Ваш город:

Это ваш город?

Да

Нет

Мы работаем по всей России!

с 09:00 до 19:00

Получить расчет

ЭДО с контрагентами

Электронный документ постепенно заменяет привычный обмен документами на бумажных носителях. ЭДО – это удобно, быстро, безопасно и выгодно с точки зрения финансовых затрат. Подключиться к системе электронного документооборота сегодня может любое юридическое лицо – сделать это можно буквально за 1-2 дня.

Отправить заявку

Как перейти на электронный документооборот?

Организовать электронный документооборот с контрагентами можно двумя способами – напрямую с определенным контрагентом или через сервисы, предоставляемые провайдерами ЭДО.

В этом случае контрагенты обмениваются документами через специальные сервисы или просто по электронной почте, без привлечения провайдеров ЭДО. Чтобы организовать такой документооборот, необходимо:

  • Сформировать документы в электронном виде в соответствии с требованиями ФНС;
  • Заключить соглашение с каждым контрагентом об обмене документов в электронном формате;
  • При необходимости, установить специализированное ПО для электронного документооборота;
  • Обеспечить конфиденциальность и безопасность при передаче данных.

Прямой обмен документами с контрагентами, без использования услуг провайдеров ЭДО, имеет некоторые важные ограничения. Самое главное – это невозможность передавать в электронном виде счета-фактуры. Согласно актуальным требованиям НК РФ, такие документы можно передавать только через оператора ЭДО, и только с использованием квалифицированной электронной подписи. Являясь третьей стороной, оператор электронного документооборота является гарантом подлинности КЭП, фиксирует даты и время отправки и получения счетов-фактур. Только в этом случае документы получают юридическую значимость, аналогичную оригиналам на бумажных носителях.

Начать работу с ЭДО

Самый простой, быстрый и безопасный способ организовать электронный документооборот с контрагентами – подключиться к готовым сервисам, которые предоставляют операторы ЭДО. В этом случае за безопасность передачи данных, а также соответствие процесса установленным ФНС регламентам отвечает именно оператор ЭДО. В частности, провайдеры электронного документооборота в РФ гарантируют:

  • Наличие необходимых лицензий и сертификатов;
  • Создание технологических возможностей для электронного обмена счетами-фактурами и другими юридически-значимыми документами;
  • Соответствие форматов формализованных документов требованиям ФНС и других контролирующих органов;
  • Уведомление налоговой службы о присоединении организации к системе электронного документооборота;
  • Безопасность и конфиденциальность при передаче данных;
  • Фиксацию времени отправки и приема определенных документов контрагентами, что может быть использовано в качестве доказательства при судебных разбирательствах;
  • Архивное хранение электронных документов;
  • Техническую поддержку пользователей системы.

Подключение к системе ЭДО – это достаточно простая и быстрая процедура, которая не может вызвать проблем даже у начинающих предпринимателей. Так, для регистрации в ЭДО Диадок необходимо направить провайдеру заявление об участии в электронном документообороте, которое формируется в сервисе в автоматическом режиме. Такое заявление будет сформировано при первой отправке формализованного документа контрагенту. Если пользователь подпишет и отправит такое заявление, информация о его присоединении к системе электронного документооборота будет автоматически направлена в Налоговую службу. В будущем пользователю системы, по требованию ФНС, будет достаточно предоставить электронные документы, а не их оригиналы на бумажных носителях.

Особенности перехода
на ЭДО с контрагентами

Особенности перехода на ЭДО с контрагентами

Для регистрации в системе ЭДО необходима КЭП. При ее наличии все дальнейшие действия производятся в автоматическом режиме: регистрация в сервисе, подписание лицензионного договора и другие.

Особенности перехода на ЭДО с контрагентами

Зафиксировать переход на электронный документооборот с контрагентом можно как устно, так и в письменной форме – в виде отдельного договора или дополнительного соглашения к ранее заключенному договору. При этом факт принятия документов в сервисе ЭДО сам по себе фиксирует переход контрагентов на электронный документооборот.

