Как перейти на электронный документооборот?

Организовать электронный документооборот с контрагентами можно двумя способами – напрямую с определенным контрагентом или через сервисы, предоставляемые провайдерами ЭДО.

В этом случае контрагенты обмениваются документами через специальные сервисы или просто по электронной почте, без привлечения провайдеров ЭДО. Чтобы организовать такой документооборот, необходимо:

  • Сформировать документы в электронном виде в соответствии с требованиями ФНС;
  • Заключить соглашение с каждым контрагентом об обмене документов в электронном формате;
  • При необходимости, установить специализированное ПО для электронного документооборота;
  • Обеспечить конфиденциальность и безопасность при передаче данных.

Прямой обмен документами с контрагентами, без использования услуг провайдеров ЭДО, имеет некоторые важные ограничения. Самое главное – это невозможность передавать в электронном виде счета-фактуры. Согласно актуальным требованиям НК РФ, такие документы можно передавать только через оператора ЭДО, и только с использованием квалифицированной электронной подписи. Являясь третьей стороной, оператор электронного документооборота является гарантом подлинности КЭП, фиксирует даты и время отправки и получения счетов-фактур. Только в этом случае документы получают юридическую значимость, аналогичную оригиналам на бумажных носителях.

Начать работу с ЭДО

Самый простой, быстрый и безопасный способ организовать электронный документооборот с контрагентами — подключиться к готовым сервисам, которые предоставляют операторы ЭДО. В этом случае за безопасность передачи данных, а также соответствие процесса установленным ФНС регламентам отвечает именно оператор ЭДО. В частности, провайдеры электронного документооборота в РФ гарантируют:

  • Наличие необходимых лицензий и сертификатов;
  • Создание технологических возможностей для электронного обмена счетами-фактурами и другими юридически-значимыми документами;
  • Соответствие форматов формализованных документов требованиям ФНС и других контролирующих органов;
  • Уведомление налоговой службы о присоединении организации к системе электронного документооборота;
  • Безопасность и конфиденциальность при передаче данных;
  • Фиксацию времени отправки и приема определенных документов контрагентами, что может быть использовано в качестве доказательства при судебных разбирательствах;
  • Архивное хранение электронных документов;
  • Техническую поддержку пользователей системы.

Подключение к системе ЭДО – это достаточно простая и быстрая процедура, которая не может вызвать проблем даже у начинающих предпринимателей. Так, для регистрации в ЭДО Диадок необходимо направить провайдеру заявление об участии в электронном документообороте, которое формируется в сервисе в автоматическом режиме. Такое заявление будет сформировано при первой отправке формализованного документа контрагенту. Если пользователь подпишет и отправит такое заявление, информация о его присоединении к системе электронного документооборота будет автоматически направлена в Налоговую службу. В будущем пользователю системы, по требованию ФНС, будет достаточно предоставить электронные документы, а не их оригиналы на бумажных носителях.

Особенности перехода
на ЭДО с контрагентами

Подключение к электронному документообороту

Для регистрации в системе ЭДО необходима КЭП. При ее наличии все дальнейшие действия производятся в автоматическом режиме: регистрация в сервисе, подписание лицензионного договора и другие.

Подключение к электронному документообороту

Зафиксировать переход на электронный документооборот с контрагентом можно как устно, так и в письменной форме – в виде отдельного договора или дополнительного соглашения к ранее заключенному договору. При этом факт принятия документов в сервисе ЭДО сам по себе фиксирует переход контрагентов на электронный документооборот.

Подключение к электронному документообороту

Согласно Закону «Об электронной подписи» ст. 7 63-ФЗ, ЭДО можно организовать и с контрагентами, зарегистрированными за пределами РФ. При этом российские компании должны использовать квалифицированную электронную подпись, а иностранные контрагенты – усиленную неквалифицированную. Такие электронные документы могут быть признаны таможенной службой, судебными органами, банками и другими инстанциями.

Акция

25 документов бесплатно!

Спецпредложение позволяет НОВЫМ абонентам безвозмездно отправить 25 формализованных документов в течение месяца с момента регистрации в Диадоке. Воспользуйтесь этим предложением до завершения текущего года!

Контур.Диадок 25 документов бесплатно!

Как узаконить переход
на ЭДО между контрагентами?

Комфортный электронный документооборот с контрагентами

Сервис Диадок предлагает готовые шаблоны подобных дополнительных соглашений, которые контрагенты могут корректировать по своему усмотрению.

