Доверенность на подписание документов в ЭДО
С 1 сентября 2024 года сотрудникам компаний, работающим с электронными документами, требуется использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) и сертификат электронной подписи физического лица. Подробно разберём, почему важна доверенность, как она работает, и проанализируем возможность работы по старой схеме.
Для части сотрудников использование МЧД уже обязательно. С 1 сентября 2023 года требование распространяется на всех работников без активного сертификата. Удостоверяющие центры прекратили выдачу таких сертификатов 31 августа 2023 года — их можно применять до 31 августа 2024 года или до истечения срока действия, если он наступит раньше.
Что представляет собой электронная подпись?
Электронная подпись (ЭП) обеспечивает безопасность данных в электронном документообороте. С её помощью подписываются цифровые текстовые документы, изображения, декларации и прочая документация. Выделяют три вида ЭП:
- простая (ПЭП) — состоит из логина и пароля, используется для авторизации на сайтах или обмена информацией с физическими лицами (например, на портале Госуслуги);
- неквалифицированная (НЭП) — хранится на носителе (обычно на флеш-накопителе), дополнительно защищена средствами шифрования, ранее применялась в электронных торгах;
- квалифицированная (КЭП) — создаётся только аккредитованным удостоверяющим центром и позволяет подписывать любые документы; использует криптографические технологии, исключающие изменение данных.
Чаще всего для работы в системах электронного документооборота требуется именно квалифицированная электронная подпись.
Согласно законодательству РФ, документы, подписанные электронной подписью, обладают такой же юридической силой, как и бумажные.
Доверенность на подписание документов по ЭДО
Доверенность на подписание документов по ЭДО, оформленная в машиночитаемой форме, аналогична бумажной, но представлена в электронном виде согласно установленному формату. Для создания такого документа нужно использовать формат XML и подписывать его КЭП руководителя компании. В документе указываются дата и срок действия доверенности, информация о компании, её руководителе, представителе и полномочиях последнего.
Какие изменения ждут в 2024 году?
В 2024 году вступят в силу важные изменения, связанные с использованием машиночитаемых доверенностей (МЧД) в электронном документообороте. С сентября 2024 года все работники без сертификата сотрудника будут обязаны использовать ключ электронной подписи физического лица и МЧД для подписания документов. Нововведение затронет все компании, которые сейчас работают с сертификатами сотрудника.
Важно отметить, что с марта 2022 года появилась возможность добровольно применять машиночитаемые доверенности. Благодаря этому компании могут оперативно работать, подписывая документы с использованием КЭП физического лица и прилагая к ним МЧД. Такой подход обеспечивает автоматическую проверку данных из МЧД информационными системами.
Для удобной работы с машиночитаемыми доверенностями государственные органы разработали дополнительные инструменты, включая классификатор полномочий — перечень с уникальными идентификаторами, наименованиями и датами включения полномочий.
Единый формат машиночитаемой доверенности позволяет юридическим лицам и ИП использовать одну МЧД для взаимодействия с государственными органами и обмена электронными документами с контрагентами.
Рекомендуем заблаговременно изучить все детали, касающиеся электронных доверенностей, чтобы обеспечить компании лёгкий переход к их использованию. В этом помогут инструкции от экспертов сервиса Контур.Диадок.
