Для подписания и согласования электронной документации с партнером, нужно принять или отправить приглашение для запуска процесса электронного документооборота. В данной статье подробно расскажем о процессе отправки и получения приглашений от контрагента, а также с какими ошибками можно столкнуться и как их избежать.
Процесс отправки и получения приглашений в ЭДО
Как действует система приглашения к ЭДО своего партнера вы можете узнать из следующей таблицы:
| Компания, которая ведет свою деятельность в Диадоке | Компания не работает в Диадоке, но имеет к нему доступ | У компании нет доступа к Диадоку |
| Вы увидите приглашение в Сервисе | Сообщение отобразится в любой системе ЭДО, с который настроен автороуминг Диадока | Сообщение поступит незамедлительно после начала использования сервиса |
Также можно добавить отправку приглашения на электронную почту контрагента. Для этого потребуется указать адрес почты при отправке. Письмо, отправленное на email, является точной копией приглашения. В нем также будет содержаться та же информация о партнере и текст с приглашением. Также там будет отображена ссылка для перехода в сервис Диадок. Кроме того, если вы еще не являетесь участником электронного документооборота, вы также получите письма на свою почту.
Как принять приглашение к ЭДО от партнера
Чтобы партнер мог отправить вам приглашение через Диадок необходимо предоставить ему следующие данные: адрес своей электронной почты и ИНН.
При появлении новой заявки на обмен документацией, она отобразится в вашем личном кабинете сервиса Контур.Диадок. При этом увеличится количество запросов в разделе «Контрагенты», приглашение также отобразится в графе под названием «Приглашают вас». Зайдя туда, вы сможете ознакомиться с приглашением, принять его или отказать. Для того, чтобы принять приглашение, перейдите в список, выберете необходимую компанию и нажмите «принять приглашение».
Для отклонения приглашения нажмите кнопку «отказать». Все потенциальные партнеры, которым было отказано, автоматически попадают в раздел «заблокированные». В этот же раздел попадают контрагенты, которые были удалены из списка партнеров.
В случае необходимости можно вытащить компании из перечня заблокированных и продолжить сотрудничество с ними. Для этого достаточно перейти в раздел «Заблокированные», отыскать там нужную организацию и кликнуть на кнопку «отправить новое приглашение». После того, как оппонент примет его, вы сможете возобновить сотрудничество.
Перечень наиболее распространенных ошибок в процессе отправки приглашений в ЭДО
Существуют различные ошибки в процессе отправки и принятия приглашений к ЭДО. Они варьируются от элементарного непонимания интерфейса программы до технических неполадок. Разберем четыре наиболее распространенных ошибки, с которыми сталкиваются пользователи ЭДО в Диадоке.
- Отсутствует кнопка отправки приглашения в Диадоке
Нередко бывают ситуации, когда пользователи находят необходимую компанию для отправки приглашения в поиске Диадока, но самой кнопки «отправить приглашение» нету. Чаще всего проблема заключается в том, что партнер использует особую систему электронного документооборота, с которой не настроен автороуминг. В таком случае рядом с названием организации партнера вы обнаружите надпись о несоответствии настройки для совершения обмена файлами. В скобках всегда указывается оператор ЭДО, услугами которого пользуется та или иная компания. Нажмите на нее, а затем выберете функцию заявки на настройку роуминга с данным оператором ЭДО. После чего, вы сможете пригласить своего партнера к электронному обмену документацией.
В случае если отсутствует и кнопка для отправки приглашения, и указание о роуминге, и возможность настройки, вы можете воспользоваться двумя вариантами:
- Посетите официальный сайт сервиса «Контур.Диадок», найдите там информацию о роуминге и оставьте соответствующую заявку на подключение.
- Воспользуйтесь входящим приглашением на обмен данными от контрагента. Об этом можно лично договориться с партнером.
- Не отправляется приглашение через 1С
В случае, если у вашего партнера не настроен автороуминг с Диадоком, у него не получится беспрепятственно послать сообщение через 1С. Система выдаст ошибку с характерной подписью. Чтобы разрешить данную проблему необходимо предпринять действия аналогичные предыдущим — просто зайти на цифры Диадока и подключить роуминг с необходимым оператором ЭДО. Также для настройки роуминга с определенным партнером потребуется ввести его личный идентификатор. Его можно найти в карточке организации в Диадоке или самостоятельно спросить его номер у контрагента.
- Приглашение не поступает
Допустим, вы решили, что ваш партнер самостоятельно пришлет вам приглашение. Он отправил, но вы его не получили. Существует две возможные причины такого разворота событий. Назовем их:
- Партнер допустил ошибки при введении вашего адреса электронной почты, и приглашение не было доставлено. В таком случае необходимо удостовериться в правильности данных, уточнить адрес и отправить письмо еще раз.
- Партнер использовал возможности массового поиска Диадока. В таком случае в систему загружается один файл, содержащий в себе таблицу с номерами ИНН всех организаций, которым необходимо сделать рассылку. Контрагент мог просто забыть включить вашу компанию в список. Самым простым выходом из этой ситуации является отправка приглашение из своей системы.
- Приглашение не принимается
Вам поступило входящее сообщение с приглашением для начала электронного документооборота. Однако при нажатии кнопки «принять приглашение» выскакивает ошибка. Такое возможно, поскольку новые документы еще не успели перейти в нужный статус. Для массового подписания требуется, чтобы документация находилась в статусе «требуется подпись». Через некоторое время статус автоматически сменится, контрагент попадет в ваш список, и вы сможете принять приглашение. Ничего делать для этого не нужно.
