Электронные авиа-, ж/д и экспедиторские накладные переходят в ЭДО с 1 сентября 2026
Безбумажные накладные дошли до авиации и железной дороги
Перевод грузовых перевозок на электронные рельсы вышел на финишную прямую. Правительство закрепило порядок обмена и передачи в государственную систему сразу для трёх блоков документов: грузовых накладных на воздушном транспорте, железнодорожных транспортных накладных и бумаг транспортной экспедиции. Параллельно ФНС вводит для них машиночитаемые XML-форматы.
Что это значит на практике: начиная с 1 сентября 2026 года перечисленные документы участники перевозок обязаны оформлять в электронном виде и направлять в ГИС ЭПД. Порядок для авиаперевозок установлен постановлением Правительства РФ от 21 апреля 2026 года № 446, для экспедиторских документов — постановлением № 469. Бумага останется лишь для отдельных, прямо оговорённых ситуаций.
Какие документы переходят в цифру
Под новые правила попадает не только привычная автомобильная накладная. Перечень охватывает всю цепочку перевозки — от заявки на доставку до расписок экспедитора и накладных на других видах транспорта.
| Документ | Сфера применения | Когда обязателен |
|---|---|---|
| Транспортная накладная (ЭТрН), заказ и заявка на перевозку | Автомобильные грузоперевозки | 1 сентября 2026 |
| Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки | Транспортная экспедиция | 1 сентября 2026 |
| Транспортная железнодорожная накладная | Железнодорожные перевозки | 1 сентября 2026 |
| Грузовая накладная (авианакладная) | Авиаперевозки | 1 сентября 2026 |
Для каждого из этих документов налоговая служба утверждает единый электронный формат. Именно по такому формату данные считываются автоматически и без расхождений попадают в учётные системы сторон и в государственную базу.
Зачем понадобилась ГИС ЭПД
Обмен идёт не напрямую между компаниями, а через государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Её оператором назначен Минтранс России. Система собирает сведения о перевозках в едином контуре, делая их доступными контролирующим органам без запроса бумажных оригиналов.
Масштаб уже заметен: к моменту утверждения новых правил через ГИС ЭПД прошло свыше 36 миллионов электронных документов. Самостоятельно зарегистрироваться в системе нельзя — подключение возможно только через оператора ЭДО, который формирует, подписывает и отправляет накладные, а затем передаёт данные в государственную базу.
Кого затрагивают изменения
Под обязанность подпадает практически каждый, кто участвует в движении груза. Это касается:
- перевозчиков на автомобильном, железнодорожном и воздушном транспорте;
- экспедиторов и логистических операторов;
- грузоотправителей и грузополучателей, оформляющих заявки и накладные.
Сфера деятельности роли не играет: после 1 сентября 2026 года формат хранения и обмена перевозочными бумагами становится единым для всех участников цепочки.
Как подготовиться к переходу
Времени на раскачку немного, поэтому подготовку стоит вести по понятному чек-листу:
- оформить квалифицированную электронную подпись на сотрудников, которые будут визировать накладные;
- выбрать оператора ЭДО, подключённого к ГИС ЭПД, и завести в нём учётную запись;
- настроить роли и маршруты согласования, чтобы документ проходил по нужной цепочке подписантов;
- связать сервис ЭДО с учётной системой — например, через модуль или коннектор для 1С, чтобы накладные не переносить вручную;
- заранее договориться с контрагентами и перевозчиками о работе в электронном виде.
Удобнее, когда перевозочные документы ведутся в том же сервисе, где компания уже обменивается счетами-фактурами, УПД и актами. В Контур.Диадоке для этого есть направление «Логистика»: накладные и экспедиторские бумаги формируются и подписываются в едином окне и автоматически уходят в ГИС ЭПД, а данные подтягиваются из 1С. Это снимает необходимость держать отдельные программы под каждый тип документа.
Что сделать уже сейчас
Откладывать переход до осени рискованно: настройка обмена, выпуск подписей и проверка интеграции с учётной системой требуют времени, а на стыке сроков нагрузка на ИТ-службу вырастет. Разумнее протестировать электронные накладные заранее — на части реальных перевозок, пока бумажный дублёр ещё допустим. Тогда к 1 сентября 2026 года безбумажный документооборот в логистике заработает без сбоев и штрафных рисков.
