Как перейти на электронный документооборот?
Организовать электронный документооборот с контрагентами можно двумя способами – напрямую с определенным контрагентом или через сервисы, предоставляемые провайдерами ЭДО.
В этом случае контрагенты обмениваются документами через специальные сервисы или просто по электронной почте, без привлечения провайдеров ЭДО. Чтобы организовать такой документооборот, необходимо:
- Сформировать документы в электронном виде в соответствии с требованиями ФНС;
- Заключить соглашение с каждым контрагентом об обмене документов в электронном формате;
- При необходимости, установить специализированное ПО для электронного документооборота;
- Обеспечить конфиденциальность и безопасность при передаче данных.
Прямой обмен документами с контрагентами, без использования услуг провайдеров ЭДО, имеет некоторые важные ограничения. Самое главное – это невозможность передавать в электронном виде счета-фактуры. Согласно актуальным требованиям НК РФ, такие документы можно передавать только через оператора ЭДО, и только с использованием квалифицированной электронной подписи. Являясь третьей стороной, оператор электронного документооборота является гарантом подлинности КЭП, фиксирует даты и время отправки и получения счетов-фактур. Только в этом случае документы получают юридическую значимость, аналогичную оригиналам на бумажных носителях.
Самый простой, быстрый и безопасный способ организовать электронный документооборот с контрагентами — подключиться к готовым сервисам, которые предоставляют операторы ЭДО. В этом случае за безопасность передачи данных, а также соответствие процесса установленным ФНС регламентам отвечает именно оператор ЭДО. В частности, провайдеры электронного документооборота в РФ гарантируют:
- Наличие необходимых лицензий и сертификатов;
- Создание технологических возможностей для электронного обмена счетами-фактурами и другими юридически-значимыми документами;
- Соответствие форматов формализованных документов требованиям ФНС и других контролирующих органов;
- Уведомление налоговой службы о присоединении организации к системе электронного документооборота;
- Безопасность и конфиденциальность при передаче данных;
- Фиксацию времени отправки и приема определенных документов контрагентами, что может быть использовано в качестве доказательства при судебных разбирательствах;
- Архивное хранение электронных документов;
- Техническую поддержку пользователей системы.
Подключение к системе ЭДО – это достаточно простая и быстрая процедура, которая не может вызвать проблем даже у начинающих предпринимателей. Так, для регистрации в ЭДО Диадок необходимо направить провайдеру заявление об участии в электронном документообороте, которое формируется в сервисе в автоматическом режиме. Такое заявление будет сформировано при первой отправке формализованного документа контрагенту. Если пользователь подпишет и отправит такое заявление, информация о его присоединении к системе электронного документооборота будет автоматически направлена в Налоговую службу. В будущем пользователю системы, по требованию ФНС, будет достаточно предоставить электронные документы, а не их оригиналы на бумажных носителях.
Особенности перехода
на ЭДО с контрагентами
Для регистрации в системе ЭДО необходима КЭП. При ее наличии все дальнейшие действия производятся в автоматическом режиме: регистрация в сервисе, подписание лицензионного договора и другие.
Зафиксировать переход на электронный документооборот с контрагентом можно как устно, так и в письменной форме – в виде отдельного договора или дополнительного соглашения к ранее заключенному договору. При этом факт принятия документов в сервисе ЭДО сам по себе фиксирует переход контрагентов на электронный документооборот.
Согласно Закону «Об электронной подписи» ст. 7 63-ФЗ, ЭДО можно организовать и с контрагентами, зарегистрированными за пределами РФ. При этом российские компании должны использовать квалифицированную электронную подпись, а иностранные контрагенты – усиленную неквалифицированную. Такие электронные документы могут быть признаны таможенной службой, судебными органами, банками и другими инстанциями.
25 документов бесплатно!
Спецпредложение позволяет НОВЫМ абонентам безвозмездно отправить 25 формализованных документов в течение месяца с момента регистрации в Диадоке. Воспользуйтесь этим предложением до завершения текущего года!
Контур.Диадок
+25%
бесплатно!
Заполните форму и нажмите «Отправить»
Наш специалист
свяжется с вами в ближайшее время!

