Нештатные ситуации с ЭПД: регламент Минтранса при сбоях и отсутствии интернета

Минтранс закрепил порядок действий при нештатных ситуациях с ЭПД

Участники грузоперевозок получили официальный алгоритм действий на случай, когда электронный перевозочный документ (ЭПД) не удаётся оформить из-за обрыва связи или технического сбоя, — соответствующий порядок утвердило Минтранс России. Документ описывает три типа нештатных ситуаций с ЭПД: госсистема ГИС ЭПД оказывается недоступна, у оператора коммерческого сервиса обмена документами происходит технический сбой, либо у самого участника перевозки в нужный момент пропадает интернет. Причина появления регламента проста: с 1 сентября 2026 года электронный формат большинства перевозочных документов стал обязательным, и бизнес регулярно сталкивается с ситуациями, когда система по объективным причинам не отвечает.

Компаниям, которые ведут документооборот через Диадок, тревожиться из-за нового регламента незачем: фактически на бумаге зафиксировали то, что участники ЭДО и раньше делали интуитивно, — просто теперь появился чёткий алгоритм и аргумент против претензий проверяющих органов.

На кого распространяется новый порядок и зачем он понадобился

Обязанность оформлять перевозочные документы в электронном виде — транспортную накладную (ЭТрН), заказ и заявку (ЭЗЗ), грузовую накладную (ЭГН), железнодорожную накладную (ЭТЖН), поручение экспедитору (ЭПЭ), экспедиторскую расписку (ЭЭР) и складскую расписку (ЭСР) — установил принятый федеральный закон. С 1 сентября 2026 года бумажный вариант по умолчанию больше не используется: любой из этих документов обязан пройти через информационную систему оператора (ИС ЭПД) и через государственную систему ГИС ЭПД.

Норма касается грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей и водителей — то есть практически каждого звена цепочки, если груз везёт наёмный транспорт. Именно этим участникам адресован регламент: он объясняет, как действовать, когда оформить документ в электронном виде не получилось по не зависящим от компании причинам.

Три варианта нештатной ситуации: сроки и порядок действий кратко

Прежде чем разбирать каждый случай подробно, полезно увидеть общую картину: кто оповещает о проблеме, за какое время и что в этот момент происходит с документооборотом компании.

Когда недоступна государственная система ГИС ЭПД

Первый случай — авария или плановые технические работы в самой ГИС ЭПД, куда операторы передают сведения о перевозках. По регламенту у оператора ГИС ЭПД есть более одного часа с момента, когда проблема обнаружена, чтобы известить участников информационного взаимодействия и операторов ИС ЭПД сразу несколькими способами:

• на портале ГИС ЭПД public.epd-portal.ru/epd — с указанием времени начала и окончания сбоя;
• email-рассылкой контактным лицам операторов ИС ЭПД и госорганов;
• в рабочем чате операторов ИС ЭПД.

Пока госсистема не работает, операторы ИС ЭПД — включая Диадок — не останавливают обмен документами между контрагентами: процесс идёт как обычно, лишь данные временно не доходят до ГИС ЭПД. Когда сбой устранён, все накопленные документы автоматически загружаются в государственную систему. Для бизнеса это практически незаметно: приостанавливается только передача сведений государству, а обмен документами с партнёрами не прерывается.

Если проверка сотрудниками МВД или Ространснадзора выпадает как раз на этот момент, водитель может показать ЭПД через программное обеспечение, интегрированное с ИС ЭПД, либо предъявить бумажную копию со штампом электронной подписи — эту возможность прямо предусматривает пункт 2.1.1 Правил дорожного движения (постановление Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090).

Когда сбой происходит у оператора ЭДО

Второй сценарий — проблема возникает не на государственном уровне, а непосредственно у оператора ИС ЭПД, с которым работает компания. Алгоритм схож: оператору отводится более одного часа с момента фиксации проблемы, чтобы сообщить о ней в ГИС ЭПД, МВД России и Ространснадзор, а параллельно проинформировать собственных клиентов.

