Как заполнить ЭТрН: пошаговая инструкция по полям

Вопрос, как заполнить ЭТрН, встаёт перед каждым, кто впервые готовит электронную транспортную накладную: документ состоит из нескольких файлов, и каждый участник перевозки вносит в него свою часть. С 1 сентября 2026 года по общему правилу транспортная накладная оформляется именно в электронном виде — это требование закрепил Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) с поправками, внесёнными 140-ФЗ, а закон № 302-ФЗ от 04.08.2026 для отдельных случаев-исключений допускает выбор формы накладной — электронной или бумажной — по соглашению сторон. Далее по порядку: из каких разделов состоит документ, кто заполняет каждый из них и на что обратить внимание на каждом шаге.

Перед заполнением: определите роли и сценарий

До того как открыть форму накладной, стоит чётко распределить роли участников перевозки. Стороной договора перевозки, то есть грузоотправителем, считается не обязательно тот, кто физически загружает товар: эту функцию — лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП), — нередко берёт на себя другая организация, например склад ответственного хранения. Заранее выясните и то, задействован ли в цепочке экспедитор и принял ли он груз во владение: от этого зависит, появится ли в документе дополнительный раздел «Заказчик».

Логистические сервисы ЭДО обычно предлагают готовый набор типовых сценариев: собственную отгрузку, хранение на складе ответственного хранения, самовывоз, перевозку через экспедитора — с владением грузом или без — и другие варианты. Ошибка в выборе сценария на старте приведёт к тому, что разделы заполнят не те роли участников, и накладная получится юридически некорректной, даже если формально все поля будут заполнены.

Из чего состоит электронная транспортная накладная

Перечень полей накладной определяет формат ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ версии 5.01, а после выхода приказа ФНС от 24.07.2026 № ЕД-1-26/502@ он применяется уже без ограничения срока действия. Внутри этого формата документ разделён на несколько титулов — отдельных файлов, каждый из которых подписывается самостоятельно.

• Т1 — формируется грузоотправителем. В нём отражены участники перевозки, существенные условия договора, данные поданных под погрузку транспорта и водителя, сведения о грузе и сопроводительных документах, а также фактические обстоятельства предъявления груза к перевозке и самой погрузки.
• Т2 — заполняется перевозчиком: содержит сведения о приёмке груза и обстоятельствах, сопровождавших погрузку.
• Т3 — вносит грузополучатель: данные о приёмке груза, его фактическом состоянии и обстоятельствах приёмки.
• Т4 — перевозчик фиксирует здесь факт выдачи груза получателю.

Обязательный набор для каждой перевозки — титулы Т1–Т4. На практике встречаются и дополнительные: Т5 и Т6 фиксируют стоимость перевозки, Т7 нужен перевозчику при переадресовке груза, Т8 — при замене водителя или транспортного средства, а Т9 отправляет грузоотправитель, когда даёт указание о переадресовке. Сама нумерация «Т1–Т9» в формате ФНС нигде не закреплена — она сложилась из Правил обмена электронными перевозочными документами (постановление правительства № 931) и практики операторов ЭДО.

Поля внутри Т1 по составу исторически близки к бумажной транспортной накладной — те же разделы: «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Груз», «Сопроводительные документы», «Указания грузоотправителя», «Перевозчик», «Транспортное средство», «Приём груза», «Переадресовка», «Выдача груза», «Отметки сторон», «Стоимость перевозки». Важная оговорка: правила перевозок грузов, в которых эта форма была закреплена, утратили силу с 1 сентября 2026 года, а новые правила правительство на момент подготовки материала ещё не утвердило — существует только проект Минтранса. Поэтому перечисленные разделы стоит воспринимать не как действующую норму, а как структуру, на которой основаны формат ФНС и интерфейсы операторов ЭДО.

Кто заполняет какой титул: роли участников

Перед разбором конкретных полей полезно свести всю накладную в таблицу «роль → титул»: она наглядно показывает, что перед нами не единый документ, который от начала до конца ведёт один человек, а цепочка файлов с разными авторами, подписываемых на разных этапах рейса.

Отдельно стоит блок «Заказчик»: в самостоятельный файл он не выделяется и входит в состав Т1. Заполняет его та же сторона, что указана грузоотправителем с признаком «Является экспедитором», — она вносит реквизиты владельца груза и договор на организацию перевозки. Иначе говоря, это не «девятый» титул, а дополнительный раздел первого.