Как узаконить переход
на ЭДО между контрагентами?
Сервис Диадок предлагает готовые шаблоны подобных дополнительных соглашений, которые контрагенты могут корректировать по своему усмотрению.
Если вы используете сервис Диадок, дополнительное соглашение к ранее подписанному договору о сотрудничестве контрагенты могут подписать непосредственно в системе. Содержание данного дополнительного соглашения может разниться от случая к случаю, но, как правило, в нем прописывается порядок работы с электронными документами, обязательства сторон, типы документов для передачи по ЭДО, регламент использования КЭП, а также особые ситуации, при которых документы могут дублироваться на бумажных носителях.
Подключите лучший тарифный план
Контур.Диадок под ваши потребности
Получите электронную
подпись
по лучшей
стоимости в 1 клик

Больше 12 000 документов?
С Контур.
Диадок это
не проблема!

Контур.Диадок
Заполните форму и нажмите «Отправить»
Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время!
Как подготовиться к переходу на ЭДО?
Вполне понятно, что или бухгалтер, или непосредственно предприниматель должны быть готовы к переходу на электронный документооборот внутри организации. В первую очередь, необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, согласно ст. 8 402-ФЗ.
Перечень дополнений определяется внутри организации, но особое внимание стоит обратить на следующие аспекты:
- Метод организации электронного документооборота (прямой или через провайдера ЭДО);
- Перечень документов, которыми можно обмениваться в электронном виде, без дублирования на бумаге;
- Тип электронной подписи, которая обеспечит юридическую значимость передаваемых документов;
- Перечень сотрудников или их должностей, которые имеют право подписывать электронные документы;
- Регламент архивирования и передачи электронных документов в ФНС при поступлении соответствующего запроса.
После того, как в учетной политике организации будут отражены вышеперечисленные аспекты, для присоединения к системе ЭДО нужно выполнить следующее:
Процесс обмена электронными и обычными (на бумаге) документами может существенно разниться. Необходимо понимать, как был организован документооборот в организации ранее: кто согласовывал те или иные документы, в каком порядке они перемещались между подразделениями компании и т.д.
С внедрением ЭДО некоторые функции сотрудников, отвечающих за документооборот, могут быть вовсе упразднены. Например, исключается необходимость в ручной сортировке и обработке документов. Поэтому сотрудники, ранее занятые в данном процессе, могут быть перенаправлены на решение других задач.
Согласно действующему законодательству, организовать обмен юридически-значимыми документами между контрагентами можно только при использовании КЭП. Квалифицированную электронную подпись необходимо иметь каждому сотруднику, который уполномочен подписывать те или иные документы. В основном, это руководитель организации и главный бухгалтер, который отвечает за сдачу отчетности в контролирующие органы.
Оформить КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре, в частности, в любом из представительств «Контур» в вашем городе. Данный процесс, как правило, занимает не более 1-2 дней.
Самый главный критерий выбора провайдера – это то, подключены ли ваши контрагенты к его системе. Ведь в противном случае вам потребуется использовать роуминг, что не очень удобно, а также не всегда технически возможно.
Более 1,5 миллиона российских и зарубежных организаций на сегодняшний день используют ЭДО Диадок. В настоящее время это является абсолютным рекордом по охвату аудитории в РФ. Проверить, использует ли ваш контрагент сервис Диадок, вы можете на сайте систсемы или непосредственно в Диадоке: достаточно знать ИНН партнера.
Если вы выбираете другого провайдера ЭДО, убедитесь, что он поддерживает роуминг со сторонними операторами и имеет возможность обеспечить безопасность передаваемых данных.
Практически все провайдеры ЭДО предлагают различные схемы работы с сервисами по обмену документами между контрагентами. В частности, Диадок реализовал следующие решения:
- Веб-версия — оптимальное решение для предпринимателей, которые обрабатывают менее 100 документов в месяц.
- Готовый модуль для интеграции с 1С – при большом объеме исходящих и входящих документов.
- Коннекторы или API Диадока – при необходимости в реализации индивидуальных и нестандартных решений.
- Специальные сертифицированные решения – для интеграции с системами SAP ERP.
Если и ваша компания, и ваш контрагент подключены к единой системе ЭДО, для начала электронного документооборота вам достаточно отправить приглашение или принять его в сервисе.
В Диадоке вы также можете использовать возможность массового информирования контрагентов о переходе на ЭДО, а также подключения к системе новых партнеров. Если у вас возникли трудности, вы всегда можете связаться со специалистами службы технической поддержки.
Отзывы наших клиентов

