Переход авиакомпании на электронные документы.

Переход авиакомпании на электронные документы, имеющие юридическое подтверждение, способствовал снижению затрат, ускорению оборота документов и устранению задержек, которые ранее наблюдались при оплате счетов.

Электронный оборот документов приобретает всё большую популярность. Например, холдинг S7, состоящий из более чем 20 юридических лиц, занимается не только внутренним оборотом документов, но и привлекает к сотрудничеству внешних партнёров.

До недавнего времени холдинг тратил большие средства на печать первичных документов (около 140 пачек бумаги) и транспортные расходы. Кроме того, финансовых вложений требовали непредвиденные затраты, возникавшие из-за ошибок учётных систем, задержки сроков согласования и оплаты услуг, а также необходимость проводить внеплановые сверки.

По словам Олеси Смирновой, руководителя проектов Директората анализа бизнес-процессов ЗАО «Группа компаний S7», ранее часто наблюдалось запоздалое поступление бумажной документации из аэропортов — это приводило к срыву сроков оплаты счетов и невозможности выдвинуть претензии, так как устаревшие данные в документах теряли актуальность.

В такие моменты неудобства испытывают и компания, и поставщики.

Переход на электронный оборот документов с использованием учётных систем 1С и OeBS мотивирован устранением подобных проблем и повышением качества и эффективности деятельности холдинга. Силами специалистов проектной команды S7 и оператора ЭДО СКБ Контур создано решение, распределяющее документацию холдинга.

В учётных системах хранятся данные, которые берутся за основу при автоматическом формировании электронных документов. Отправку готовых документов получателям осуществляет сервис Контур.Диадок.

Кроме того, система распределяет входящие от поставщиков документы между ответственными сотрудниками компании.

Олеся Смирнова отмечает, что продолжительность цикла оборота документов максимально сократилась — она занимает примерно один час вместо нескольких. Это даёт возможность своевременно оплачивать счета поставщиков.

Для сравнения: обработка счёта-фактуры экономистом занимает не два часа, как было ранее, а всего 15–20 минут. Исключению расхождений способствует возможность у обеих сторон видеть зеркальное отражение документов, выставляемых компанией.

В сообщении Ольги Дудкиной (руководитель проекта СКБ Контур) говорится о том, что совместная деятельность авиакомпаний и аэропортов обеспечивается обменом огромного количества документации.

Вылет каждого авиалайнера сопровождается актом по форме С, выставляемым каждым аэропортом. Наличие таких отраслевых документов позволяет составлять реестры услуг, с помощью которых проводится сверка авиакомпании со своими данными, а также формируются закрывающие бухгалтерские документы.

Электронная форма обмена документами значительно ускоряет все процессы, сокращает финансовые и материальные расходы.

В настоящее время все компании, входящие в холдинг S7, пользуются электронным документооборотом через Диадок.

Наземным обслуживанием авиалиний занимаются 14 компаний, 8 из которых используют ЭДО, потому что их деятельность предусматривает внушительный объём оборота документов. 6 оставшихся компаний работают над настройкой систем и бизнес-процессов для оборота документов в электронном виде.

Ольга Дудкина отмечает, что сегодня большая часть (80%) счетов-фактур, поступающих от агентов по продаже авиабилетов, и договоров (99%) с агентами имеет электронное оформление.

В планах компании на 2016–2017 годы — перейти на ЭДО в работе с 50% отечественных и зарубежных партнёров.