Электронный документ постепенно заменяет привычный обмен документами на бумажных носителях. ЭДО — это удобно, быстро, безопасно и выгодно с точки зрения финансовых затрат. Подключиться к системе электронного документооборота сегодня может любое юридическое лицо — сделать это можно буквально за 1–2 дня.
Организовать электронный документооборот с контрагентами можно двумя способами — напрямую с определённым контрагентом или через сервисы, предоставляемые провайдерами ЭДО.
В этом случае контрагенты обмениваются документами через специальные сервисы или просто по электронной почте, без привлечения провайдеров ЭДО. Чтобы организовать такой документооборот, необходимо:
Прямой обмен документами без использования услуг провайдеров ЭДО имеет важные ограничения. Главное — невозможность передавать в электронном виде счета-фактуры. Согласно требованиям НК РФ, такие документы можно передавать только через оператора ЭДО и только с использованием квалифицированной электронной подписи. Являясь третьей стороной, оператор ЭДО выступает гарантом подлинности КЭП, фиксирует даты и время отправки и получения счетов-фактур. Только в этом случае документы получают юридическую значимость, аналогичную оригиналам на бумаге.
Самый простой, быстрый и безопасный способ организовать электронный документооборот с контрагентами — подключиться к готовым сервисам операторов ЭДО. В этом случае за безопасность передачи данных и соответствие процесса регламентам ФНС отвечает именно оператор. Провайдеры ЭДО в РФ гарантируют:
Подключение к системе ЭДО — простая и быстрая процедура. Для регистрации в Диадок необходимо направить провайдеру заявление об участии в электронном документообороте, которое формируется в сервисе автоматически при первой отправке формализованного документа контрагенту. После подписания и отправки заявления информация о присоединении к системе автоматически направляется в Налоговую службу. В дальнейшем по требованию ФНС достаточно предоставить электронные документы, а не их бумажные оригиналы.
Для регистрации в системе ЭДО необходима КЭП. При её наличии все дальнейшие действия производятся автоматически: регистрация в сервисе, подписание лицензионного договора и другие.
Зафиксировать переход на электронный документооборот можно как устно, так и письменно — отдельным договором или дополнительным соглашением. При этом сам факт принятия документов в сервисе ЭДО уже фиксирует переход контрагентов на ЭДО.
Согласно ст. 7 63-ФЗ «Об электронной подписи», ЭДО можно организовать и с контрагентами за пределами РФ. Российские компании используют КЭП, иностранные — усиленную неквалифицированную. Такие документы могут признать таможня, суды, банки и другие инстанции.
Сервис Диадок предлагает готовые шаблоны дополнительных соглашений, которые контрагенты могут корректировать по своему усмотрению.
Если вы используете Диадок, дополнительное соглашение к ранее подписанному договору контрагенты могут подписать прямо в системе. Содержание соглашения может различаться, но, как правило, в нём прописывается порядок работы с электронными документами, обязательства сторон, типы документов для передачи по ЭДО, регламент использования КЭП, а также особые ситуации, при которых документы могут дублироваться на бумаге.
6000 документов
55 000 ₽
По 9.25₽ за документ
12000 документов
105 800 ₽
По 8.82₽ за документ
Больше 12 000 документов? С Диадок это не проблема!
Электронная подпись
для Диадок
от 3 тыс. ₽
Тарифы для других направлений ЭДО
Бухгалтер или непосредственно предприниматель должны быть готовы к переходу на электронный документооборот внутри организации. В первую очередь необходимо внести соответствующие изменения в учётную политику, согласно ст. 8 402-ФЗ.
Перечень дополнений определяется внутри организации, но особое внимание стоит обратить на следующие аспекты:
После того как в учётной политике будут отражены перечисленные аспекты, для присоединения к системе ЭДО нужно выполнить следующее:
Процесс обмена электронными и бумажными документами может существенно различаться. Необходимо понимать, как был организован документооборот ранее: кто согласовывал документы, в каком порядке они перемещались между подразделениями и т.д.
С внедрением ЭДО некоторые функции сотрудников могут быть упразднены — например, исключается ручная сортировка и обработка документов. Поэтому сотрудники, ранее занятые в этом процессе, могут быть перенаправлены на другие задачи.
Согласно действующему законодательству, обмен юридически значимыми документами между контрагентами возможен только при использовании КЭП. Квалифицированная электронная подпись необходима каждому сотруднику, уполномоченному подписывать документы — как правило, это руководитель и главный бухгалтер.
Оформить КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре — в частности, в любом представительстве «Контур» в вашем городе. Процесс занимает не более 1–2 дней.
Главный критерий выбора провайдера — подключены ли к его системе ваши контрагенты. В противном случае потребуется роуминг, что не всегда удобно и технически возможно.
Более 1,5 миллиона российских и зарубежных организаций сегодня используют ЭДО Диадок — это рекорд по охвату аудитории в РФ. Проверить, использует ли ваш контрагент Диадок, можно на сайте системы или прямо в Диадоке: достаточно знать ИНН партнёра.
Если вы выбираете другого провайдера, убедитесь, что он поддерживает роуминг со сторонними операторами и обеспечивает безопасность передаваемых данных.
Практически все провайдеры ЭДО предлагают разные схемы работы по обмену документами. В частности, Диадок реализовал следующие решения:
Если и ваша компания, и контрагент подключены к единой системе ЭДО, для начала документооборота достаточно отправить приглашение или принять его в сервисе.
В Диадоке вы также можете использовать массовое информирование контрагентов о переходе на ЭДО и подключение новых партнёров. При возникновении трудностей всегда можно связаться со специалистами службы технической поддержки.
Немецкий производитель автомобилей, мотоциклов, двигателей.
Выделим очевидные достоинства сервиса для нашего концерна: минимизация трат на документооборот, как финансов (на покупку канцелярии), так и времени. Значительно повысилась производительность труда, сотрудники стали более ответственно подходить к процессу. Мы имеем доступ...
Подробнее
Международный маркетплейс
С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учётом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами...
Подробнее
Крупная энергетическая компания
Если бы не карантин, то долго бы ещё решались оптимизировать документооборот. Уже 2 года прошло, как мы отказались от бумажных экземпляров. С помощью системы электронного документооборота мы удерживаем показатели эффективности бизнеса в новых...
Подробнее
Американская транснациональная корпорация
Мы доверяем Контур.Диадок, он надёжно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и...
ПодробнееЗаполните заявку и нажмите кнопку «Отправить заявку». Наши сотрудники позвонят вам в течение часа, чтобы помочь подобрать выгодный тариф, и расскажут о доступных способах интеграции.