Шаг 1. Грузоотправитель заполняет титул Т1

Основной объём работы приходится на грузоотправителя — если договор перевозки не устанавливает иного порядка, накладную составляет именно он. Сервисы вроде Диадок.Логистика предлагают три способа создать документ: с нуля, на основании заказа-заявки или на основании уже оформленной ранее накладной, причём в двух последних случаях часть полей подставляется автоматически.

Общие данные и участники

Сначала указывают номер и дату накладной, а также номер и дату заказа-заявки — если заявки не было, ставится отметка «Без номера». Затем вносят данные грузоотправителя, то есть организации, выступающей стороной договора перевозки; если груз во владение принял экспедитор, ему проставляют признак «Является экспедитором», и тогда открывается дополнительный блок «Заказчик» с реквизитами владельца груза и договором на организацию перевозки. Для грузополучателя, кроме реквизитов, обязателен фактический адрес доставки — он может отличаться от юридического.

Груз и сопроводительные документы

В перечень груза входят наименование, состояние, вид упаковки, маркировка, тара, количество мест и масса брутто, а при необходимости — объём, плотность и ценность. Сопроводительные документы указывать не обязательно: если к грузу прилагаются сертификаты, ТОРГ-12, УПД или другие бумаги, для каждой из них вносят вид, номер, дату и ИНН составителя.

Указания грузоотправителя: маршрут, сроки, переадресовка

Здесь единственное обязательное поле — контакты сотрудника, уполномоченного давать указания о переадресовке груза: без них перенаправить груз в пути будет проблематично. Остальные пункты не обязательны, но полезны: плановые сроки доставки, температурный режим, ограничение скорости, запрет перегрузки.

Перевозчик, водитель и транспортное средство

Перевозчика выбирают из справочника контрагентов — важно, чтобы он был подключён к тому же оператору электронных перевозочных документов. Данные о водителе — ФИО, номер телефона, реквизиты водительского удостоверения или ИНН. Телефон здесь не формальность: именно на него сервис оператора направляет документ водителю, и опечатка в цифрах означает, что накладная до него не дойдёт, а значит, потребуется формировать её заново. О транспортном средстве указывают госномер, тип, марку и грузоподъёмность, а если используется прицеп или полуприцеп — заполняют для него отдельный блок. Особенно внимательно стоит проверять точность адресов, реквизитов контрагентов и данных водителя: от неё зависит формирование QR-кода документа.

Приём груза: кто грузил и когда

В этом блоке фиксируют плановые и фактические дату и время прибытия и убытия транспорта, адрес погрузки — он часто не совпадает с юридическим адресом грузоотправителя, — а также данные о лице, осуществившем погрузку, работнике и владельце склада. Раздел «Наблюдатели» необязателен: его заполняют, например, чтобы дать доступ к документу сотрудникам, которые сами его не подписывают.

Проверка и подпись

Перед постановкой подписи имеет смысл ещё раз сверить адреса, реквизиты контрагентов и данные водителя. Подписать титул можно самостоятельно — сертификатом электронной подписи, при необходимости вместе с машиночитаемой доверенностью, — либо передать документ на подпись другому сотруднику компании.

Шаг 2. Перевозчик и водитель заполняют Т2 на погрузке

На погрузке свою часть подписывает водитель — если у него есть замечания к грузу или условиям погрузки, он фиксирует их в документе. После этого титул проверяет менеджер перевозчика: он либо подписывает Т2, либо отказывает с указанием причины.

Эта двухступенчатая схема подписания закреплена постановлением правительства № 931 (в редакции от 25.03.2023). Водителю разрешено подписать документ простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной (например, полученной через Госключ) — но только при условии, что следом титул подпишет перевозчик усиленной квалифицированной подписью либо усиленной неквалифицированной, выданной через Госуслуги. Усиленная неквалифицированная подпись коммерческого удостоверяющего центра для подписания электронных перевозочных документов не подходит.

Шаг 3. Грузополучатель заполняет Т3 при приёмке

При приёмке грузополучатель вносит фактические дату и время прибытия и убытия транспортного средства, количество мест, массу брутто, а также состояние груза, тары и упаковки. Если что-то не совпадает с заявленным, документ позволяет оформить частичную приёмку или отказ от груза с указанием причины и добавить нужные отметки — например, о коммерческом акте или акте взвешивания. При необходимости приёмку фиксируют отдельно по каждой позиции груза.