Если вы используете сервис Диадок, дополнительное соглашение к ранее подписанному договору о сотрудничестве контрагенты могут подписать непосредственно в системе. Содержание данного дополнительного соглашения может разниться от случая к случаю, но, как правило, в нем прописывается порядок работы с электронными документами, обязательства сторон, типы документов для передачи по ЭДО, регламент использования КЭП, а также особые ситуации, при которых документы могут дублироваться на бумажных носителях.

Начать работу с ЭДО уже сейчас!

Подключите лучший тарифный план
Контур.Диадок под ваши потребности

250 документов

2 640

По 10.56₽ за документ

Входящие бесплатны

Оплачиваете только исходящие

600 документов

5 640

По 9.4₽ за документ

Входящие бесплатны

Оплачиваете только исходящие

Самый выгодный

1 200 документов

10 350

По 8.63₽ за документ

Входящие бесплатны

Оплачиваете только исходящие

3 000 документов

24 840

По 8.28₽ за документ

Входящие бесплатны

Оплачиваете только исходящие

6 000 документов

48 300

По 8,05₽ за документ

Входящие бесплатны

Оплачиваете только исходящие

12 000 документов

92 000

По 7.66₽ за документ

Входящие бесплатны

Оплачиваете только исходящие

Получите электронную
подпись
по лучшей
стоимости в 1 клик

Доп. услуги Контур.Диадок

Больше 12 000 документов?
С Контур. Диадок это
не проблема!

Доп. услуги Контур.Диадок

Как подготовиться к переходу на ЭДО?

Вполне понятно, что или бухгалтер, или непосредственно предприниматель должны быть готовы к переходу на электронный документооборот внутри организации. В первую очередь, необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, согласно ст. 8 402-ФЗ.

Перечень дополнений определяется внутри организации, но особое внимание стоит обратить на следующие аспекты:

  • Метод организации электронного документооборота (прямой или через провайдера ЭДО);
  • Перечень документов, которыми можно обмениваться в электронном виде, без дублирования на бумаге;
  • Тип электронной подписи, которая обеспечит юридическую значимость передаваемых документов;
  • Перечень сотрудников или их должностей, которые имеют право подписывать электронные документы;
  • Регламент архивирования и передачи электронных документов в ФНС при поступлении соответствующего запроса.

После того, как в учетной политике организации будут отражены вышеперечисленные аспекты, для присоединения к системе ЭДО нужно выполнить следующее:

Процесс обмена электронными и обычными (на бумаге) документами может существенно разниться. Необходимо понимать, как был организован документооборот в организации ранее: кто согласовывал те или иные документы, в каком порядке они перемещались между подразделениями компании и т.д.

С внедрением ЭДО некоторые функции сотрудников, отвечающих за документооборот, могут быть вовсе упразднены. Например, исключается необходимость в ручной сортировке и обработке документов. Поэтому сотрудники, ранее занятые в данном процессе, могут быть перенаправлены на решение других задач.

Согласно действующему законодательству, организовать обмен юридически-значимыми документами между контрагентами можно только при использовании КЭП. Квалифицированную электронную подпись необходимо иметь каждому сотруднику, который уполномочен подписывать те или иные документы. В основном, это руководитель организации и главный бухгалтер, который отвечает за сдачу отчетности в контролирующие органы.

Оформить КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре, в частности, в любом из представительств «Контур» в вашем городе. Данный процесс, как правило, занимает не более 1-2 дней.

Самый главный критерий выбора провайдера – это то, подключены ли ваши контрагенты к его системе. Ведь в противном случае вам потребуется использовать роуминг, что не очень удобно, а также не всегда технически возможно.

Более 1,5 миллиона российских и зарубежных организаций на сегодняшний день используют ЭДО Диадок. В настоящее время это является абсолютным рекордом по охвату аудитории в РФ. Проверить, использует ли ваш контрагент сервис Диадок, вы можете на сайте систсемы или непосредственно в Диадоке: достаточно знать ИНН партнера.

Если вы выбираете другого провайдера ЭДО, убедитесь, что он поддерживает роуминг со сторонними операторами и имеет возможность обеспечить безопасность передаваемых данных.

Практически все провайдеры ЭДО предлагают различные схемы работы с сервисами по обмену документами между контрагентами. В частности, Диадок реализовал следующие решения:

  • Веб-версия — оптимальное решение для предпринимателей, которые обрабатывают менее 100 документов в месяц.
  • Готовый модуль для интеграции с 1С – при большом объеме исходящих и входящих документов.
  • Коннекторы или API Диадока – при необходимости в реализации индивидуальных и нестандартных решений.
  • Специальные сертифицированные решения – для интеграции с системами SAP ERP.

