Процесс внедрения Диадока в учётную систему

01 июля 2024

С внедрением электронного документооборота от Контур.Диадок в вашу учётную систему управление документацией станет понятнее и быстрее. В статье опишем алгоритм интеграции Диадока в работу организации.

Для чего необходимо внедрение Диадока?

В крупных корпорациях и небольших компаниях одновременно идёт множество рабочих процессов: управление персоналом, работа бухгалтеров, логистика и деятельность других подразделений.

При наличии единой системы документооборота между всеми отделами в онлайн-режиме эффективность работы организации возрастает: не нужно согласовывать время отправки документации между сотрудниками разных отделов — всё делается в одном сервисе.

Деятельность каждого подразделения так или иначе связана с документацией, поэтому внедрение ЭДО оптимизирует работу всех отделов и компании в целом. Интеграция учётной системы с Контур.Диадок выгодна во всех аспектах: документ можно в несколько кликов отправить руководителю на заверение или бухгалтеру на подписание и моментально получить ответ. Кроме того, интеграция помогает избежать ошибок по невнимательности и позволяет работать в привычной учётной системе.

Интеграция имеет множество преимуществ, в особенности:

быстрая отправка и получение электронных документов от клиентов и контрагентов;
минимизация затрат на доставку: курьеры, службы доставки, канцелярские принадлежности;
хранение документации в одном месте — её легко находить и эффективнее использовать;
исключение утери документов: электронный документ всегда можно найти и восстановить;
сокращение количества ошибок: большая часть данных заполняется автоматически из учётной системы.

Разновидности интеграции Диадока

Есть два варианта работы в сервисе Контур.Диадок:

использование веб-версии сервиса;
работа со встроенным в рабочий процесс компании сервисом.

В зависимости от программ, с которыми работает компания, различают три вида интеграционных решений:

типовые решения — для компаний на 1С или SAP, с возможностью дополнений под особые требования;
облачные решения — программы находятся в облаке, изменения в учётную систему не вносятся;
персональные решения — для организаций с нестандартными, индивидуальными учётными системами.

Веб-версия программы

Самый лёгкий способ начать электронный документооборот с Диадоком — использовать веб-версию сайта. Этот вариант не требует внедрения программы в рабочую систему предприятия.

Веб-версия отлично подойдёт небольшим компаниям с небольшим объёмом документации, поскольку не требует интеграции с внутренними программами и сложных настроек. Она также удобна как временное решение — пока интеграционное решение находится в разработке.

Веб-версия позволяет вести ЭДО с телефона: достаточно зайти на сайт Диадока и авторизоваться с помощью личной электронной подписи. Главные функции веб-версии:

формирование официальных и неофициальных документов разных типов: чеки, счета-фактуры и другие;
управление, мониторинг и согласование документации в рамках организации;
поиск и добавление в систему нужных партнёров;
подписание документов электронной подписью и отправка их контрагентам;
работа с компьютера, смартфона или планшета;
хранение и сортировка документации для быстрого поиска нужного файла.

Веб-версия — удачное решение для небольших предприятий. Владельцам крупных компаний выгоднее интегрировать сервис в свою учётную систему.

Использование модуля для 1С

У Контур.Диадок есть готовое решение для интеграции с 1С. На официальном сайте можно найти полный перечень программ и их версий, в которые можно внедрить сервис.

Если ваша программа есть в этом списке, настроить модуль можно самостоятельно, без помощи специалистов. Персональная настройка, дополнительная конфигурация или внедрение в нестандартную программу потребуют профессиональной доработки.

Контур.Диадок предлагает пользователям 1С бесплатный тест-драйв модуля, чтобы протестировать функции и оценить необходимость интеграции.

С модулем для 1С можно работать с электронными документами, пересылать их контрагентам и получать ответы онлайн — прямо в привычном интерфейсе 1С, без освоения нового интерфейса.

Предложение для пользователей SAP

Организации, работающие с SAP, могут воспользоваться интеграционным комплексом Контур.ERP. Это готовое решение, которое в ряде случаев можно применить как основу для собственного варианта. Применение предполагается в двух вариантах:

проставление подписи на рабочем месте;
проставление подписи на сервере.

С этим вариантом интеграции пользователи Диадока смогут:

формировать важные электронные документы с проставлением подписей;
регистрировать документацию и связывать её с другими файлами в рамках SAP;
обмениваться документацией онлайн;
отслеживать документы на всех этапах документооборота;
создавать фильтры для поиска нужной документации.

У Контур.Диадок также есть готовые интеграционные решения для архивов — полный список на официальном сайте.

Диадок.Коннектор

Диадок.Коннектор — это полуинтеграционное решение с облачным сервисом, которое внедряет Диадок в учётную систему без изменения её основной конфигурации. Есть три разновидности коннектора:

Коннектор.Доставка — загружает документацию из корневой папки или сетевого ресурса, проставляет электронные подписи и отправляет файлы адресату; умеет преобразовывать документы в нужный формат и сортировать по папкам;
Коннектор.Выгрузка — выгружает информацию из заданной папки на компьютере или в сетевом ресурсе; все файлы в электронном формате, нужное легко найти;
Коннектор.Бизнес-процесс — для нестандартных и длинных цепочек согласования: перемещает документ по заданному маршруту, позволяет массово подписывать и удалять файлы и искать их по фильтрам.

API Диадока

Если компания работает в нестандартной учётной системе, для которой нет готового интеграционного решения, оптимальный вариант — подключение через API Диадока, позволяющее создать индивидуальную настройку.

С помощью API можно добавлять функции создания различных типов документации, их обработки и взаимодействия с партнёрами.

Установить API самостоятельно не получится — для интеграции потребуется помощь специалистов.

Таким образом, в Диадоке есть множество решений для любого бизнеса: независимо от масштаба и вида деятельности можно подобрать удобный и выгодный вариант для повышения эффективности.