры.

Сегодня все федеральные и многие коммерческие площадки работают только с ЭДО. Некоторые при нежелании клиента использовать ЭДО могут предложить пересылку документов почтой или лично — но это затратно по времени и финансам. У каждой площадки свои правила подключения, о которых сообщит её сайт или техподдержка.

Получение электронной подписи

Обычно ЭП оформляется на руководителя, но может быть оформлена на ответственного сотрудника или уполномоченного по заверенной доверенности. Владелец подписи несёт персональную ответственность за все операции с электронными документами.

Подключение к оператору ЭДО

• организация своей системы ЭДО на ЭТП: подать заявку на сайте площадки, получить аккредитацию и оформить личный кабинет (детали уточняются в техподдержке ЭТП);
• подключение к внешней системе ЭДО: она должна быть настроена для работы с выбранной площадкой — перед подключением проверьте наличие роуминга с этой ЭТП.

Начало работы на ЭТП

После получения логина, пароля или КЭП можно входить в систему ЭДО (часто логин и пароль оператора ЭТП совпадают со входом на саму площадку). При возникновении вопросов помогут службы техподдержки оператора ЭДО и торговой площадки.

ЭДО в ЕИС

С 01.01.2022 ЭДО в ЕИС обязателен и для заказчиков, и для поставщиков. При участии в госзакупках поставщик согласно 44-ФЗ должен оформлять электронным актированием любые операции по приёму товаров или услуг.

Отличие электронной приёмки от бумажной только в том, что вся документация заполняется и передаётся через ЕИС в электронном виде. Закон признаёт равную правомочность электронных и бумажных документов; бумажный вид допустим лишь для госконтрактов, заключённых до 2022 года. Для электронного актирования нужно зайти в личный кабинет и во вкладке «Администрирование» настроить доступ.

При этом нужно активировать разделы:

• просмотр соглашений и формирование документов о приёмке — для контроля реализации договорных обязательств;
• доверенность на подпись закрывающей документации — если руководитель делегировал право подписи уполномоченному сотруднику.

Актирование по контрактам выполняется так: выбрать контракт и заполнить форму в разделе «Сформировать первичный учётный документ». Правила электронной приёмки в ЕИС одинаковы для всех участников и подробно описаны на её сайте.

Поставщик составляет документ о приёмке, в котором должны быть данные:

• сведения о заказчике и поставщике;
• данные грузоотправителя, грузополучателя или перевозчика (при наличии);
• номенклатура и количество принимаемых товаров, услуг или работ;
• работники, которые передают товар;
• дата завершения работ (услуг) или отгрузки товара;
• работники, которым доверено подписание акта.

До отправки товара поставщик может передать акт заказчику для редактирования; после отправки скорректировать его уже нельзя — создаётся документ-исправление. Заверённый КЭП документ автоматически уходит в ЕИС заказчику, который подписывает акт о получении, а поставщик находит в кабинете извещение о доставке. После получения заказчик проверяет качество исполнения.

По итогам проверки заказчик может:

• принять заказ — заказчик подписывает в ЕИС акт о приёмке и в тот же день отправляет в реестр контрактов акт об исполнении;
• принять частично — составляется документ о частичной приёмке с конкретными претензиями; после устранения замечаний акт подписывают и публикуют сообщение о выполнении контракта;
• отказаться от приёмки — оформляется мотивированный отказ, его скан направляется поставщику через ЕИС в день составления.

В ЕИС можно отследить, на каком этапе находится документ о приёмке и каков его текущий статус — рассмотрение или принятое решение (приёмка или отказ).

Какие возможности открывает Диадок

Диадок открывает поставщику доступ на популярные ЭТП: можно устанавливать связи с пользователями, обмениваться документацией, настраивать ЭДО для работы с операторами ЭТП и выходить в ЕИС.

В личный кабинет Диадока поступают закрывающие документы от используемых ЭТП. Их можно отредактировать, показать ответственным сотрудникам (например, главному бухгалтеру) и хранить в архиве неограниченное время.

Документы, передаваемые через Диадок с торговых площадок, юридически значимы — их можно представлять в суде, отправлять в налоговую и использовать в арбитражных спорах. Само актирование в Диадоке не проводится (оператор — ЕИС), но Диадок позволяет получать от государственных ЭТП закрывающую документацию.

Через Диадок компания ведёт и другую связь с контрагентами: оформляет и подписывает соглашения, отправляет фактуры и передаточные документы, корректирует и согласовывает документацию. Доступны международный документооборот, обработка маркированных товаров и кадровый ЭДО.

С контрагентами проще работать, если они уже подключены к ЭДО — по ИНН можно проверить, кто из них пользуется Диадоком. Начав с одной сферы, со временем можно распространить ЭДО на другие бизнес-процессы: многие крупные компании давно отказались от бумаги, и без ЭДО с ними не обойтись. Контур.Диадок поможет быстро перейти на электронный документооборот и освоить его, открыв вход на самые привлекательные ЭТП.