Каналов оповещения здесь предусмотрено больше, чем в первом случае: собственный портал оператора, официальный канал в мессенджере «МАКС», email-рассылка, рабочие чаты, а при технической возможности — ещё и уведомление в клиентском приложении, автоинформатор горячей линии и техническое оповещение для интеграционных клиентов. Как только система снова заработает, оператор обязан незамедлительно уведомить об этом контрагентов, используя все доступные способы связи.

Практически важный нюанс: по запросу контрагента оператор ИС ЭПД обязан предоставить справку в произвольной форме, которая подтверждает сам факт сбоя. Она может пригодиться в дальнейшем — скажем, чтобы объяснить налоговой инспекции или партнёру задержку части документов либо их оформление на бумаге.

Пропал интернет на складе или в дороге: как составить акт

Третий, и, пожалуй, самый частый на практике случай — у участника перевозки просто нет доступа к сети: это случается в точке погрузки, на маршруте или на складе. Такой факт регламент требует зафиксировать отдельным актом — в будущем он подтвердит, что переход на бумагу был законным решением, а не способом обойти установленный порядок.

В акт об отсутствии интернета включают:

• дату и время события;
• место — адрес склада, километр трассы или название пункта погрузки;
• ФИО и должности тех, кто присутствовал при этом;
• как именно проявилась проблема со связью — не открывается сайт, не отправляется ЭПД, нет сигнала мобильной сети;
• какие попытки восстановить связь предпринимались.

Акт подписывают присутствующие на месте — как правило, это водитель, представитель склада и грузоотправитель. Если кого-то из сторон рядом не оказалось, в документе делают пометку об этом и указывают, каким ещё способом контрагента уведомили — например, сообщением в мессенджере или письмом на email с подтверждением отправки. Регламент отдельно уточняет: подтвердить, что случай действительно относится к исключению, можно двумя способами — либо убедиться, что населённый пункт значится в перечне территорий без связи, утверждённом отдельным распоряжением правительства, либо получить от оператора связи подтверждение отсутствия сети в момент операции.

Что делать водителю, если в пути пропала связь

Регламент описывает права и обязанности сторон в целом, но прямо на месте — на трассе или незнакомом складе — водителю требуется простой пошаговый алгоритм, не оставляющий времени на раздумья:

1. зафиксировать точное время и место, где пропал сигнал, — эти данные понадобятся для акта;
2. при первой же возможности, даже на несколько секунд, связаться с диспетчером или ответственным за ЭДО сотрудником любым способом — звонком, смс, через мобильное приложение;
3. вместе с теми, кто оказался рядом, — кладовщиком, представителем контрагента, — оформить акт об отсутствии интернета с датой, временем, местом и описанием проблемы;
4. внести все обязательные реквизиты в бумажный перевозочный документ и собрать подписи сторон;
5. продолжить рейс, сохраняя бумажный документ и акт при себе, — они пригодятся при дорожной проверке и при возврате к электронному документообороту;
6. как только связь вернётся, доложить об этом диспетчеру и передать сведения для оформления следующих документов уже в электронном виде.

Этот список шагов не заменяет саму форму акта и не отменяет требований регламента — он лишь помогает не растеряться в момент, когда связи нет, а решение нужно принимать быстро.

Как оформить бумажный документ и вернуться к ЭДО

Пока связи нет, перевозочный документ оформляют на бумаге, указывая все обязательные реквизиты — сведения об участниках, грузе и маршруте. Свои подписи под документом ставят собственноручно все стороны перевозки, а если есть печать, документ дополнительно заверяют ею.

Как только связь восстановлена, регламент требует сразу же вернуться к электронному формату: последующие документы оформляются через ЭДО, а данные, накопленные во время сбоя, оператор передаёт в ГИС ЭПД автоматически. А вот переоформлять в электронный вид уже закрытую бумажную накладную задним числом, после завершения рейса, эксперты советуют не браться — практического смысла в этом нет. Зато заранее прописать в договорах с контрагентами — по перевозке, экспедиции, складскому хранению — порядок действий на случай сбоя определённо имеет смысл.

