Закон № 63-ФЗ: как это отразится на ЭДО и ЭП?

Изменения в законодательном акте коснутся всех организаций, которые используют электронную подпись (ЭП). В публикации рассказываем, каким образом будут получать подпись руководители и сотрудники, зачем нужна цифровая доверенность и как Диадок готовится к вступлению в силу новых правил работы с электронной подписью.

Электронная подпись руководителя

Начиная с 01.07.2021 глава предприятия или ИП может бесплатно оформить сертификат КЭП в отделении ФНС. С 2022 года получить подпись руководителя в других аккредитованных удостоверяющих центрах будет нельзя.

Сейчас работают несколько уполномоченных центров ФНС РФ, их перечень есть на сайте налоговой. Руководители банков и финансовых учреждений получают сертификат только в УЦ Банка России, а Федеральное Казначейство обеспечивает сертификатами руководителей госорганов.

Чтобы получить сертификат, нужно лично прийти в отдел ФНС или УЦ. При первичном обращении доверить это кому-либо, в том числе по доверенности, нельзя. При повторном выпуске сертификата подтвердить личность можно действующим сертификатом.

КЭП руководителя выдаётся в единственном экземпляре и только на токене. Из этого следует:

• Невозможно скопировать подпись в реестр на ПК — токен должен находиться на том компьютере, с которого руководитель заверяет документацию.
• Работа с таким сертификатом усложняется, поскольку токен, как правило, находится только на одном компьютере.

ЭП физического лица

Такие сертификаты предназначены для остальных сотрудников компании. В отличие от подписи директора, в сертификате физлица нет реквизитов фирмы — только данные о сотруднике.

Чтобы оформить такой сертификат, нужно обратиться в любой аккредитованный УЦ. При этом ЭП физлица можно использовать и в личных целях. Для подписи от имени фирмы потребуется цифровая доверенность.

Сегодня сотрудники имеют сертификаты юрлица, в которых есть реквизиты компании и работника. Чем новый порядок отличается от прежнего:

• необходимо оформить подпись физического лица;
• на сотрудника компании должна быть создана машиночитаемая доверенность (МЧД);
• руководитель обязан заверить МЧД;
• при подписании документации, помимо сертификата, требуется указать данные о МЧД или приложить доверенность (нормативная база ещё на стадии принятия).

Какие сертификаты КЭП актуальны в 2022 году

Как быть, если срок действия сертификата ещё не истёк? Сертификаты, выпущенные до 01.01.21, продолжают действовать — перевыпускать их не нужно. Это касается любого сертификата, выданного аккредитованным центром.

Срок действия КЭП зависит от того, соответствует ли выпустивший его УЦ новым требованиям 63-ФЗ. Обязательно уточните эту информацию.

Когда МЧД станет обязательной

Машиночитаемая доверенность должна формироваться в XML-формате и заверяться УКЭП. Её применение устанавливается указами Минцифры.

Кроме того, осенью этого года в Правительстве РФ прошло 4-е заседание межведомственной рабочей группы по развитию ЭДО в бизнесе. Там сообщили, что в ближайшем будущем примут распоряжения и сформируют всю необходимую нормативную базу для использования МЧД.

На что обратить внимание пользователям ЭДО

Учтите, что переход на МЧД способен значительно изменить процедуру составления документации и срок её подписания. Мы рекомендуем заранее перестроить процессы в организации:

• привести в порядок подписание документов электронной подписью всех уполномоченных сотрудников;
• зафиксировать изменение подписантов в локальных нормативных актах, если это понадобится для оборота документов;
• учреждениям с большим числом служащих — распланировать бюджет под возможное изменение количества сертификатов сотрудников;
• составить план перевыпуска сертификатов сотрудников, так как их обладателями станут физлица;
• проанализировать, пригодятся ли изменения в решении ЭДО, и доработать учётные системы до вступления изменений в силу.

Если вам нужно перевыпустить сертификат для юрлица, сделайте это до конца текущего года. Такой КЭП можно применять вплоть до окончания срока действия. Перечень УЦ, прошедших проверку по новым стандартам, указан на сайте Минцифры.

Какие нововведения готовит Контур.Диадок

Новшества повлияют на работу с сертификатами физических лиц. Например, в процедуру подписания добавится возможность указать машиночитаемую доверенность.

Сейчас наши специалисты прорабатывают абонентские сценарии на основе бесед с клиентами. По итогам анализа мы в ближайшее время определим общее направление проекта, которое будет применяться в системе Диадок.