Особенности перехода на ЭДО с контрагентами

Согласно Закону «Об электронной подписи» ст. 7 63-ФЗ, ЭДО можно организовать и с контрагентами, зарегистрированными за пределами РФ. При этом российские компании должны использовать квалифицированную электронную подпись, а иностранные контрагенты – усиленную неквалифицированную. Такие электронные документы могут быть признаны таможенной службой, судебными органами, банками и другими инстанциями.

Бонусы от Диадока постоянным клиентам и новичкам

Подарки клиентам Диадок
Комфортный электронный документооборот с контрагентами

Как узаконить переход
на ЭДО между контрагентами?

Сервис Диадок предлагает готовые шаблоны подобных дополнительных соглашений, которые контрагенты могут корректировать по своему усмотрению.

Если вы используете сервис Диадок, дополнительное соглашение к ранее подписанному договору о сотрудничестве контрагенты могут подписать непосредственно в системе. Содержание данного дополнительного соглашения может разниться от случая к случаю, но, как правило, в нем прописывается порядок работы с электронными документами, обязательства сторон, типы документов для передачи по ЭДО, регламент использования КЭП, а также особые ситуации, при которых документы могут дублироваться на бумажных носителях.

Начать работу с ЭДО уже сейчас!

Выберите лучший тарифный план
Контур.Диадок под ваши потребности

100

исходящих документов

900

По 9 за документ

Заказать

250

исходящих документов

1 900

По 7,6 за документ

Заказать

600

исходящих документов

4 200

По 7 за документ

Заказать

1 200

исходящих документов

7 800

По 6,5 за документ

Заказать

3 000

исходящих документов

18 600

По 6,2 за документ

Заказать

6 000

исходящих документов

36 000

По 6 за документ

Заказать

12 000

исходящих документов

68 400

По 5,7 за документ

Заказать

Доп. услуги Контур.Диадок

Получить ЭЦП для работы с ЭДО

Получите ЭЦП по лучшей стоимости в 1 клик

Доп. услуги Контур.Диадок

больше 12 000

{цену говорит менеджер}

Больше 12 000 документов?
С Контур.Диадок это
не проблема!

Заказать больше 12 000 док.

Как подготовиться к переходу на ЭДО?

Вполне понятно, что или бухгалтер, или непосредственно предприниматель должны быть готовы к переходу на электронный документооборот внутри организации. В первую очередь, необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, согласно ст. 8 402-ФЗ.

Перечень дополнений определяется внутри организации, но особое внимание стоит обратить на следующие аспекты:

  • Метод организации электронного документооборота (прямой или через провайдера ЭДО);
  • Перечень документов, которыми можно обмениваться в электронном виде, без дублирования на бумаге;
  • Тип электронной подписи, которая обеспечит юридическую значимость передаваемых документов;
  • Перечень сотрудников или их должностей, которые имеют право подписывать электронные документы;
  • Регламент архивирования и передачи электронных документов в ФНС при поступлении соответствующего запроса.

После того, как в учетной политике организации будут отражены вышеперечисленные аспекты, для присоединения к системе ЭДО нужно выполнить следующее:

Процесс обмена электронными и обычными (на бумаге) документами может существенно разниться. Необходимо понимать, как был организован документооборот в организации ранее: кто согласовывал те или иные документы, в каком порядке они перемещались между подразделениями компании и т.д.

С внедрением ЭДО некоторые функции сотрудников, отвечающих за документооборот, могут быть вовсе упразднены. Например, исключается необходимость в ручной сортировке и обработке документов. Поэтому сотрудники, ранее занятые в данном процессе, могут быть перенаправлены на решение других задач.

Согласно действующему законодательству, организовать обмен юридически-значимыми документами между контрагентами можно только при использовании КЭП. Квалифицированную электронную подпись необходимо иметь каждому сотруднику, который уполномочен подписывать те или иные документы. В основном, это руководитель организации и главный бухгалтер, который отвечает за сдачу отчетности в контролирующие органы.

Оформить КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре, в частности, в любом из представительств «Контур» в вашем городе. Данный процесс, как правило, занимает не более 1-2 дней.

Самый главный критерий выбора провайдера – это то, подключены ли ваши контрагенты к его системе. Ведь в противном случае вам потребуется использовать роуминг, что не очень удобно, а также не всегда технически возможно.