Чек-лист: какие документы сохранить при нештатной ситуации с ЭПД

Чтобы позже не восстанавливать произошедшее по памяти, полезно сразу собрать и сохранить следующий набор документов:

• акт об отсутствии интернета либо другой нештатной ситуации — с подписями присутствовавших и пометками о неявке кого-то из сторон;
• бумажный перевозочный документ со всеми обязательными реквизитами;
• справку от оператора ИС ЭПД о факте сбоя — если проблема была на стороне оператора, её стоит запросить отдельно;
• скриншоты или иные подтверждения того, что портал ГИС ЭПД или система оператора были недоступны, если их удалось сделать;
• переписку, где контрагент уведомлён о случившемся, — сообщение в чате или письмо на email с подтверждением отправки;
• номер заявки в техподдержку оператора ЭДО, если туда обращались прямо в момент сбоя.

Срок хранения этих материалов разумно приравнять к тому, что уже действует в компании для первичных документов, — они пригодятся и на проверке, и в споре с контрагентом о сроках оформления груза.

Ещё когда бумажное оформление разрешено законом

Помимо нештатных ситуаций, закон и приказы Минтранса России отдельно перечисляют случаи, когда бумажное оформление документов допустимо изначально, — независимо от того, есть связь или нет.

Эти приказы никак не связаны с регламентом нештатных ситуаций: там заранее перечислены известные исключения, а не аварийные обстоятельства.

Что показать инспектору при проверке на дороге

Если машину останавливают сотрудники МВД или Ространснадзора как раз в период нештатной ситуации с ЭПД, водителю не нужно ничего доказывать «с нуля» — действует такой порядок:

1. получить у грузоотправителя, перевозчика или экспедитора бумажный документ, если электронный так и не получилось оформить;
2. предъявить его инспектору с пояснением — бумага оформлена из-за отсутствия интернета либо сбоя системы;
3. возобновить работу через ЭДО, как только связь появится снова.

У сотрудников контролирующих органов, в свою очередь, есть собственная памятка по проверке ЭПД на дороге — на случай недоступности ГИС ЭПД в том числе. Иными словами, отсутствие связи само по себе не должно автоматически трактоваться как нарушение.

Как подготовиться к сбоям заранее: рекомендации бизнесу

Регламент говорит о том, что делать уже по факту случившегося, но многие проблемы с нештатными ситуациями с ЭПД гораздо проще предотвратить заранее, чем потом объяснять их правомерность. Несколько практических советов:

• закрепить в договорах с контрагентами алгоритм на случай сбоя — кто оформляет акт, как уведомляются стороны, где хранятся подтверждающие документы;
• заготовить шаблон акта об отсутствии интернета заранее, чтобы не писать его вручную в стрессовой обстановке на трассе;
• сохранять переписку с оператором ЭДО — номера заявок в поддержку, справки о сбоях, подтверждения того, что контрагенты извещены;
• использовать мобильное приложение оператора ЭДО, чтобы водитель и экспедитор могли работать с документами прямо в пути, а не только из офиса;
• время от времени проверять роуминговое подключение к контрагентам на других операторах ЭДО — это снижает риск задержек, никак не связанных с реальными авариями.

Диадок как оператор ЭДО следует тому же регламенту: извещает клиентов о нештатных ситуациях всеми доступными способами и выдаёт справки о сбоях по запросу. Компаниям, работающим через Диадок, ничего перенастраивать не придётся — достаточно закрепить внутренний порядок действий и держать под рукой контакты поддержки.