Шаг 4. Перевозчик заполняет Т4 при выдаче груза

После того как грузополучатель подписал свой титул, водитель подтверждает сдачу груза, а менеджер перевозчика закрывает завершающий Т4 — этим основной цикл документа завершается. Дополнительные титулы появляются только при соответствующих обстоятельствах: Т5 и Т6 — для стоимости перевозки, Т7 — для переадресовки со стороны перевозчика, Т8 — при замене водителя или транспортного средства, Т9 — для указания о переадресовке от грузоотправителя.

Как заполнить ЭТрН в зависимости от сценария перевозки

Шаги 1–4 описывают базовый порядок, но на практике заполнение документа зависит от состава участников перевозки и числа точек выгрузки в рейсе.

Типовой сценарий: без экспедитора, один грузополучатель

Самая простая ситуация: грузоотправитель одновременно выступает стороной договора перевозки и владельцем груза, экспедитора в цепочке нет, а груз идёт одному получателю по одному адресу. Тогда порядок шагов 1–4 применяется без изменений, признак «Является экспедитором» не проставляется, а блок «Заказчик» остаётся пустым.

С экспедитором, принявшим груз во владение

Если груз передан экспедитору и тот принял его во владение, в блоке «Грузоотправитель» указывают самого экспедитора и проставляют признак «Является экспедитором». Это раскрывает дополнительный блок «Заказчик», куда вносят реквизиты фактического владельца груза и договор, по которому экспедитор организует перевозку. Дальше заполнение идёт по типовому сценарию — с той разницей, что в поле «грузоотправитель» стоит не производитель или продавец товара, а сам экспедитор.

Несколько грузополучателей или пунктов выгрузки

Титул Т1 не предназначен для перечисления нескольких грузополучателей или адресов выгрузки как альтернативных вариантов: согласно уже упомянутому разъяснению Минтранса о нескольких партиях груза, один документ годится только для рейса с одним грузоотправителем, одним грузополучателем и совпадающими пунктами погрузки и выгрузки. Поэтому, если маршрут включает несколько точек разгрузки или несколько получателей, на каждую пару «пункт выгрузки — грузополучатель» готовят отдельную накладную. Чтобы не вносить заново общие сведения о грузоотправителе, транспортном средстве и водителе, вторую и последующие накладные удобнее создавать на основе первой — большинство полей о ТС и маршруте подставится автоматически, и останется лишь скорректировать получателя, адрес и состав груза.

Как исправить ошибку в заполненной ЭТрН

Если ошибка обнаружена уже в подписанном титуле грузоотправителя, в части сервисов ЭДО есть функция исправления. Ограничение здесь принципиальное: изменить через исправление фактические сведения — состав участников, дату и время погрузки, состояние груза, количество мест, вес — нельзя, корректировке поддаётся только реквизитная часть.

Механизм таков: по правилам обмена ЭПД (постановление № 931) грузоотправитель формирует новый файл со ссылкой на исходный, а перевозчику приходится заново оформлять парный Т2. Частая причина испорченного документа — опечатка в номере телефона водителя: если накладная к нему не попала, проще оформить новую с верным номером, чем вручную пытаться донести прежнюю.

Какие данные накладной нельзя изменить после подписания

Границу между сведениями, доступными для правки через исправление титула, и данными, уже зафиксированными как факт, стоит держать в голове с самого начала заполнения: переделать зафиксированный факт впоследствии не получится — только оформить новый документ.

Нельзя изменить после подписания соответствующего титула:

• Состав участников, подписавших титул, и сам факт подписания.
• Фактические дату и время прибытия и убытия транспортного средства на погрузке и при приёмке.
• Зафиксированное перевозчиком или грузополучателем состояние груза, тары и упаковки.
• Количество мест и массу брутто, зафиксированные на погрузке и при приёмке.
• Отметки об отказе от груза, частичной приёмке, коммерческом акте или акте взвешивания.

Можно скорректировать исправлением титула отправителя (реквизитная часть):

• Реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика или экспедитора при ошибке ввода.
• Номер и дату заказа-заявки, номера сопроводительных документов.
• Юридические и фактические адреса — при ошибке в них, если погрузка или выгрузка ещё не состоялась.
• Контакты для переадресовки и другие справочные данные раздела «Указания грузоотправителя».

Практический вывод прост: до подписи титула поправить можно что угодно — вплоть до пересчёта груза или замены водителя. После подписи реквизиты всё ещё корректируются через исправление, а факты самого рейса — уже нет: их фиксирует следующий титул (скажем, отказ грузополучателя отражается в Т3, а не правкой Т1).

