Как отправить и принять приглашение в ЭДО

Для подписания и согласования электронной документации с партнером, нужно принять или отправить приглашение для запуска процесса электронного документооборота. В данной статье подробно расскажем о процессе отправки и получения приглашений от контрагента, а также с какими ошибками можно столкнуться и как их избежать.

Процесс отправки и получения приглашений в ЭДО

Как действует система приглашения к ЭДО своего партнера вы можете узнать из следующей таблицы:

Компания, которая ведет свою деятельность в ДиадокеКомпания не работает в Диадоке, но имеет к нему доступУ компании нет доступа к Диадоку
Вы увидите приглашение в СервисеСообщение отобразится в любой системе ЭДО, с который настроен автороуминг ДиадокаСообщение поступит незамедлительно после начала использования сервиса

Также можно добавить отправку приглашения на электронную почту контрагента. Для этого потребуется указать адрес почты при отправке. Письмо, отправленное на email, является точной копией приглашения. В нем также будет содержаться та же информация о партнере и текст с приглашением. Также там будет отображена ссылка для перехода в сервис Диадок. Кроме того, если вы еще не являетесь участником электронного документооборота, вы также получите письма на свою почту.

Как принять приглашение к ЭДО от партнера

Чтобы партнер мог отправить вам приглашение через Диадок необходимо предоставить ему следующие данные: адрес своей электронной почты и ИНН.

При появлении новой заявки на обмен документацией, она отобразится в вашем личном кабинете сервиса Контур.Диадок. При этом увеличится количество запросов в разделе «Контрагенты», приглашение также отобразится в графе под названием «Приглашают вас». Зайдя туда, вы сможете ознакомиться с приглашением, принять его или отказать. Для того, чтобы принять приглашение, перейдите в список, выберете необходимую компанию и нажмите «принять приглашение».

Для отклонения приглашения нажмите кнопку «отказать». Все потенциальные партнеры, которым было отказано, автоматически попадают в раздел «заблокированные». В этот же раздел попадают контрагенты, которые были удалены из списка партнеров.

В случае необходимости можно вытащить компании из перечня заблокированных и продолжить сотрудничество с ними. Для этого достаточно перейти в раздел «Заблокированные», отыскать там нужную организацию и кликнуть на кнопку «отправить новое приглашение». После того, как оппонент примет его, вы сможете возобновить сотрудничество.

Перечень наиболее распространенных ошибок в процессе отправки приглашений в ЭДО

Существуют различные ошибки в процессе отправки и принятия приглашений к ЭДО. Они варьируются от элементарного непонимания интерфейса программы до технических неполадок. Разберем четыре наиболее распространенных ошибки, с которыми сталкиваются пользователи ЭДО в Диадоке.

  • Отсутствует кнопка отправки приглашения в Диадоке

Нередко бывают ситуации, когда пользователи находят необходимую компанию для отправки приглашения в поиске Диадока, но самой кнопки «отправить приглашение» нету. Чаще всего проблема заключается в том, что партнер использует особую систему электронного документооборота, с которой не настроен автороуминг. В таком случае рядом с названием организации партнера вы обнаружите надпись о несоответствии настройки для совершения обмена файлами. В скобках всегда указывается оператор ЭДО, услугами которого пользуется та или иная компания. Нажмите на нее, а затем выберете функцию заявки на настройку роуминга с данным оператором ЭДО. После чего, вы сможете пригласить своего партнера к электронному обмену документацией.

В случае если отсутствует и кнопка для отправки приглашения, и указание о роуминге, и возможность настройки, вы можете воспользоваться двумя вариантами:

  • Посетите официальный сайт сервиса «Контур.Диадок», найдите там информацию о роуминге и оставьте соответствующую заявку на подключение.
  • Воспользуйтесь входящим приглашением на обмен данными от контрагента. Об этом можно лично договориться с партнером.
  • Не отправляется приглашение через 1С

В случае, если у вашего партнера не настроен автороуминг с Диадоком, у него не получится беспрепятственно послать сообщение через 1С. Система выдаст ошибку с характерной подписью. Чтобы разрешить данную проблему необходимо предпринять действия аналогичные предыдущим — просто зайти на цифры Диадока и подключить роуминг с необходимым оператором ЭДО. Также для настройки роуминга с определенным партнером потребуется ввести его личный идентификатор. Его можно найти в карточке организации в Диадоке или самостоятельно спросить его номер у контрагента.

  • Приглашение не поступает

Допустим, вы решили, что ваш партнер самостоятельно пришлет вам приглашение. Он отправил, но вы его не получили. Существует две возможные причины такого разворота событий. Назовем их:

  • Партнер допустил ошибки при введении вашего адреса электронной почты, и приглашение не было доставлено. В таком случае необходимо удостовериться в правильности данных, уточнить адрес и отправить письмо еще раз.
  • Партнер использовал возможности массового поиска Диадока. В таком случае в систему загружается один файл, содержащий в себе таблицу с номерами ИНН всех организаций, которым необходимо сделать рассылку. Контрагент мог просто забыть включить вашу компанию в список. Самым простым выходом из этой ситуации является отправка приглашение из своей системы.
  • Приглашение не принимается

Вам поступило входящее сообщение с приглашением для начала электронного документооборота. Однако при нажатии кнопки «принять приглашение» выскакивает ошибка. Такое возможно, поскольку новые документы еще не успели перейти в нужный статус. Для массового подписания требуется, чтобы документация находилась в статусе «требуется подпись». Через некоторое время статус автоматически сменится, контрагент попадет в ваш список, и вы сможете принять приглашение. Ничего делать для этого не нужно.

Быстрый расчет Контур.Диадок

Получить расчет за 1 минуту