Чем грозит неправильное оформление нештатной ситуации

Сам регламент отдельных санкций за нарушение порядка фиксации нештатной ситуации не вводит. Но без акта, справки оператора или правильно оформленного бумажного документа будет непросто доказать, что переход на бумагу был законным исключением, а не попыткой обойти обязательный ЭДО. Отсюда — несколько практических рисков:

• на трассе сотрудники МВД или Ространснадзора вправе расценить бумажный документ без пояснений как нарушение требования об обязательном электронном оформлении;
• контрагент может усомниться в своевременности оформления документа и приостановить приёмку груза или оплату до выяснения деталей;
• на налоговой проверке может понадобиться подтверждение, что переход на бумагу был вынужденным, — здесь и пригодятся справка оператора и акт из чек-листа выше;
• если такие случаи повторяются часто и без документального подтверждения, растёт вероятность повышенного внимания контролирующих органов к документообороту компании.

Отдельного порядка исправления уже подписанного и переданного контрагенту ЭТрН или иного ЭПД после завершения нештатной ситуации регламент не предусматривает: если бумажный документ на время сбоя оформлен и подписан по всем правилам, задним числом переводить его в электронный формат не требуется.

Частые вопросы

Что считается нештатной ситуацией с ЭПД?

Так называют сбой либо недоступность сервиса продолжительностью более часа — в государственной системе ГИС ЭПД или в системе конкретного оператора ЭДО, — а ещё случай, когда у участника перевозки исчезает интернет в точке погрузки, на маршруте или на складе.

Можно ли оформить перевозку на бумаге, если пропал интернет?

Да, такая возможность прямо предусмотрена регламентом. Нужно составить акт об отсутствии связи с датой, местом, участниками и описанием проблемы, оформить бумажный документ со всеми обязательными реквизитами и подписями, а после возобновления связи вернуться к электронному документообороту.

Кто подтверждает факт сбоя системы ЭДО?

По запросу контрагента оператор ИС ЭПД должен выдать справку в произвольной форме, подтверждающую сам факт нештатной ситуации, — её можно предъявить как доказательство на проверках или в спорах с налоговой.

Кто должен составлять акт об отсутствии интернета?

Закон не закрепляет эту обязанность за конкретной стороной. На практике акт составляют сообща те, кто оказался на месте, — водитель, представитель склада или грузоотправителя, экспедитор. Если кого-то из участников нет рядом, в акте это отмечают и указывают, каким ещё способом уведомили контрагента — например, сообщением в мессенджере или письмом на email.

Что грозит, если оформить бумажный документ без акта?

Прямых санкций регламент не содержит, но без акта и пояснений будет сложно подтвердить законность перехода на бумагу — контролёры вправе счесть это попыткой обойти обязательный ЭДО. Поэтому и контролирующие органы, и эксперты рекомендуют всегда фиксировать нештатную ситуацию документально.

Нужно ли исправлять электронный документ после того, как нештатная ситуация закончилась?

Нет. Если на время сбоя бумажный перевозочный документ оформлен и подписан по всем правилам, переводить его в электронный формат задним числом не нужно — специальная процедура для этого регламентом не предусмотрена.

Нужно ли оформлять ЭПД задним числом после завершения рейса?

Нет: переводить уже закрытую бумажную накладную в электронный вид после завершения рейса не нужно, практической пользы это не даёт — по оценке экспертов ФНС, такая практика избыточна.

Итог: как новый регламент помогает бизнесу

Регламент нештатных ситуаций с ЭПД новых обязанностей бизнесу не прибавляет — он лишь систематизирует то, что раньше делали интуитивно при сбоях связи или системы. Его практическая польза в другом: он устанавливает чёткий срок оповещения (более одного часа), перечисляет конкретные каналы связи и даёт понятный алгоритм оператору, участнику перевозки и водителю. Благодаря этому снижаются риски на дорожных проверках и в спорах с налоговой о законности бумажных документов.

Мы — партнёр СКБ Контур и помогаем компаниям подключиться к Диадоку, наладить обмен документами с контрагентами и перейти на электронные перевозочные документы без лишних рисков. Если чёткого порядка действий на случай сбоя ЭДО в компании ещё нет, самое время его закрепить — и в договорах, и на практике. В сочетании с переходом на электронный документооборот с контрагентами это избавит бухгалтерию и логистику от лишних споров с проверяющими.