Можно ли оформить один документ на несколько партий груза

По разъяснению Минтранса, одна накладная охватывает несколько партий груза, если одновременно выполняются несколько условий: перевозку выполняет одно транспортное средство в рамках одного рейса, пункты погрузки и выгрузки не меняются, а грузоотправитель и грузополучатель остаются теми же лицами весь рейс. Если нарушено хотя бы одно условие — например, партии идут в разные пункты выгрузки, — на каждую партию придётся оформлять отдельный документ.

Сроки подписания и статусы документа

В отличие от документов с чётко заданным сроком оформления в днях, для титулов закон не устанавливает отдельного «срока на подпись» — всё привязано не к календарной дате, а к фактическому событию рейса. Т1 подписывает грузоотправитель до подачи транспорта под погрузку, Т2 — водитель и перевозчик на погрузке, Т3 — грузополучатель при приёмке, Т4 — водитель и перевозчик при выдаче груза. Пока очередной титул не подписан, следующий этап рейса формально не подтверждён документом, поэтому затягивать с подписью невыгодно самим участникам перевозки, даже если прямой законодательной санкции за конкретное число дней просрочки нет.

В интерфейсах операторов ЭДО документ вместе с титулами проходит через несколько статусов: черновик — данные вносятся, подпись ещё не стоит; на подписании — передан ответственному сотруднику; подписан — титул закрыла нужная сторона; передан следующему участнику — скажем, Т2 ушёл грузополучателю для формирования Т3; исполнен — весь цикл Т1–Т4 завершён. Отдельный статус — отказ или аннулирование: он возникает, если перевозчик не принял груз в Т2 либо грузополучатель отказался от него в Т3, и тогда документ дальше движется по ветке отказа, а не обычного исполнения.

Когда допустима бумажная накладная вместо электронной

Перечень случаев, когда вместо электронного документа допустим бумажный, закрыт и закреплён приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262 в редакции приказа № 391 от 02.09.2026 — с 19.09.2026 в нём двенадцать позиций. Для электронных экспедиторских документов действует свой приказ № 115. По поручению Президента (Пр-1784 от 19.07.2026) до 1 марта 2027 года за оформление бумаги там, где положен электронный перевозочный документ, ограничиваются устным замечанием — это не поправка в КоАП и не отсрочка самой обязанности перейти на электронный формат, а временно смягчённый режим контроля.

Чек-лист: что внести в каждый блок Т1

Пример заполнения ЭТрН

Чтобы связать чек-лист выше с реальной перевозкой, рассмотрим сквозной пример — данные условные, но структура полей повторяет титул Т1.

Производственная компания отгружает партию упакованной продукции со своего склада в другой город: грузоотправитель — сама компания, экспедитор в перевозке не задействован, получатель один.

• Общие данные: номер и дата накладной формируются автоматически при создании документа; номер и дата заказа-заявки — при отсутствии заявки ставится отметка «Без номера».
• Грузоотправитель: наименование и ИНН компании-производителя; признак «Является экспедитором» не проставляется.
• Грузополучатель: наименование и ИНН покупателя, фактический адрес склада приёмки, который отличается от юридического адреса компании-получателя.
• Груз: наименование товара, вид упаковки — например, паллеты, количество мест, масса брутто.
• Сопроводительные документы: вид, номер и дата УПД, оформленного на саму поставку.
• Указания грузоотправителя: контакты сотрудника, уполномоченного на переадресовку, — на случай, если груз потребуется перенаправить в пути.
• Перевозчик: транспортная компания, подобранная из справочника контрагентов и подключённая к тому же оператору ЭПД.
• Водитель и транспортное средство: ФИО и телефон водителя, госномер и тип транспортного средства.
• Приём груза: фактический адрес погрузки (склад отправителя), плановые дата и время прибытия транспорта.

После заполнения этих блоков грузоотправитель подписывает Т1, документ уходит перевозчику, и дальше цикл продолжается по шагам 2–4, описанным выше.

Типичные ошибки при оформлении накладной

• Откладывать оформление документа до момента, когда машина уже стоит под погрузкой, — тогда на проверку данных времени не остаётся.
• Автоматически считать грузоотправителем продавца товара, не выяснив, не принял ли груз во владение экспедитор.
• Указывать юридический адрес компании вместо фактических адресов погрузки и выгрузки.
• Допустить ошибку в номере телефона водителя: накладная до него не дойдёт, и потребуется оформлять новую.
• Пытаться через исправление Т1 изменить вес, количество мест или состав участников — эти данные зафиксированы как факт и правке не подлежат.
• Пропустить контакты для переадресовки в разделе указаний грузоотправителя — без них переадресовать груз в пути будет труднее.

