Предоставление работникам электронных расчетных листов

Помимо своевременной выплаты заработной платы, работодатели должны регулярно предоставлять каждому сотруднику расчётный лист. Из статьи вы узнаете, что такое расчётный лист, кто должен его формировать и как отправлять расчётку в электронном виде.

Что такое расчётка и зачем она нужна?

Согласно статье 136 Трудового кодекса, работодатели обязаны своевременно предоставлять каждому штатному сотруднику расчётный листок — подробное описание всех выплат работника за месяц с указанием суммы, назначения и причин удержаний. С его помощью сотрудники контролируют корректность начислений.

В расчётный лист включают следующие сведения:

• заработная плата, включая аванс;
• больничные;
• отпускные;
• любые виды материальной помощи, поддержки и компенсаций;
• премии, подарки и другие виды выплат.

Главная цель расчётки — предоставить работнику информацию о составляющих его зарплаты.

Расчётные листы получают все сотрудники, работающие по трудовому договору, в том числе на полставки или удалённо. При договоре ГПХ сотрудник права на расчётный лист не имеет — иначе правоотношения могут перерасти из гражданско-правовых в трудовые.

Кто формирует расчётные листы?

В Трудовом кодексе не закреплено, кто именно выдаёт расчётные листы, поэтому в каждой компании этим занимаются разные лица — чаще всего кадровики или бухгалтеры.

Как предоставить расчётку в электронном варианте?

Работодатели вправе извещать сотрудников о составе заработной платы любым способом — главное, чтобы он был закреплён в ЛНА или коллективном договоре.

Оптимальный вариант — предоставление расчётных листов через КЭДО: это обеспечивает конфиденциальность данных и быструю передачу, а сотрудник при необходимости найдёт любой расчётный лист в личном кабинете.

Регулярность выдачи расчётных листов

Единого ответа на вопрос о частоте выдачи нет. По статье 136 ТК РФ сотрудники должны получать расчётные листы вместе с зарплатой, которая выплачивается не реже двух раз в месяц, — но при выплате аванса ещё не известны все детали для составления расчётки.

Позиция Минтруда и Роструда — единоразовая выдача расчётных листов в день зарплаты или днём ранее.

При составлении расчётного листа нужно помнить о ряде особенностей:

• если работник более месяца находится в отпуске или на больничном и накоплений нет, расчётный лист оформлять не требуется;
• на работников в декрете, получающих пособие напрямую от ФСС, в этот период расчётный лист не составляется;
• при работе на двух местах одновременно работник получает расчётный лист с каждого из них;
• отдельный расчётный лист на период отпуска не формируется;
• при увольнении расчётный лист предоставляется сотруднику в тот же день.

Также работодатель обязан выдать бумажную копию расчётного листа по заявлению работника.

Нужно ли выдавать подтверждение о предоставлении расчётного листка?

Выдавать подтверждение работодатель не обязан, но мы рекомендуем это делать — так вы обезопасите себя от вопросов работников и штрафов.

Как выдать подтверждение?

Для бумажных расчётных листков подтверждением получения служит подпись сотрудника в специальной ведомости или в самой расчётке. Такие документы следует хранить не менее 6 лет.

При электронной рассылке расчёток подтверждением получения служит ответное письмо работника или уведомление о прочтении.

При использовании сервиса кадрового документооборота (например, Контур.КЭДО) можно просмотреть всю историю обмена документацией и при необходимости подтвердить отправку расчётки.

Есть и вариант привлечения свидетелей для подтверждения выдачи, но он используется крайне редко.

Как перейти на отправку расчётных листов онлайн?

Основная задача работодателя — издать соответствующее распоряжение и внести новые положения в ЛНА (правила трудового распорядка, коллективный договор и т.п.). Далее нужно выполнить следующие действия:

• в распоряжении прописать формат выдачи расчётных листов, частоту выдачи и ответственных сотрудников;
• при наличии профсоюза согласовать новый документ с его членами;
• заручиться согласием сотрудников на обработку их личных данных и ознакомить с новым порядком выдачи;
• попросить сотрудников прислать заявление на предоставление документов по электронной почте или согласие на использование КЭДО;
• обеспечить сохранность и конфиденциальность документации (при использовании КЭДО об этом заботится сервис);
• позаботиться о хранении расчётных листов в течение 6 лет — подготовить архив для бумажных версий или воспользоваться хранилищем КЭДО.