BMW Group
Немецкий производитель автомобилей, мотоциклов, двигателей, а также велосипедов.
“Выделим очевидные достоинства сервиса для нашего концерна: минимизация трат на документооборот, как финансов (на покупку канцелярии), так и времени. Значительно повысилась производительность труда, сотрудники стали более ответственно подходить к процессу. Мы имеем доступ...“
Тема: Контур.Диадок

Деловые Линии
Автомобильные грузоперевозки
“Если вы хотите забыть о бумажной волоките, в таком случае Контур.Диадок – отличное решение. Мы перевели весь документооборот в онлайн, подписи осуществляем с помощью облачной ЭЦП. Подтверждение приходит на телефон в приложение. Работа...“
Тема: Контур.Диадок

Wildberries
Международный маркетплейс
“С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учетом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами...“
Тема: Контур.Диадок

Энергосбыт
Крупная энергетическая компания
“Если бы не карантин, то долго бы еще решались оптимизировать документооборот. Уже 2 года прошло, как мы отказались от бумажных экземпляров. С помощью системы электронного документооборота мы удерживаем показатели эффективности бизнеса в новых...“
Тема: Контур.Диадок

Газпром Нефть
Разведка и разработка месторождений нефти и газа, нефтепереработка, а также производство и сбыт нефтепродуктов.
“На Диадоке мы уже 4 года, встречали и взлеты, и падения. Данная система полностью удовлетворяет наши потребности. Диадок для нас – это отличная «Фокус-проверка» контрагентов на благонадежность. Тут гибкая система поддержки, аккуратный подход...“
Тема: Контур.Диадок

Вконтакте
Российская социальная сеть
“Ранее мы делали отправку и получение документов только в бумажном виде. Сейчас существенно упростили бизнес-процессы и начали использовать ЭДО с Диадоком. Тут мы можем отправлять большие объемы документации за один раз и подписывать...“
Тема: Контур.Диадок

Американская транснациональная корпорация
“Мы доверяем Контур.Диадок, он надежно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и...“
Тема: Контур.Диадок

АШАН
Крупный международный ритейлер
“Диадок сокращает электронный документооборот, экономит время, обеспечивает хорошую защиту данных. Документы можно хранить в облаке, запускать СЭД можно с телефона или ПК, есть удобные фильтры поиска. Это колоссально экономит наше время, при этом...“
Тема: Контур.Диадок

Мегафон
Российская телекоммуникационная компания
“Мы используем сервис Диадок 8 месяцев. Процедура оформления сертификата квалифицированной ЭЦП заняла некоторое время, но в процессе мы разобрались быстро. Работа с Контур.Экстерн занимает минимум времени, все автоматизировано. Мы давно отказались от обмена...“
Тема: Контур.Диадок

2GIS
Международная картографическая компания
“С помощью Контур.Диадок мы ведем электронный документооборот, существенно упростили подписание и отправку документов и сделали взаимодействие между отделами намного быстрее. Мы не нагромождаем стопки бумаг, поскольку их подписи теперь возможны в 1 клик....“
Тема: Контур.Диадок

OZON
Международный маркетплейс
“Используем Контур.Диадок 2 года, документацию полностью перевели в электронный вид. Удобно, что сервис работает с облаком, это исключает вероятность потери важной документации и необходимость загружать ее на жесткий диск. В сравнении с затратами...“
Тема: Контур.Диадок

METRO
Международная компания, которая специализируется на мелкооптовых продажах
“С помощью Диадока у нас ведется работа с накладными, выписками и счетами-фактурами. Перешли на электронный документооборот после начала карантина, и о своем решении не пожалели. СЭД учитывает поправки в законодательстве, обновления происходят регулярно,...“
Тема: Контур.Диадок
Начните
сотрудничество
с Диадок уже сейчас!
Заполните эту форму и нажмите кнопку «Подать заявку». Наши сотрудники позвонят вам в течение часа, чтобы помочь подобрать выгодный тариф, и расскажут о доступных способах интеграции.