Как ускорить оформление накладной

Быстрее всего заполнение идёт, если создавать документ не с чистого листа, а на основе заказа-заявки или ранее оформленной накладной, — тогда часть полей о грузоотправителе, маршруте и транспорте подставится автоматически. Ещё выигрышнее, когда учётная система интегрирована с оператором ЭДО: накладную можно сформировать прямо по документу отгрузки в 1С, без повторного ручного ввода одних и тех же данных. Полезно и автозаполнение по черновику от перевозчика — оно позволяет грузоотправителю принять уже подготовленные перевозчиком сведения, а не вносить их заново.

Когда рейсов десятки или сотни в месяц, ручное оформление каждого документа становится узким местом — здесь помогает сервис электронного документооборота для логистики: шаблоны, сценарии перевозок и синхронизацию с учётной системой он берёт на себя, оставляя людям только проверку и подпись.

Перенос данных накладной в другие электронные перевозочные документы

Транспортная накладная — не единственный вид электронного перевозочного документа из тех, что предусмотрены правилами обмена ЭПД (постановление правительства № 931): участники рейса вправе оформить, например, ещё и электронный заказ-наряд. Поскольку документы одной перевозки обычно идут через единого оператора ИС ЭПД и попадают в ГИС ЭПД, сведения об участниках, транспортном средстве и водителе, однажды внесённые, как правило, не нужно вводить заново при оформлении сопутствующего документа того же рейса — сервис подставит их автоматически из уже подписанного файла.

Работает и обратный перенос — из товаросопроводительных документов в транспортную накладную. Раздел «Сопроводительные документы» титула Т1 хранит ссылки на УПД, ТОРГ-12 и сертификаты, сопровождающие груз, поэтому при интеграции с учётной системой номер и дата этих бумаг подтягиваются из уже оформленной поставки, а не вводятся отдельно. Сформированный по документу QR-код содержит ключевые реквизиты и считывается сканером при передаче груза — без ручной сверки данных по бумаге.

Частые вопросы о заполнении ЭТрН

Кто заполняет ЭТрН?

Основной титул Т1 заполняет грузоотправитель, если договор перевозки не устанавливает иного порядка. Перевозчик, водитель и грузополучатель вносят собственные титулы на этапах погрузки, в пути и при приёмке груза.

Какие поля накладной обязательны?

Обязательны все основные блоки титула грузоотправителя. Сопроводительные документы, стоимость перевозки, отметки сторон и раздел о переадресовке заполняются только при возникновении соответствующей ситуации.

Что нужно указать о водителе?

ФИО, номер телефона, реквизиты водительского удостоверения или ИНН. Телефон — не формальность, а рабочий инструмент: на него оператор ЭДО направляет документ водителю для подписи.

Можно ли оформить один документ на несколько партий?

Да, по разъяснению Минтранса — если груз везёт одно транспортное средство в рамках одного рейса, от одного грузоотправителя одному грузополучателю, а пункты погрузки и выгрузки не меняются.

Как исправить ошибку после подписания накладной?

Грузоотправитель формирует исправленный титул со ссылкой на исходный, а перевозчик заново подписывает парный Т2. Фактические данные погрузки — вес, количество мест, состав участников — через исправление не меняются.

Можно ли заполнять ЭТрН прямо из 1С?

Да, если учётная система интегрирована с оператором ЭПД: тогда документ формируется на основании отгрузки или заказа-заявки, без повторного ручного ввода данных.

Есть ли срок на подписание титула документа?

Отдельного срока в днях закон не устанавливает: каждый титул подписывают по факту события — Т2 на погрузке, Т3 при приёмке, Т4 при выдаче груза, — а не к конкретной дате.

Нужно ли оформлять отдельный документ на каждого грузополучателя?

Да, если получатели или пункты выгрузки различаются: один документ годится только для рейса с одним грузоотправителем, одним грузополучателем и совпадающими пунктами погрузки и выгрузки.

Итог

Оформление накладной распределено между всеми участниками перевозки: грузоотправитель готовит основной титул, перевозчик с водителем подтверждают приём и выдачу груза, а грузополучатель фиксирует фактическую приёмку. Больше всего ошибок возникает на стыке ролей — когда неверно определён экспедитор, перепутаны юридический и фактический адреса или неточно указан телефон водителя. Понимание того, как заполнить ЭТрН пошагово, снимает большинство этих рисков ещё до подписания, а сервисы электронного документооборота для логистики вместе с интеграцией учётной системы избавляют от повторного ручного ввода одних и тех же данных в каждом документе.