Если и ваша компания, и ваш контрагент подключены к единой системе ЭДО, для начала электронного документооборота вам достаточно отправить приглашение или принять его в сервисе.

В Диадоке вы также можете использовать возможность массового информирования контрагентов о переходе на ЭДО, а также подключения к системе новых партнеров. Если у вас возникли трудности, вы всегда можете связаться со специалистами службы технической поддержки.

Отзывы наших клиентов

BMW Group

Немецкий производитель автомобилей, мотоциклов, двигателей, а также велосипедов.

“Выделим очевидные достоинства сервиса для нашего концерна: минимизация трат на документооборот, как финансов (на покупку канцелярии), так и времени. Значительно повысилась производительность труда, сотрудники стали более ответственно подходить к процессу. Мы имеем доступ...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Деловые Линии

Автомобильные грузоперевозки

“Если вы хотите забыть о бумажной волоките, в таком случае Контур.Диадок – отличное решение. Мы перевели весь документооборот в онлайн, подписи осуществляем с помощью облачной ЭЦП. Подтверждение приходит на телефон в приложение. Работа...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Wildberries

Международный маркетплейс

“С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учетом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Энергосбыт

Крупная энергетическая компания

“Если бы не карантин, то долго бы еще решались оптимизировать документооборот. Уже 2 года прошло, как мы отказались от бумажных экземпляров. С помощью системы электронного документооборота мы удерживаем показатели эффективности бизнеса в новых...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Газпром Нефть

Разведка и разработка месторождений нефти и газа, нефтепереработка, а также производство и сбыт нефтепродуктов.

“На Диадоке мы уже 4 года, встречали и взлеты, и падения. Данная система полностью удовлетворяет наши потребности. Диадок для нас – это отличная «Фокус-проверка» контрагентов на благонадежность. Тут гибкая система поддержки, аккуратный подход...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Вконтакте

Российская социальная сеть

“Ранее мы делали отправку и получение документов только в бумажном виде. Сейчас существенно упростили бизнес-процессы и начали использовать ЭДО с Диадоком. Тут мы можем отправлять большие объемы документации за один раз и подписывать...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Google

Американская транснациональная корпорация

“Мы доверяем Контур.Диадок, он надежно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

АШАН

Крупный международный ритейлер

“Диадок сокращает электронный документооборот, экономит время, обеспечивает хорошую защиту данных. Документы можно хранить в облаке, запускать СЭД можно с телефона или ПК, есть удобные фильтры поиска. Это колоссально экономит наше время, при этом...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Мегафон

Российская телекоммуникационная компания

“Мы используем сервис Диадок 8 месяцев. Процедура оформления сертификата квалифицированной ЭЦП заняла некоторое время, но в процессе мы разобрались быстро. Работа с Контур.Экстерн занимает минимум времени, все автоматизировано. Мы давно отказались от обмена...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

2GIS

Международная картографическая компания

“С помощью Контур.Диадок мы ведем электронный документооборот, существенно упростили подписание и отправку документов и сделали взаимодействие между отделами намного быстрее. Мы не нагромождаем стопки бумаг, поскольку их подписи теперь возможны в 1 клик....“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

OZON

Международный маркетплейс

“Используем Контур.Диадок 2 года, документацию полностью перевели в электронный вид. Удобно, что сервис работает с облаком, это исключает вероятность потери важной документации и необходимость загружать ее на жесткий диск. В сравнении с затратами...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

METRO

Международная компания, которая специализируется на мелкооптовых продажах

“С помощью Диадока у нас ведется работа с накладными, выписками и счетами-фактурами. Перешли на электронный документооборот после начала карантина, и о своем решении не пожалели. СЭД учитывает поправки в законодательстве, обновления происходят регулярно,...“

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Больше отзывов

Начните сотрудничество
с Диадок уже сейчас!

Заполните эту форму и нажмите кнопку «Подать заявку». Наши сотрудники позвонят вам в течение часа, чтобы помочь подобрать выгодный тариф, и расскажут о доступных способах интеграции.

    Отправляя заявку, вы соглашаетесь с условиями политики конфиденциальности и пользовательского соглашения.

    Быстрый расчет Контур.Диадок

    Получить расчет за 1 минуту