Электронный документооборот стал неотъемлемой составляющей ежедневных бизнес-процессов компаний практически во всех сферах экономики. Подробнее о том, что такое электронный архив, как он упрощает работу с документацией и какие преимущества даёт внедрение архивного ЭДО, расскажем далее.
Многие компании до сих пор используют бумажные архивы как главный способ хранения документов, но он имеет ряд недостатков. Рано или поздно потребуется внедрение архивного ЭДО. Сам переход небыстрый и нередко сопряжён с трудностями, но с сервисом Контур.Диадок вы легко решите большинство затруднений и ускорите переход с бумажного на цифровой вид.
Выделим ряд основных проблем:
Чаще всего она появляется до передачи документов в архив, после их долгого хранения или при плановом разборе.
Чаще всего появляется при поиске архивного документа. А если бумажные архивы размещены в разных регионах, это создаёт дополнительные трудности при поиске.
Не все компании готовы выделять для хранения документации отдельное помещение, особенно если архивов несколько. За каждый придётся платить аренду, что повлечёт большие траты.
С одним бумажным документом может работать только один сотрудник. ЭДО же допускает к документу одновременно неограниченное количество уполномоченных людей.
Изменение бумажного документа всегда связано с трудностями: приходится заверять отдельные листы, подшивать их. В электронном виде документ можно исправить в любой момент в реальном времени.
Риск потерять архив навсегда. При пожаре или затоплении компания рискует утратить бумажный архив без возврата — восстановить документы будет невозможно, ведь запасные копии обычно не делаются.
Все перечисленные проблемы полностью нивелирует архивный ЭДО. Он делает работу с документами намного проще и снижает стоимость эксплуатации архива для руководства компании.
Электронный архив — специальное хранилище, куда сохраняют информацию из различных источников. Её можно добавлять, обрабатывать, корректировать и направлять в нужные инстанции. Так организуется архивный электронный документооборот.
Правила распределения документации прописаны в законодательных актах и требованиях ГОСТ. Обычно документы распределяют исходя из места их размещения: локальный архив на сервере, облачное хранилище. Но лучший способ хранить документы с гарантией конфиденциальности — сервис Контур.Диадок.
Самое главное преимущество — снижение затрат на содержание архива, печать, конверты, марки и доставку. В среднем расходы сокращаются на 60–70% в зависимости от размера архива и масштаба бизнеса.
В системе Контур.Диадок документам можно присваивать срок актуальности, по завершению которого они автоматически удаляются из системы.
Переход на электронный документооборот может быть простым и понятным с сервисом Контур.Диадок. Он подходит компаниям любого размера и отрасли. Не нужно придумывать принципы и учитывать нюансы бизнеса — система автоматически их учтёт и позволит легко автоматизировать процессы. От вас нужно лишь разработать внутренние правила и предоставить сотрудникам доступ в сервис.
Сервис Контур.Диадок позволяет:
С архивом в Контур.Диадок вы избавитесь от сложности предоставления документации в налоговые органы, казначейство или судебные инстанции: сервис составит опись, подготовит электронный пакет документов, отправит их и вышлет отчёт о доставке и приёме.
Для внедрения архивного ЭДО подключите Контур.Диадок, запустите его и интегрируйте с бизнес-процессами компании. После синхронизации в систему будет добавлена вся документация и отчётность.
Немецкий производитель автомобилей, мотоциклов, двигателей.
Выделим очевидные достоинства сервиса для нашего концерна: минимизация трат на документооборот, как финансов (на покупку канцелярии), так и времени. Значительно повысилась производительность труда, сотрудники стали более ответственно подходить к процессу. Мы имеем доступ...
Подробнее
Международный маркетплейс
С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учётом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами...
Подробнее
Крупная энергетическая компания
Если бы не карантин, то долго бы ещё решались оптимизировать документооборот. Уже 2 года прошло, как мы отказались от бумажных экземпляров. С помощью системы электронного документооборота мы удерживаем показатели эффективности бизнеса в новых...
Подробнее
Американская транснациональная корпорация
Мы доверяем Контур.Диадок, он надёжно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и...
ПодробнееЗаполните заявку и нажмите кнопку «Отправить заявку». Наши сотрудники позвонят вам в течение часа, чтобы помочь подобрать выгодный тариф, и расскажут о доступных способах интеграции.