Более 1,5 миллиона российских и зарубежных организаций на сегодняшний день используют ЭДО Диадок. В настоящее время это является абсолютным рекордом по охвату аудитории в РФ. Проверить, использует ли ваш контрагент сервис Диадок, вы можете на сайте систсемы или непосредственно в Диадоке: достаточно знать ИНН партнера.

Если вы выбираете другого провайдера ЭДО, убедитесь, что он поддерживает роуминг со сторонними операторами и имеет возможность обеспечить безопасность передаваемых данных.

Практически все провайдеры ЭДО предлагают различные схемы работы с сервисами по обмену документами между контрагентами. В частности, Диадок реализовал следующие решения:

  • Веб-версия – оптимальное решение для предпринимателей, которые обрабатывают менее 100 документов в месяц.
  • Готовый модуль для интеграции с 1С – при большом объеме исходящих и входящих документов.
  • Коннекторы или API Диадока – при необходимости в реализации индивидуальных и нестандартных решений.
  • Специальные сертифицированные решения – для интеграции с системами SAP ERP.

Если и ваша компания, и ваш контрагент подключены к единой системе ЭДО, для начала электронного документооборота вам достаточно отправить приглашение или принять его в сервисе.

В Диадоке вы также можете использовать возможность массового информирования контрагентов о переходе на ЭДО, а также подключения к системе новых партнеров. Если у вас возникли трудности, вы всегда можете связаться со специалистами службы технической поддержки.

Отзывы наших клиентов

Отзывы на сервис Контур.Диадок

“Используем Контур.Диадок 2 года, документацию полностью перевели в электронный вид. Удобно, что сервис работает с облаком, это исключает вероятность потери важной документации и необходимость загружать ее на жесткий диск. В сравнении с затратами на канцелярию, Диадок намного дешевле. Все наши контрагенты уже давно используют этот ресурс.”

Отзывы на сервис Контур.Диадок

“С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учетом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами без Диадока. Рекомендуем!”

Отзывы на сервис Контур.Диадок

“С помощью Диадока у нас ведется работа с накладными, выписками и счетами-фактурами. Перешли на электронный документооборот после начала карантина, и о своем решении не пожалели. Система учитывает поправки в законодательстве, обновления происходят регулярно, а сам сервис похож на онлайн-почту, поэтому разобраться с ним не составило труда.”

Отзывы на сервис Контур.Диадок

“Мы используем сервис Диадок 8 месяцев. Процедура оформления сертификата квалифицированной ЭЦП заняла некоторое время, но в процессе мы разобрались быстро. Работа с Контур.Экстерн занимает минимум времени, все автоматизировано. Мы давно отказались от обмена бумагой, и не тратим деньги на канцелярию.”

Отзывы на сервис Контур.Диадок

“Диадок сокращает электронный документооборот, экономит время, обеспечивает хорошую защиту данных. Документы можно хранить в облаке, запускать сервис можно с телефона или ПК, есть удобные фильтры поиска. Это колоссально экономит наше время, при этом гарантируется полная конфиденциальность данных. Мы оценили сервис по достоинству.”

Отзывы на сервис Контур.Диадок

“Мы доверяем Контур.Диадок, он надежно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и место работы, поэтому взломать аккаунт невозможно. Благодарим за безопасность использования вашего сервиса.”

Отзывы на сервис Контур.Диадок

“Ранее мы делали отправку и получение документов только в бумажном виде. Сейчас существенно упростили бизнес-процессы и начали использовать ЭДО с Диадоком. Тут мы можем отправлять большие объемы документации за один раз и подписывать их. Мы не храним кипы бумаг, не тратим деньги на канцелярию. Очень комфортно, рекомендуем.”

Отзывы на сервис Контур.Диадок

“На Диадоке мы уже 4 года, встречали и взлеты, и падения. Данная система полностью удовлетворяет наши потребности. Диадок для нас – это отличная «Фокус-проверка» контрагентов на благонадежность. Тут гибкая система поддержки, аккуратный подход в спорных ситуациях, где контролирующие органы помочь не могут.”

Больше отзывов

Диадок выбирают:

Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Диадок выбирают
Быстрый расчет Контур.Диадок

Получить расчет за 1 минуту