Кадровый ЭДО обзор законодательства и решение Диадока
В ТК РФ внесены изменения, описывающие особенности электронного документооборота (ЭДО) с сотрудниками компании, порядок перевода кадровой документации в электронную форму, а также принципы применения электронных подписей. В обзоре расскажем об изменениях в законах, регламентирующих эти процессы, и о программном модуле от Диадок для кадрового документооборота (КЭДО).
22.11.2021 в силу вступили поправки в ТК РФ из 377-ФЗ. Теперь в кодексе официально закреплено понятие ЭДО в сфере кадрового делопроизводства. Эти поправки позволяют создавать, использовать, подписывать и хранить кадровую документацию исключительно в электронной форме без обязательного дублирования на бумаге.
377-ФЗ создал законодательную базу для внедрения КЭДО. Все положения этого закона и вносимых изменений в ТК РФ относятся к сотрудникам, работающим на предоставляемых работодателем рабочих местах. Для работников на дистанционной основе действуют положения гл. 49.1 Трудового кодекса.
Какая документация теперь хранится в электронной форме?
В электронной форме теперь могут храниться такие документы:
- приказ и заявление работника о предоставлении отпуска;
- договор между работодателем и работником о начале работы;
- заявление на увольнение;
- табель учёта рабочего времени;
- иные документы.
Часть кадровой документации, тем не менее, должна оформляться в бумажном виде:
- приказ об увольнении сотрудника;
- акт по специальной форме о травмах и нештатных ситуациях на производстве;
- журнал плановых инструктажей по охране труда.
Виды подписей в кадровом ЭДО
Здесь могут использоваться неквалифицированная или квалифицированная электронные подписи сотрудников юридического лица (НЭП или КЭП). Сами сотрудники при подписании документов применяют простую электронную подпись (ПЭП). Есть определённый законом перечень документов, которые могут с обеих сторон подписываться электронной подписью:
- трудовой договор (ТД);
- документы, подтверждающие признание сотрудника материально ответственным лицом;
- договоры на обучение;
- договоры на образовательную деятельность с отрывом от работы или без него;
- любые изменения, вносимые в заключённые договоры;
- приказ о наложении на сотрудника дисциплинарных взысканий;
- документы об изменении основных условий заключённого с работником ТД;
- согласие на перевод в другой филиал;
- согласие на увольнение или отзыв согласия;
- документы об ознакомлении с уведомлением об изменении условий ТД;
- документы об ознакомлении с приказом о дисциплинарном взыскании.
Основные нюансы применения законодательства о кадровом ЭДО разобраны на нашем вебинаре. Наталья Никитина, советник директора по работе с государственными структурами в СКБ «Контур», рассказала, как перейти на ЭДО в кадровом делопроизводстве и почему кадровые документы в электронной форме упрощают взаимодействие с работниками.
Модуль Диадока для кадрового ЭДО
У Диадока есть собственный программный комплекс для документооборота между сотрудниками и работодателем. Модуль кадрового ЭДО работает в двух вариантах: полная интеграция с имеющейся системой кадрового документооборота или браузерная версия (полностью адаптированная для смартфонов и планшетов).
В обеих версиях модуля кадровики могут создавать, получать, отправлять сотрудникам и проверять статусы кадровых документов в онлайн-режиме. Сотрудник может удалённо знакомиться с полученными документами, подписывать их электронной подписью и отправлять сотруднику кадровой службы.
